Инициативное и ретроспективное документирование: Какая часть документируемой информации действительно ценна?

Данный пост австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) был опубликован 6 января 2024 года на его блоге Meta-IRM (Мета-управление информацией и документами).

Существуют две точки зрения на то, как создавать документы.

То, как мы это делаем сейчас, это почти полностью ретроспективное реагирование (reactive - точка зрения 1). Мы относимся к качеству и количеству создаваемых документов как к чему-то фиксированному и неизменному.

Мы [специалисты по управлению документами – Н.Х.] делаем это, поскольку ошибочно полагаем, что не можем принимать участие в создании документов – ведь это «не наша работа», или это «ответственность деловых подразделений» (делая при этом вид, что мы сами не являемся частью «деловой деятельности») – или используем какое-то иное совершенно нелепое оправдание.

Так что ждём. Мы ждем, пока сотрудники создадут в колоссальных количествах низкокачественные документы, - а затем выпрашиваем ресурсы на то, чтобы мы могли уговорить их разместить документы в каком-то «соответствующем требованиям» месте, чтобы затем мы могли потратить/растратить ещё больше ресурсов, описывая низкое качество и огромные объёмы этих документов.

Но какой процент информации, содержащейся в таком большом объёме мусора, действительно представляет ценность? 10%? 5%? 2%?

Что, если бы мы проявили инициативу (это точка зрения 2)?

• Что, если мы «встанем» перед бизнес-процессом и воспользуемся такой моделью, как DIKAR (от Data, Information, Knowledge, Actions, Results - данные, информация, знания, действия, результаты), чтобы понять, какая информация на самом деле заслуживает документирования, и поможем коллегам найти способ документировать эту информацию - и только её?
  
  
• Что, если мы поможем им избавиться от 50 вспомогательных электронных писем с вопросами, заменив их одним сводом ответов на часто задаваемые вопросы (FAQ) или базой знаний, расположенной в одном месте?
  
  
• Что. если мы перестанем по десять раз просить их предоставить нам подробную информацию или заполнить формы информацией, которая уже есть в наших документах?
  
  
• Что, если мы поможем улучшить деловой процесс, используя знания, навыки и информационную грамотность, которые являются нашими ключевыми профессиональными компетенциями?

Лично я считаю, что в таком случае мы получили бы всё, что мы хотим - высококачественные документы; сотрудников, готовых на всё, чтобы заполучить нашу помощь; больше денег, чем мы когда-либо просили - и нам бы понадобилось меньше средств и ресурсов, чем когда-либо прежде.

Итак, при таком подходе к документам есть два способа действовать: ретроспективный («реактивный») и инициативный (упреждающий).

Ретроспективный подход к управлению документами - это принятие того, что качество и количество документов и информации, с которыми нам приходится иметь дело, определяются другими людьми; - а это означает, что почти все аспекты того, как мы выполняем свою работу, будут определяться другими людьми.

Это тот шторм, который, как мне кажется, никому из нас не хочется проходить - и он привел нас туда, где мы сейчас находимся.

Инициативное управление документами – это принятие на себя ответственности за свою судьбу. Это решение сами стать штормом.

Карл Мелроуз (Karl Melrose)

Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/reactive-and-proactive-records-and