Противоречие между однородностью и многообразием в управлении документами

Данный пост австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) был опубликован 3 января 2024 года на его блоге Meta-IRM (Мета-управление информацией и документами).

Во многом успех управления документами зависит от того, как мы находим баланс между согласованностью и многообразием.

Однородность делает нашу работу эффективной, давая нам возможность создавать программы управления документами, которые можно масштабировать с минимальными затратами ресурсов, и которые достаточно просты для того, чтобы их мог понять практически любой сотрудник.

Многообразие делает нашу работу эффективной, позволяя обеспечивать специфическую отдачу для специфических групп сотрудников.

Конечно, чем больше у нас разнообразия, тем больше нам требуется ресурсов для создания и реализации программы управления документами, а затем для её поддержания.

Карл Мелроуз (Karl Melrose)

Мой комментарий: Службе управления документами для выживания нужны деньги, кадры, иные ресурсы и поддержка высшего руководства. Соответственно, приходится брать на себя управление теми документами и информацией, которые важны для лиц, принимающих решения о выделении ресурсов. В одних случаях может быть достаточно взять на себя управление какими-то одним-двумя массивами документов (так, в «добрые старые времена» было достаточно управлять организационно-распорядительной документацией); а в других – придётся браться за управление весьма многообразными объектами. Таким образом и определяется искомый баланс! :)

Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/who-your-records-practice-is-for-ac2