понедельник, 5 ноября 2012 г.

Мифы об управлении документами и борьба с ними, часть I


Заметка Кейт Камминг (Kate Cumming) было опубликована 23 октября 2012 года на сайте Управления государственных документов австралийского штата Новый Южный Уэльс, посвящённом инициативе «Выдержать проверку временем – защитить наше электронное будущее» (Future Proof – Protecting our digital future).

Нам как профессиональному сообществу необходимо срочно начать развенчивать мифы. Думаю, нужно начать борьбу с негативными мифами и стереотипами, сложившимися в отношении нашей роли, потому что устоявшиеся мифы и стереотипы об управлении документами начинают создавать риски для деловой информации.

Эти стереотипы также представляют опасность для управления документами и информацией как профессии. Кое-где эти мифы побеждают. Нас и наши знания и навыки вычеркивают из числа необходимых, потому что люди не способны увидеть непосредственное значение нашей работы для деловой деятельности организации. Серьёзнее всего то, что подобное принижение и обесценивание базовых навыков управления документами и информацией означает, что эти навыки не применяются на практике и, как следствие, под угрозой оказывается как оперативная, так и стратегическая деловая информация.

Ниже приведены размышления о мифах, которые я бы хотела опровергнуть. Лично я считаю, что мы должны срочно этим заняться, но я хотел бы услышать Ваши мнения.

Миф первый: Управление документами крутится исключительно вокруг исполнения законодательно-нормативных требований


На специалистов по управлению документами часто смотрят как на контролеров и аудиторов, а не как на консультантов и участников совместной работы. Сотрудники наших организаций редко приходят к нам для того, чтобы обсудить идеи и возможности новых деловых систем. Вместо этого они часто игнорируют нас в надежде избежать ассоциируемой с нами бюрократии, запретов и нормативных требований.

Хотя наша роль, безусловно, предусматривает обеспечение исполнения соответствующих законодательно-нормативных требований; и хотя есть очевидные сильные стороны и выгоды в оценке (benchmarking) своих систем и практики в сопоставлении с установленными стандартами хорошей практики управления документами, - но фундаментальная задача управления документами всё же заключается в создании благоприятных условий для основной деловой деятельности посредством создания и поддержания более качественной и хорошо управляемой информации. Это самая важная часть нашей работы. На деле ключевыми в управлении документами и информацией, являются вопросы доступности и поддержания надлежащей информации, необходимой для удовлетворения потребностей деловой деятельности.

Сотрудники службы управления документами и информацией выполняют гораздо более широкий круг задач, чем одно лишь соблюдение законодательно-нормативных требований. Да, они могут оценить соответствие требованиям законодательства и  стандартам хорошей практики, но они также могут дать полезные советы в отношении деловых процессов, деловых информационных потребностей, вопросов применения технологий, контекста, порядка хранения и уничтожения документов и информации, обеспечения непрерывности деловой деятельности, прецедентов, извлеченных из практического опыта уроков, соответствующих наборов информации, метаданных, контроля версий, обеспечения целостности, требований по подотчётности, а также в отношении длительной перспективы – они в состоянии оценить, что организации потребуется в плане данных не только завтра, но и через 5, 10, 20, 50 лет.

Соответствующий многогранный вклад службы управления документами и информации и её сотрудников необходим для того, чтобы организация располагала качественной, пригодной к использованию, контролируемой, осмысленной, высокоценной деловой информацией. Но слишком часто организации не интересуются этими сторонами деятельности данной службы, отметая их как ещё одно проявление упора на «соответствие законодательству» и не видя реальной деловой потребности в них.

С моей точки зрения, то, что соблюдение требований законодательства рассматривается как одни лишь запреты, как абстрактно-бюрократическое упражнение, имеющее мало отношения к основной деятельности - это еще один миф, с которым надо покончить (или хотя бы добиться лучшего понимания роли управления документами).

Превращать исполнение требований законодательства в самоцель бессмысленно. В то же время нам необходимо лучше понять взаимосвязь между этим направлением деятельности и работой по снижению рисков, обеспечением подотчетности и передовой практикой. Оценка на соответствие признанному стандарту может помочь минимизировать затраты и сложность, способствовать стандартизации и обеспечить интероперабельность. Она дает отправную точку, позволяет определить круг подлежащих рассмотрению вопросов, помогает воспользоваться тем чужим опытом, который применим в условиях Вашей организации.

Поэтому, в противовес первому мифу, я бы сказала, что фундаментальной задачей службы управления документами и информацией является эффективное управление деловой информацией. Управление документами и информацией целиком и полностью сфокусировано на том, как следует создавать, управлять и использовать один из Ваших ключевых деловых активов – информацию. Соответствующие решения являются сложными и многогранными. Вопросы соответствия законодательству, безусловно, также учитываются, но сводить всю деятельность службы только к этому – значит игнорировать проблемы и сложности, присущие управлению документами и информацией, и отрицать вклад службы, необходимый для того, чтобы деловая информация была жизнестойкой, актуальной и осмысленной.

Мой комментарий: Ну что же, не только в России на специалистов по управлению документами и информацией пытаются порой смотреть как на малозначительный обслуживающий персонал, которого можно нагружать побочной технической работой, плохо оплачивать, лишать статуса и льгот… А потом те же пафосные министры и их всезнающие советники удивляются, почему это программы, на которые затрачиваются огромные средства и усилия, опять заканчиваются пшиком.

У нас в стране провальная «Электронная Россия», судя по всему, никого ничему не научила, и власть имущим нужно с треском провалить ещё парочку многомиллиардных проектов по построению электронного, открытого и какого там ещё правительства, чтобы, может быть, к моменту ухода в отставку понять – в информационном обществе (которое реально начинает понемногу формироваться, хотя пока что даже сами его государственные апологеты в него всерьёз не верят) специалисты по управлению информацией – не «подай, принеси, пошла вон»!

(Продолжение следует, см. http://rusrim.blogspot.ru/2012/11/ii.html )

Кейт Камминг (Kate Cumming)

Источник: сайт архивно-документационной службы штата Новый Южный Уэльс, Австралия
http://futureproof.records.nsw.gov.au/mythbusting-records-management/

Комментариев нет:

Отправить комментарий