Мифы об управлении документами и борьба с ними, часть III

Окончание статьи Кейт Камминг  о мифах, связанных с управлением документами и информацией. Предыдущую часть см. http://rusrim.blogspot.ru/2012/11/ii.html

Борьба с мифами 1: Истины, которые нам необходимо распространять

Проблемы современного делового мира связаны с информацией. Управление информацией является одной из самых быстроразвивающихся областей деловой деятельности в глобальной ИКТ-среде. И управление информацией – это как раз то, чем мы занимаемся. Это то, что мы всегда делали. Сейчас в сферу управления информацией вовлекаются представители многих других профессий, и кое-кто может подумать, что все вместе они всё возьмут под контроль. Но это будет иметь значение только в том случае, если там не будет нас, специалистов по управлению документами и информацией с нашей уникальной комбинацией понимания правовых проблем, вопросов деловой деятельности и обеспечения её непрерывности, контекста, подотчётности, целостности и т.п. Как я уже говорила, в тех областях, где наши специфические знания и навыки не принимаются во внимание, уже возникают вследствие этого проблемы.

Нам нужно лучше объяснять, что именно мы делаем. Мы должны обозначить как своё всё то, что мы всегда делали. Нам нужно «застолбить» свои основные принципы и деловые правила. Мы должны взять под своё крыло такие направления, как обеспечение непрерывности деловой деятельности, такие фундаментальные понятия, как метаданные, такие фундаментальные принципы, как целостность информации, такие характеристики, как контекст, такие деловые и законодательно-нормативные требования, как требования  к обеспечению сохранности информации в течение установленных сроков и к её уничтожению либо передаче по их истечении. Мы должны заявить свои права на участие в бизнес-анализе и анализе рисков, и на информацию в деловых системах. Мы должны продавать свой бренд как относящийся к нечто большему, чем EDRMS-системы. Необходимо объяснять нашу значимость для деловой деятельности организации. И мы должны делать это прямо сейчас, ведь у нас так много того, что мы можем внести в качестве своего вклада, а наши знания навыки уже срочно требуются.

Борьба с мифами 2: Как действовать в своей организации

• Участвовать в проектировании и разработке систем,


• Участвовать в проектах аутсорсинга обработки и хранения информации и в освоении облачных вычислений,


• Предлагать в качестве вклада в коллективные усилия своё мнение о деловой информации высокого риска и свои знания требований о длительном или постоянном хранении определенной информации. Эти мнения имеют важнейшее значение для выработки эффективной стратегии управления деловой информацией;


• Быть открытыми при обсуждении законодательно-нормативных требований. Хотя принципы соблюдения требований законодательства могут быть четко определены, их применение в условиях Вашей организации будет зависеть от её деловых потребностей, систем, требований, уровней риска и многих других факторов. Открыто объясняйте, как эти факторы будут влиять на Вашу практику управления документами и информацией. Управление информацией должен быть коллективным процессом, интегрирующим и гармонизирующим точки зрения в масштабе организации


• Не поддерживайте сами разрушительные мифы и стереотипы,


• Сотрудничайте и взаимодействуйте. В одиночку специалисты по управлению документами и информацией не могут решить проблемы современного управления информацией. Мы должны стать частью квалифицированной многопрофильной команды, работающей совместно над тем, чтобы наилучшим образом удовлетворять деловые потребности организации.


• Даже если вы полностью не понимаете все тонкости ИКТ-сред, с которыми имеете дело, всё равно подключайтесь. Вы знаете, что такое информация и как следует ей управлять, чтобы наилучшим образом удовлетворить деловые и законодательно-нормативные требования. ИТ-специалисты знают технологии. Работая вместе с сотрудниками деловых подразделений, коллективно вы сможете разрабатывать решения, отвечающие всем необходимым требованиям.


• Если у Вас есть сомнения, поговорите с сотрудниками Управления государственных документов штата. Если вы хотите начать борьбу с мифами и принять более активное участие в управлении информацией в Вашей организации, но не знаете с чего начать, поговорите с нами. Мы можем подсказать Вам, что делают другие организации и какие стратегии могут сработать в Ваших условиях. Позвоните нам или напишите по электронной почте.

Кейт Камминг (Kate Cumming)

Источник: сайт архивно-документационной службы штата Новый Южный Уэльс, Австралия
http://futureproof.records.nsw.gov.au/mythbusting-records-management/