Штат Виктория, Австралия: Опубликована новая редакция «Стандарта оперативного управления документами»

Я регулярно рассказываю об уникальном опыте Управления государственных документов австралийского штата Виктория (Public Record Office Victoria, PROV) по разработке нормативно-методической базы в сфере управления документами для государственных органов штата. Подборку постов на эту тему можно найти здесь: http://rusrim.blogspot.com/search/label/PROV

17 января 2024 года Управления государственных документов австралийского штата Виктория (PROV) сообщило о публикации новой редакции стандарта PROS 24/01 «Стандарт оперативного управления документами» (Operational Management Standard) и о размещении его текста на странице, посвящённой систем стандартов PROV ( https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/standards-framework ).

Стандарт объёмом 5 страниц доступен по адресу https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/document-library/pros-2401-operational-management-standard (прямая ссылка на PDF-файл: https://prov.vic.gov.au/sites/default/files/files/documents/2401v1.0.pdf ).

В новости, в частности, отмечается:

«Настоящий Стандарт устанавливает требования к планированию и закупкам систем, к сопровождению систем, к перемещению документов из одной системы в другую, к процессам, обучению и повышению осведомленности, а также к заключению контрактов.

Изменения в Стандарте по сравнению с предыдущей редакцией в основном касаются формулировок принципов и требований. Также добавлен ряд дополнительных требований.

Все государственные органы и учреждения штата должны соблюдать установленные в настоящем Стандарте требования для выполнения своих обязанностей, установленных законодательством.

Редакция «Стандарта операционного управления» PROS 19/04 (2019 года) отменена.

Высокоуровневый обзор изменений можно найти на сайте PROV по адресу:
https://prov.vic.gov.au/about-us/our-blog/new-operational-management-standard .»

Данный стандарт содержит ряд обязательных для органов исполнительной власти штата Виктория принципов, касающихся оперативного управления государственными документами. Стандарт относится к повседневному использованию в государственных органах практик, процессов и систем управления документами.

Принципов всего шесть (каждый из них поддерживается 1-3 высокоуровневыми требованиями, всего таких требований 11):

• Планирование и закупка систем: Необходимо выявить требования к управлению документами и затем использовать их при принятии решений, связанных с разработкой и закупкой систем.
  
  
• Эксплуатация и техническая поддержка систем: Системы должны эксплуатироваться и обслуживаться надлежащим образом.
  
  
• Перемещение документов из одной системы в другую: Порядок любого перемещения документов из одной системы в другую должен обеспечивать защищённость документов и сохранение их доступности и пригодности к использованию на протяжении минимально необходимого срока хранения.
  
  
• Процессы: Исполнение требований к управлению документами должны быть запроектировано в процессах с тем, чтобы документы создавались и захватывались автоматически, а управление ими осуществлялось настолько систематически, насколько это практически возможно.
  
  
• Обучение и ознакомление: Программы обучения и повышения осведомлённости обеспечивают понимание требований и обязанностей в плане управления документами и их исполнение в масштабе государственного органа или учреждения.
  
  
• Контрактная работа: Контракты на приобретение услуг, программ или продуктов, заключаемые государственным органом или учреждением (или от его имени), должны устанавливать требования к управлению документами.

Помочь с внедрением на практике Стандарта оперативного управления может опубликованный в 2020 году документ PROS 19/04 G «Руководство по оперативному управлению» (Operational Management Guideline) объёмом 24 страницы, доступный по адресу
https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/document-library/pros-1904-g-operational-management-guideline (прямая ссылка на PDF-файл: https://prov.vic.gov.au/sites/default/files/files/documents/1904gv1.0.pdf ). Л нём также см. мой пост: http://rusrim.blogspot.com/2020/04/pros-1904.html

Руководство PROS 19/04 G содержит рекомендации по применению следующих разделов стандарта оперативного управления:

• Планирование и закупка систем
  
  
• Эксплуатация и техническая поддержка систем
  
  
• Процессы
  
  
• Обучение и ознакомление
  
  
• Контрактная работа

Управление PROV также предупредило о том, что вскоре данное руководство будет пересмотрено и переиздано, чтобы привести его в соответствие с новой редакцией Стандарта оперативного управления PROS 24/01.

Источник: сайт PROV
https://prov.vic.gov.au/about-us/our-blog/new-operational-management-standard
https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/document-library/pros-2401-operational-management-standard