Правовые аспекты архивного дела и управления документами

Данная заметка архивиста и консультанта Марго Ноут (Margot Note – на фото) была опубликована 4 декабря 2023 года на сайте компании Lucidea.

Архивисты и специалисты по управлению документами взаимодействуют с юридическими отделами своих организаций по многим важным причинам.

Опыт юридического отдела в интерпретации и применении соответствующих законов и нормативных актов помогает обеспечить соответствие практики управления документами в организации законодательно-нормативным требованиям, минимизируя юридические риски и обеспечивая исполнение законодательно-нормативных требований.

Учитывая растущую важность законов о защите персональных данных, таких как GDPR и HIPAA, юридические отделы дают неоценимые рекомендации по вопросам защиты персональных данных, включая политику установления и отслеживания сроков хранения, и проведения уничтожения/передачи по их истечении.

Сотрудничество с юридическим отделом имеет критически-важное значение в ходе судебных разбирательств, поскольку исполнение запретов на уничтожение (legal holds) относящихся к таким разбирательствам информации и документов могут потребовать обеспечения сохранности соответствующих материалов, что требует координации усилий.

Кроме того, выявление и представление в ходе судебного разбирательства подлежащих раскрытию электронных материалов (э-раскрытие) требует привлечения юристов, чтобы обеспечить выполнение требований суда.

Юридические группы помогают разработать указания по срокам хранения документов и действиям по их истечении (перечни), обеспечивая их соответствие законодательно-нормативным требованиям и договорными обязательствами; помогают снизить правовые риски и повысить эффективность управления документами. Сильная программа управления документами также помогает облегчить работу архивов. Юридические отделы воспитывают культуру соблюдения законодательно-нормативных требований и снижения рисков, обучая сотрудников правовым аспектам управления документами и архивного дела.

Какие вопросы следует задавать?

Архивисты и специалисты по управлению документами могут задать юридическому отделу своей организации следующие вопросы относительно хранения документов в течение установленных сроков:

• Какие существуют законодательно-нормативные требования и специфические отраслевые правила, предписывающие сроки хранения документов нашей организации?
  
  
• Каким образом в организации осуществляется классификация (категоризация) документов? Используются ли для разных типов документов различные сроки хранения?
  
  
• Существует ли необходимость в постоянном или длительном хранении документов ввиду законодательно-нормативных требований или потребностей деловой деятельности? Если да, то какие это документы, и каковы причины их сохранения?
  
  
• Как документы хранятся и поддерживаются? Применяются ли процедуры, обеспечивающие их целостность и аутентичность во времени?
  
  
• Существуют ли процедуры или протоколы уничтожения / передачи документов? Каким образом осуществляется уничтожение/передача документов по истечении сроков их хранения?
  
  
• Были ли в прошлом случаи ненадлежащего уничтожения документов или их избыточно длительного хранения? Если да, то какие меры были предприняты для исправления этих ситуаций?
  
  
• Существуют ли незавершенные или вероятные юридические споры и расследования, способные повлиять на сроки хранения и обеспечение сохранность определенных документов? Если да, то каковы последствия для политики хранения документов в течение установленных сроков?
  
  
• Имели ли место изменения в применимых законах и нормативных актах, способные повлиять на обязанности организации по хранению и уничтожению документов? Если да, то какие меры были предприняты для обеспечения исполнения изменившихся требований?
  
  
• Существуют ли документы, в отношении которых были установлены временные запреты на уничтожение (в т.ч. в связи с судебными приказами о приостановке уничтожения или обеспечении сохранности)? Если да, то как идентифицируются и управляются такие документы с тем, чтобы обеспечить исполнение требований законодательства?
  
  
• Существуют ли документы, содержащие чувствительную или конфиденциальную информацию? Как обеспечивается безопасность и защита персональных данных в этих документах в течение срока хранения и в процессе уничтожения / передачи?
  
  
• Используются ли процедуры резервного копирования документов и их восстановления после катастроф и чрезвычайных ситуаций? Как часто выполняется резервное копирование и как долго хранятся резервные копии?
  
  
• Используется ли для хранения документов услуги внеофисного хранения и/или электронные системы управления документами и контентом? Если да, то какие предусмотрены меры и средства контроля и управления для обеспечения доступности и безопасности этих документов?
  
  
• Проводятся ли внутренние аудиты и осуществляются ли процессы мониторинга для оценки соблюдения политики хранения документов? Если да, то каковы результаты последних аудитов / проверок?
  
  
• Имеются ли документы, которые могут иметь отношение к текущим или возможным в будущем судебным разбирательствам? Если да, то какие меры предпринимаются для идентификации, обеспечения сохранности и представления этих документов, когда это необходимо?

Улучшение стратегического управления

Помощь юридического отдела крайне важна для архивистов и специалистов по управлению документами при установлении и отслеживании сроков хранения и проведении уничтожения / передачи документов по истечении этих сроков. Имеющийся у юристов опыт интерпретации и применении соответствующих законов и нормативных актов обеспечивает разумность политики хранения документов и её соответствие законодательно-нормативным и иным установленным требованиям.

Юридические группы могут помочь с разработкой четких и обоснованных указаний по срокам хранения (перечней) с учётом законодательно-нормативных требований и потенциальных правовых последствий. Они направляют установление сроков хранения документов, связанных с контрактами, судебными разбирательствами и вопросами исполнения законодательно-нормативных требований, помогая снизить правовые риски, связанные либо с избыточно длительным хранением документов, либо с их преждевременным уничтожением.

Сотрудничая с юридическим отделом, архивисты и специалисты по управлению документами могут разработать всеохватывающие, юридически защитимые политики хранения, обеспечивающие баланс между исполнением законодательно-нормативных требований и эффективным управлением документами и архивами, тем самым улучшая стратегическое управление организацией.

Марго Ноут (Margot Note)

Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/legal-perspectives-of-archives-and-records-management/