понедельник, 26 июня 2017 г.

Стандарт ISO 15489 обновлён, чтобы соответствовать потребностям электронной эпохи, часть 1


Статья Касси Финдлей была опубликована в номере журнала «Управление информацией» (Information Management Journal) за май-июнь 2017 года.

Об авторе: Касси Финдлей (Cassie Findlay – на фото) - профессионал, имеющая опыт работы в качестве специалиста по управлению документами, архивиста, специалиста по обеспечению долговременной сохранности и консультанта. Она руководила проектом пересмотра международного стандарта ISO 15489; написала главу по вопросам управления электронными документами для учебника «Ведение архивов» (Keeping Archives,), подготовленного Австралийским обществом архивистов (Australian Society of Archivists, ASA); и получила множество отраслевых наград за публикации и за разработку стандартов. Касси Финдлей работала в комитетах и на руководящих должностях в ASA и в Международным совете архивов (МСА); она является одним из основателей дискуссионной группы по вопросам управления документами и архивного дела (Recordkeeping Roundtable). Касси имеет степень магистра по управлению информацией (архивами / документами) от Университета Нового Южного Уэльса (Австралия) и диплом о высшем образовании в области менеджмента. С ней можно связаться по адресу findlay.cassie@gmail.com  .
«Спустя 15 лет после публикации первого международного стандарта по управлению документами, новая редакция стандарта ISO 15489 даёт возможность использовать гибкие, инновационные подходы к разработке эффективных программ управления документами для современной динамической информационной среды. В данной статье говорится о том, как стандарт открыл дорогу для применения всех возможностей электронно-цифрового мира, одновременно удовлетворяя сохраняющуюся потребность в управлении бумажными документами.»

Касси Финдлей (Cassie Findlay)
Публикация стандарта ISO 15489-1:2001 «Информация и документация – Управление документами – Часть 1: Общие положения» (Information and documentation - Records management - Part 1: General, стандарт был адаптирован в России как ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», см. http://vsegost.com/Catalog/46/461.shtml  или http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_135548/ - Н.Х.) стала важной вехой в разработке более дружественных электронным технологиям подходов к созданию и хранению документов. Документ, разработанный подкомитетом SC11 «Управление документами / архивами» (Archives/Records Management)  технического комитета TC46 «Информация и документация» (Information and Documentation) Международной организации по стандартизации (ИСО), стал первым глобально согласованным международным стандартом управления документами, который был адаптирован в более чем 50 странах мира и переведен на более чем 15 языков.

Многое, однако, изменилось с момента опубликования этого плода первого глобального консенсуса по основным вопросам деятельности специалистов по управлению документами, поэтому технический подкомитет TC46 /SC11 подготовил новую редакцию, которая была опубликована в прошлом году как ISO 15489-1:2016 «Информация и документация – Управление документами. Часть 1: Понятия и принципы» (Information and documentation - Records management - Part 1: Concepts and principles).

Обновленный стандарт для нового века

Благодаря распространению деловой деятельности в онлайн-среде и применению всё более развитых инструментов для коллективной работы, организационные и юрисдикционные границы стали подвижными. Во многих отраслях экономики данные стали самой ценной валютой. Опасения по поводу переизбытка информации - как и по поводу её возможной утраты – становятся для нас одними из наиболее актуальных как на деловом, так и на личном уровнях.

Какова же роль специалистов по управлению документами в мире быстрого развивающихся и распространяющихся новых технологий для движимой данными деловой деятельности; опирающегося на облачные вычисления сотрудничества, обмена мгновенными сообщениями, расширенной реальности и т.д.?

Сложность и динамичность электронной информации, те риски, которые угрожают её целостности и доступности с течением времени, а также растущее разнообразие связанных с ней правовых, нормативных и деловых требований делают как никогда важным понимание глобальных представлений о том, как следует управлять информацией.

ISO 15489 – не сертификационный стандарт

Новая редакция ISO 15489, как и предыдущая, не предусматривает использования в качестве сертификационного стандарта, требования которого обязательны к исполнению. Скорее, данный документ служит в качестве заявления о том, что представляет собой работа по управлению документами, устанавливает её основные понятия и виды деятельности, предлагает набор принципов, ложащихся в основу подходов к созданию и управлению документами в любом контексте,  и служит отправной точкой при разработке специфических подходов, учитывающих местные особенности. Благодаря этому стандарт оставляет место для инноваций при разработке и внедрении определенных элементов программы управления документами.
«Опасения по поводу переизбытка информации - как и по поводу её возможной утраты – становятся для нас одними из наиболее актуальных как на деловом, так и на личном уровнях.»
Технологическая нейтральность стандарта

Кроме того, стандарт был разработан так, чтобы учитывать особенности электронной среды (digital-minded), но при этом быть технологически нейтральным, во избежание ссылок на конкретные технологии, которые, без сомнения, будут заменены, - что сделало бы данную редакцию чувствительной к течению времени. На протяжении всего процесса подготовки проекта документа, редакционная комиссия стремилась обеспечить написание стандарта таким образом, чтобы оставить открытыми для использования все возможности электронного мира и избежать формулировок, которые были бы полезными исключительно для управления бумажными документами. Благодаря этому стандарт подходит для использования в среде электронной деловой деятельности, но в то же время он применим и в организациям, которые по-прежнему работают с бумажными документами.

(Продолжение следует, см. http://rusrim.blogspot.ru/2017/06/iso-15489-2.html )

Касси Финдлей (Cassie Findlay)

Источник: Сайт журнала «Information Management Journal»
http://www.bluetoad.com/publication/?i=408769&pre=1#{%22issue_id%22:408769,%22page%22:28}

Комментариев нет:

Отправить комментарий