вторник, 27 февраля 2024 г.

Опасности отношения к управлению документами как к чисто практической деятельности

Данный пост австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) был опубликован 7 января 2024 года на его блоге Meta-IRM (Мета-управление информацией и документами).

Когда что-либо становится практической деятельностью, оно обычно опирается на структуру власти и авторизации.

Мы делаем нечто определённым образом, потому что уполномоченный орган X сказал действовать именно так – и то, что думают все остальные, на самом деле не имеет большого значения, ведь это наша практика. И мы эту практику реализуем.

Практики могут быть наиболее подходящей реакцией на ситуации и могут кардинально изменять жизнь.

Стоматология – это практическая деятельность, которой занимаются соответствующие специалисты, и то, как они это делают, не зависит от желаний их клиентов или кого-либо еще – за исключением того, какой именно уполномоченный орган сертифицирует их практику и ведёт борьбу с недобросовестной профессиональной практикой.

Бухгалтерский учет – тоже практическая деятельность, - и, подобно стоматологам, бухгалтера делают своё дело вне зависимости от желаний своей клиентуры; они делают всё так, как им говорит их орган по сертификации, - и страдают от последствий, если они этого не делают.

Мой комментарий: Замечательно, что в мире всё ещё есть люди, способные (пусть и наивно) верить в фей, в Деда Мороза или же в то, что ни стоматологи, ни бухгалтера ну совсем не обращают внимания на «хотелки» своих клиентов и нанимателей :)

Опасность сложившейся практики заключается в том, что она может продолжать существовать в отсутствие эффективной обратной связи.

В сферах стоматологии и бухгалтерского учёта существуют эффективные регуляторы, которые обеспечивают модернизацию соответствующих практик по мере появления на свет новых данных о том, как можно работать более эффективно, - и которые понимают функцию, выполняемою соответствующая дисциплина, её ценность, и обеспечивают, чтобы практика продолжала приносить пользу тем группам, которые нанимают этих профессионалов.

Мой комментарий: Это тоже новогодний сюрприз – кто бы мог подумать, что главной движущей силой прогресса являются именно регуляторы, а не меняющиеся потребности деловой деятельности / платящих клиентов, не рынок и конкуренция, и не требования, устанавливаемые правительствами и законодателями!

Однако не у всех занимающихся практической деятельностью профессиональных групп имеются эффективные регуляторы, - и это может стать проблемой, потому что не предполагается адаптация практик на основе локальной обратной связи (а почему, собственно? Разве деятельность бухгалтера не должна способствовать успешному достижению организацией своих легальных целей? – Н.Х.). Ведь если бы такое происходило, то бухгалтеры вели бы учёт лишь того, что пожелали бы организации, и таким образом, каким они бы того пожелали (однако, во-первых, с этого профессия бухгалтера и начиналась; и, во-вторых, даже в условиях жёсткого законодательно-нормативного регулирования и контроля, многие аспекты деятельности бухгалтеров по-прежнему определяются деловыми потребностями организаций и их руководства – Н.Х.), и вся профессия бухгалтера в одночасье потеряла бы свою ценность.

Это означает, что не должна предполагаться адаптация практик на основе локальной обратной связи, практику следует практиковать.

Мой комментарий: Здесь я совершенно не согласна с Карлом. Из теории и практики многих дисциплин известно, что хотя в ряде случаев и можно управлять без обратных связей, однако этого по возможности лучше не делать, поскольку обратные связи обеспечивают автоматическую подстройку под ситуацию (особенно при наличии существенных неопределенностей), повышая тем самым эффективность и устойчивость, смягчая социальную напряжённость и проблемы в коллективе
.

Без эффективных регуляторов группам специалистов-практиков приходится адаптироваться самостоятельно, - но они просто не предназначены для этого. Поэтому возникает застой, и их ценность исчезает по мере того, как мир меняется, а практика продолжает практиковаться.

Специалисты по управлению как раз и оказались сейчас в таком положении. Это произошло с нами из-за того, что работать нам приходится в условиях, когда слишком многие регулирующие органы предпочитают «давать советы» и не знают о существовании проблем, потому что они никого не проверяют.

Так что же является противоядием от этого для всех нас, специалистов-практиков? Есть много способов решить проблему, однако для меня ключевыми факторами являются полезная отдача и обратная связь (ах, всё-таки? :) – Н.Х.).

Нам нужно посмотреть на те знания и навыки, которыми мы обладаем, и поработать с нашими руководителями вплоть до высших, чтобы использовать эти знания и навыки для достижения важных для этих руководителей целей.

Как определить, насколько наши организации ценят то, что мы им предлагаем? Мы получаем соответствующую обратную связь единственным способом, который имеет значение – через распределение финансирования.

Далее, мы должны быть самокритичными в отношении обратной связи по нашей практике, отвечая на простой вопрос: действительно ли мы обеспечили ту отдачу, которую обещали? В идеале ответ на этот вопрос мы получает посредством той или иной формы анализа, проводимого после внедрения, или в процессе получения отдачи.

Но нам обязательно нужно ответить на этот вопрос, - потому что благотворные циклы изменения практики и получения финансирования становятся таковыми только в том случае, если практика приводит к получению финансирования, используемого для выполнения проекта, который ценится и который сотрудники хотели бы реализовать снова.

Очень большим вопросом всегда является вопрос о том, с чего начать анализ ситуации. С моей точки зрения, начинать следует с ответа на вопрос о том: ценит ли наша организация результаты, которые даёт наша практика? И, как мы уже обсуждали, есть только одна реальная мера ценности и полезности – будет ли организация выделять на это финансирование.

Если ответ положительный – продолжайте применять существующую практику.

Если же ответ отрицательный - возможно, пришло время переосмыслить эту практику.

Карл Мелроуз (Karl Melrose)

Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/records-the-dangers-of-treating-it

Комментариев нет:

Отправить комментарий