Есть принцип качества документов, о котором все забывают – это «минимизация не относящейся к делу информации» (minimal extraneous information).
Все мы [специалисты по управлению документами – Н.Х.] советуем своим организациям производить точные, своевременные, полные (и т.д.) документы, - а затем создаём шаблоны и поощряем практики, из-за которых два необходимых сотрудникам предложения располагаются на страницах документа с 7-й по 12-ю.
Обеспечение качества документов должно начинаться с двух идей – необходимости и достаточности.
Нужно по делу сказать два предложения? Создайте документ из двух предложений. Каждое дополнительное слово отнимает время, ресурсы и внимание.
Четыре слова, убивающие качество и многие программы управления документами - это слова «нам это может пригодиться».
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/the-records-quality-principle-everyone
Комментариев нет:
Отправить комментарий