вторник, 27 июня 2017 г.

Стандарт ISO 15489 обновлён, чтобы соответствовать потребностям электронной эпохи, часть 2


(Продолжение, начало см. http://rusrim.blogspot.ru/2017/06/iso-15489-1.html )

Что изменилось?

Те, кто знакомы с первой редакцией ISO 15489, найдут в новой редакции много знакомых элементов, включая общую структуру документа. Естественно, появился и ряд новых элементов.

Понятия и принципы

Поскольку способы создания документов и управления ими продолжают меняться, определенные предположения о том, как следует управлять документами, перестали быть полезными, поскольку они приносят с собой слишком много ограничений, взятых у старых бумажных подходов. Для внедрения электронных услуг или подотчетных деловых систем в сотрудничестве с другими заинтересованными сторонами, включая ИТ-специалистов и представителей деловых подразделений, специалисты по управлению документами должны быть «вооружены» гибким набором принципов и вариантов их применения. Ввиду этого пересмотренный стандарт предлагает пять принципов, ложащихся в основу гибких подходов к внедрению инструментов и методов управления документами в зависимости от природы и характера среды внедрения.

Стандарт объясняет и еще раз подтверждает основные понятия управления документами (документы, метаданные документов, документные системы, документационный анализ - анализ деловых процессов с точки зрения и в интересах управления документами, инструменты контроля и управления документами, документные процессы), с тем, чтобы специалисты по работе с документами могли понять эти важнейшие элементы и посмотреть, как они могут работать в электронном мире, не упуская в то же время из виду потребности бумажных сред.

Документационный анализ как ключевой инструмент

В пересмотренном стандарте сделан сильный акцент на анализ деловых процессов с точки зрения управления документами (appraisal, далее «документационный анализ» - к сожалению, в англоязычном оригинале с этой целью использован термин, который ранее  означал «экспертизу ценности документов», что создает определенные проблемы – Н.Х.), который, наверное, является самым важным инструментом в «арсенале» специалиста по управлению документами или архивиста. В новой редакции трактовка «документационного анализа», возможно, гораздо шире, чем понятие «экспертизы ценности», которое привычно для специалистов, работающих в некоторых юрисдикциях. Данное понятие не ограничивается вопросом отбора документов на постоянное архивное хранение, а расширено так, чтобы включать анализ деловой деятельности, требований и рисков с целью принятия широкого круга решений, касающихся документов, в том числе решений о том, нужно ли создавать документы, какие метаданные необходимы для документирования их контекста и для управления ими, кто должен иметь к ним доступ и как долго следует эти документы сохранять.

Данные, собираемые в ходе документационного анализа, выполняемого регулярно, подотчетным образом и в консультациях с заинтересованными сторонами, имеют ключевое значение для функционирующей надлежащим образом программы создания и управления документами в любой среде. Данный вид стратегического, проактивного (т.е. включающего опережающие действия на основе прогноза развития ситуации – Н.Х.) подхода особенно полезен при проектировании систем, для которых имеются требования к управлению документами, а также для того, чтобы справляться с проблемами, связанными с объемами и сложностью электронных документов.

Создание и сохранение авторитетных документов

В предыдущей редакции стандарта ISO 15489 говорилось о том, что у документов есть определенные качества, при этом подразумевалось, что в отсутствие таких качеств соответствующие объекты документами и не являются. В прошлом мы наблюдали ряд неудачных интерпретаций этих положений, когда, например, понятия «документы» и «не-документы» использовались при принятии решений о том, чем следует управлять в системах, имеющих официальный статус.

На деле любая информация или данные, отражающие какое-либо действие или транзакцию и сохраняемые как таковые, являются документами - независимо от того, насколько хорошо или плохо они структурированы, как ими управляют или насколько богат или беден набор метаданных, обеспечивающий документирование необходимого контекста. В новой редакции стандарта этот - слегка измененный - набор качеств теперь характеризует так называемые «авторитетные документы» (т.е. заслуживающие доверия, качественные, на которые можно полагаться в собственной деловой деятельности, эффективно использовать в суде и во взаимоотношениях с регуляторами для отстаивания своих интересов и т.д. Кстати говоря, термин “authoritative records” дважды встречался и в предыдущей редакции стандарта; в российском ГОСТе он был не слишком удачно переведен в одном случае как «официальные документы», а в другом как «подлинные документы» – Н.Х.).

Мой комментарий: Данное новшество - результат произошедших в 21-м веке изменений в законодательстве и судебной практике англосаксонских стран, в результате которых для защиты интересов организации стало необходимо управлять практически любой зафиксированной на электронных носителях информацией (иногда вплоть до данных в оперативной памяти компьютеров) столь же строго, как ранее обычно управляли только «официальными» документами. Для специалистов этих стран деление на документы и не-документы действительно потеряло смысл. Мир, однако, куда шире, чем совокупность стран англосаксонской традиции, и во многих юрисдикциях, включая российскую, по-прежнему можно различать документы и не-документы, используя эту возможность для снижения рисков, расходов и трудозатрат. В то же время следует понимать, что рано или поздно мы, скорее всего, тоже к этому придём – глобализация заставит…

Гибкий подход к проектированию документных систем

Редакционная группа подкомитета TC46/SC11 в ходе подготовки новой редакции стандарта подробно рассмотрела вопрос о методологии проектирования и внедрения систем. Группа согласилась с тем, что пользователи стандарта могут использовать любое количество методологий в зависимости от требований и тенденций в их конкретных условиях. Поэтому вместо того, чтобы рекомендовать какой-то один подход, та аналитическая и иная работа, которая прежде предусматривалась методологией «Проектирование информационных систем и систем управления документами» (Designing Information and Recordkeeping Systems, также известная как DIRKS – в прежней версии стандарта методология DIRKS легла в основу его второй части - технического отчета ISO/TR 15489-2:2001 – Н.Х.), теперь представлена в стандарте в другом виде, и прежде всего в разделе о документационном анализе.

Данная редакция стандарта ISO 15489 также делает более сильный акцент на метаданные документов, которые представлены как ключевое понятие, а также упоминаются по всему тексту стандарта как то топливо, на котором работает «мотор»  управления документами. Без метаданных нет контекста, рушатся взаимосвязи, а системы не способны функционировать надлежащим образом и обеспечивать подотчётность.

Важную поддержку для этого более гибкого подхода к проектированию системы оказывает использованный в новой редакции стандарта способ описания элементов контроля и управления документами. Предполагается, что подобные средства и инструменты управления будут, скорее всего, существовать как независимые модульные сервисы, которые могут быть развернуты в различных средах, где потребуется управлять  документами.

Конечно, в каких-то случаях такие инструменты будут включены в состав специализированных программных приложений для управления документами, однако редакционная группа стремилась оставить дверь открытой для новаторских подходов, которые помогут специалистам по управлению документами применять эти правила управления в любой среде.

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.ru/2017/06/iso-15489-3.html )

Касси Финдлей (Cassie Findlay)

Источник: Сайт журнала «Information Management Journal»
http://www.bluetoad.com/publication/?i=408769&pre=1#{%22issue_id%22:408769,%22page%22:28}

Комментариев нет:

Отправить комментарий