Мифы об управлении документами и борьба с ними, часть II

Продолжение статьи Кейт Камминг (на фото) о мифах, связанных с управлением документами и информацией, начало см. http://rusrim.blogspot.ru/2012/11/i.html .

Миф второй: Мы не имеем отношения к оперативной работе - приходите к нам, когда закончится этап активного использования документов и информации

Организации всё ещё часто считают, что управление документами имеет отношение лишь к документам, активная жизнь которых завершена. Конец жизненного цикла. Конец дороги. Вторичная деятельность. Документы, которые больше не требуются для активного использования в деловой деятельности. На нас смотрят как на людей, возящихся  с  обломками и остатками; о нас вспоминают, когда проект завершен и непонятно, что делать с оставшимися от него материалами.

Возможно, когда-то мы придерживались именно такой бизнес-модели, но подобный подход более не является жизнеспособным ни для нас как профессионального сообщества,  ни для информации, за управление которой мы отвечаем. Это главный миф, с которым мы должны начать борьбу, поскольку он искажает представление о роли и обязанностях специалистов по управлению документами и информацией в современной деловой среде.

Из-за этого мифа со специалистами по управлению документами и информацией не считается нужным консультироваться в начале проектов, и в результате создаются системы, неспособные адекватно управлять информацией. Или же системы, при проектировании которых не учитывался срок хранения информации, обеспечение подотчетности при работе с информацией, возможность повторного использования информации в масштабе организации, её жизнестойкость, обеспечение стабильного обмена информацией и её постоянная доступность.

В последние годы можно было наблюдать, как множатся риски для информации вследствие того, что в рамках существующего процесса принятия оперативных решений не считается необходимым принимать во внимание точку зрения специалистов по управлению документами и информацией, которая на самом деле очень важна.

Нам поэтому нужно распространять слово о том, что на деле управление документами и информацией целиком и полностью нацелено на нужды оперативной деловой деятельности. У нас хорошо получается помогать управлять информацией, где бы та ни  располагалась, вне зависимости от её давности и от того, в какой деловой системе она находится или с какими требованиями связана. Поэтому, - давайте крушить мифы!

Миф третий: Если информация находится не в СЭД, нам она неинтересна

Очень многие люди, похоже, верят в то, что круг возможностей и интересов специалиста по управлению документами ограничен корпоративными системами управления электронными документами и контентом (electronic document and records management system, EDRMS – этому понятию примерно соответствуют наши СЭД и отчасти ECM-системы – Н.Х.). Следствием такого широко распространенного мнения является то, что сотрудники службы управления документами и информацией не вовлекаются в более широкие корпоративные обсуждения связанных с информацией вопросов и с ними не консультируются в процессе проектирования деловых информационных систем.

Из-за этой точки зрения организациями используется более узкая трактовка понятия «документ»: к документам причисляются лишь информационные объекты в СЭД. В результате сотрудники деловых подразделений часто не понимают, что их информация на самом деле тоже является корпоративными документами, только в иной форме. Следствием всего этого является отсутствие в организации взаимопонимания и скоординированного управления информацией, из-за чего организация, ее процессы и данные могут столкнуться с неприемлемо высокими рисками.

Мой комментарий: Сопоставьте сказанное Кейт Камминг с нашим действующим нормативным документом:

«Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (утв. Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 г. № 477, в ред. от 07.09.2011 г.)

41. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти. Система электронного документооборота федерального органа исполнительной власти должна соответствовать требованиям, установленным Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.

46. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти.

В любой организации документы встречаются повсюду: в деловых системах, в виде структурированных и неструктурированных данных, в социальных сетях, на веб-сайтах, в электронной почте, - везде. Для эффективного управления деловой деятельностью, в интересах деловой аналитики и полномасштабного управления информацией, крайне важно иметь как можно более широкое и всеобъемлющее представление о документах и информации. И очень важно, чтобы сотрудники службы управления документами и информацией имели широкие полномочия, позволяющие им принимать участие в управлении любой информацией, где бы она ни располагалась, внося свой вклад в ее эффективное использование и управление.

Также для организации в целом важно понимать ценность корпоративных EDRMS-систем. Часто EDRMS-системы воспринимаются как сложные, ориентированные на решение задач по исполнению требований законодательства «склады» отработавшей своё информации. Эти системы, однако, способны на гораздо большее. Они представляют собой специализированные программные приложения, в которые встроены средства для управления и обеспечения подотчётности, и которые имеют функциональные возможности, позволяющие управлять информацией во времени. Многие такие системы могут интегрироваться с деловыми приложениями, используемыми в организации. Их можно использовать в качестве базовых систем для управления деловой информацией и обеспечения подотчетности, обслуживающих непосредственные и долгосрочные потребности, -  нам нужно лишь правильно сформировать и развернуть их, так, чтобы лишить почвы вредные для нас мифы и стереотипы.

Так что не сужайте свой взгляд на управление документами и информацией. Сужение круга управляемой информацию и ограниченная точка зрения на роль и возможности специалистов по управлению документами и информацией может сильно ограничить мощь и эффективность Вашего корпоративного управления информацией. Управление информацией – дело трудное. Для достижения наилучших результатов потребуется, чтобы весь Ваш персонал работал совместно, поэтому не будем позволять стереотипам навязывать нам искусственной и вредные для дела границы, которые могли бы создать угрозу нашей деловой информации.

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.ru/2012/11/iii.html )

Кейт Камминг (Kate Cumming)

Источник: сайт архивно-документационной службы штата Новый Южный Уэльс, Австралия
http://futureproof.records.nsw.gov.au/mythbusting-records-management/