Одна из самых мудрых мыслей, которые я когда-либо слышал, заключалась в том, что управленцы решают не те проблемы, которые у них есть, а те, которые они знают, как решить - какими бы ни были реальные проблемы, с которыми они сталкиваются.
Это высказывание - способ сказать о том, что нам следует обращать внимание на ситуацию, в которой мы находимся, а также помнить, за что именно нам платят. И платят нам не за реализацию догматических решений для проблем прошлого, и не за решения, которые были экономически обоснованными когда-то в прошлом.
Суть сказанного в том, что компании нанимают специалистов-управленцев, потому что хотят улучшить производительность и эффективность, и мы [специалисты по управлению документами – Н.Х.] ничем здесь не отличаемся.
Это приводит нас к важному вопросу: Измерял ли кто-нибудь когда-нибудь повышение производительности, имевшее место вследствие внедрения компанией управления жизненным циклом? Я не могу найти никаких свидетельств ни того, что подобное повышение производительности действительно имеет место, ни того, что кто-либо проводил соответствующие измерения – ну хоть где-нибудь.
Единственное место, где я вижу, как подобный подход позиционируется как решение проблемы - это когда я читаю историю некоторых наших (австралийских) архивов.
Я вижу частые ссылки на «дорогостоящие офисные площади», занятые документами, и опасения в отношении подразделений, которые не проводили уничтожения документов с самого момента своего основания. Конечно же, такие же разговоры шли и в 1920-х, и в 1940-х годах.
Похоже, именно тут наши взгляды на управление жизненным циклом и на уничтожение и застряли – на догматических подходах к решению реальных проблем. Все остальные это уже поняли.
Именно поэтому процессы уничтожения/передачи на архивное хранение практически невозможно осуществить на практике - по крайней мере, таким образом, каким мы просим сотрудников делать это.
Недостающим элементом является не процесс. Чего не хватает, так это лидеров, готовых признать, что времена изменились, и экономические факторы стали совсем иными.
Поэтому нам нужно измениться.
Не можете получить одобрения [например, уничтожения – Н.Х.]? Исключите их из процессов.
Не можете заставить людей нажать кнопку? Автоматизируйте соответствующие операции.
Настоящим решением - если мы не сможем распределить ответственность за соответствующую работу (как мы пытались) – является централизация.
Настоящая проблема с уничтожением/передачей документов заключается в том, что мы продолжаем пытаться заставить всех остальных сотрудников взять на себя ответственность за это. Принятие ответственности на себя – первый шаг к лидерству. А лидерство – это как раз то, что нам сейчас больше всего нужно в нашей отрасли.
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Мой комментарий: Иронично, что протестуя против догматических подходов и неучёта особенностей конкретной ситуации, коллеги частенько пытаются заменить одни негибкие догмы на другие – как это, к сожалению, делает и Карл в данном посте.
По-прежнему существуют большие массивы важных документов, которые за время своего существования проходят ряд чётко выделяемых типовых стадий – и в этом случае игнорировать наличие таких стадий (которые и лежат в основе модели жизненного цикла) из чисто «идейных» соображений неразумно. Конечно, сейчас всё больше становится данных, информации, контента, знаний и документов, для которых такие стадии выделить уже не получается – и тогда модель жизненного цикла действительно не работает.
Приведу аналогию: выращивая урожай в открытом поле, было бы безумием не учитывать смену времён года. Однако совсем другая ситуация может быть в тепличном хозяйстве – там смена времён года не столь важна. Однако, согласитесь, существование теплиц не означает, что следует отказаться от учёта времён года во всём сельском хозяйстве страны!
Точно так же трудно всерьёз воспринимать рассуждения Карла об уничтожении документов. Там, где благодаря своевременному законному уничтожению документов с истекшими сроками хранения можно получить колоссальную деловую отдачу благодаря экономии на аренде дорогостоящих офисных площадей и созданию более благоприятных условий на рабочих местах, этим имеет смысл заниматься – и по-прежнему множество организаций сталкивается с такой ситуацией. Где такой отдачи нет, данный фактор можно не учитывать. К чему тут разговоры «вообще»? И как можно забывать о том, что проведение своевременного уничтожения документов и информации с истекшими сроками хранения помогает снизить риски утечек конфиденциальной информации и персональных данных, ставшие бичом современного информационного общества?
Как можно настаивать на централизации, скажем, уничтожения в то время, когда деловая деятельность становится всё более распределённой, и, соответственно, всё сложнее организовать централизованный контроль над документами и информацией? Почему бы не отказаться от попыток одну догму заменить другой, и не попытаться по ситуации использовать те методы и подходы, которые действительно эффективно работают?
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/why-the-obsession-with-lifecycle
Комментариев нет:
Отправить комментарий