Сопоставление «документированной информации» с «документированным обменом информацией»: Почему серверы электронной почты лучше всего документируют происхождение

Данный пост австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) был опубликован 23 декабря 2023 года на его блоге Meta-IRM (Мета-управление информацией и документами).

В данное время одним из моих побочных проектов является разработка учебного курса по управлению документами и информацией «по месту» и инструмента оценки рисков.

У подобной оценки есть много аспектов, но больше всего усилий я потратил на то, чтобы разобраться с вопросом происхождения.

Я думал о «системе светофора», которая бы помогала людям судить о надёжности хранящихся в системах документов. Ничего особенно хитрого: зелёный для высокого уровня доверия, «красный» - для ситуации «используйте на свой страх и риск» и, вероятно, жёлтый и т.д. где-то посередине.

Я пришёл к выводу, который мне самому не особенно нравится, - а именно, к выводу о том, что в большинстве организаций наилучшие сведения о происхождении обеспечивает сервер электронной почты.

Причина тому проста: я понятия не имею, что было сделано с большинством документов в большинстве систем управления документами, которые я видел. У меня нет ни малейшего представления о том, каким был результат процесса создания пакета документов, и не остаются ли большинство из них по-прежнему черновиками. Когда же эти документы являются «окончательными» (например, официально опубликованы и т.п.), я понятия не имею, что это для большинства из них значит - были ли на их основании предприняты действия, используются ли они?

Затем я захожу на почтовый сервер. Всё здесь отражает общение между людьми – передаваемые сообщения. Любой прикрепленный документ был действительно отправлен. То, что было передано в теле письма, почти наверняка было использовано. И поскольку это маленький фрагмент текста, то, скорее всего, почти всё его содержание представляет собой существенную информацию.

Это ставит меня в тупик. Если бы я использовал систему светофора, то дал зеленый свет почтовому серверу и желтый свет документной системе.

Это заставило меня задуматься о разнице между «документированной информацией» (recorded information) и «документированным обменом информацией» (recorded communication), и о том, насколько более заслуживающим доверия становится нечто, когда оно представляет собой согласованное действие – передающее того, что программисты назвали бы «состоянием отношений» между двумя людьми.

Я все еще в процессе формирования своего мнения по этому поводу – а что думаете Вы?

Карл Мелроуз (Karl Melrose)

Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/recorded-information-vs-recorded