Управление государственных документов австралийского штата Виктория (Public Record Office Victoria, PROV) опубликовало новую «Политику использования технологий резервного копирования при управлении документами» (Backup Technologies and Records Management Policy - Backup Technologies Policy, см. https://prov.vic.gov.au/sites/default/files/files/documents/Back_Up_and_Recordkeeping_Policy_2024.pdf ) объёмом 5 страниц, содержащую указания, касающиеся:
- Резервных копий, используемых только для восстановления информации, и
- Резервных копий, используемые для хранения документов / данных, которые не хранятся ни в какой иной системе.
Государственные органы и учреждения штата Виктория обязаны применять положения этой политики в соответствии с концепцией стандартизации управления документами PROV (PROV Recordkeeping Standards, https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/standards-framework ) и «Политикой по вопросам отдачи и рисков» (Value and Risk Policy, https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/document-library/value-risk-policy ).
Мой комментарий: Как обычно, PROV выпускает краткие документы, не содержащие какой-либо «воды». Собственно политика сформулирована на двух страницах, и её перевод приводится ниже:
2. Политика
Позиция Управления государственных документов штата Виктория (PROV) заключается в том, что:
1. Государственные органы и учреждения штата не должны удалять документы/данные из деловых информационных систем до тех пор, пока не будет проведено уничтожение либо передача на архивное хранение документов/данных в соответствии с соответствующими действующими перечнями видов документов с указанием сроков хранения и действий по их истечении (Retention and Disposal Authority, RDA).
2. Государственные органы и учреждения штата должны обеспечить, чтобы сбои и отказы информационных технологий (ИТ), злонамеренная деятельность, стихийные бедствия и ошибки операторов не приводили к утрате документов/данных. Если для достижения данной цели используется резервное копирование, то применяются следующие положения:
a. Резервные копии должны создаваться в рамках регулярной осуществляемой программы обеспечения непрерывности деловой деятельности и/или восстановления после катастроф, и управляться на протяжении всего их жизненного цикла.
b. Управление должно осуществляться в соответствии с:
i. ценностью документов/данных, хранящихся в деловой системе, для которой выполняется резервное копирование;
ii. воздействием, которое утрата хранящихся документов/данных окажет на деловую деятельность, заинтересованные стороны и более широкую общественность.
c. Управляющая режимом резервного копирования деловая система должна быть защищена от угроз (например, от злонамеренной деятельности). Это включает в себя защиту учетных записей администраторов, используемых для управления резервными копиями, с тем, чтобы минимизировать последствия злонамеренной деятельности, такой как атака с использованием программ-вымогателей, шифрующих или удаляющих документы/данные, хранящиеся в деловой системе, для которой осуществляется резервное копирование.
d. Резервные копии должны регулярно проверяться с целью обеспечить, что содержащиеся в них документы/данные могут быть восстановлены таким образом, чтобы сохранилась их пригодность к использованию.
e. Технологии резервного копирования должны использоваться в первую очередь для кратковременного хранения документов/данных, обеспечивая возможность их восстановление в случае утраты или порчи вследствие:
i. аппаратного или программного сбоя,
ii. ошибки пользователя или администратора,
iii. вредоносной деятельности,
iv. катастрофических событий.
3. Резервные копии, используемые для восстановления и других чисто оперативных целей, должны храниться до завершения их оперативного использования, после чего они могут быть уничтожены в рамках оперативных деловых процессов в соответствии с принципом обычной административной практики (normal administrative practice, NAP).
а. Любые документы/данные, хранящиеся в резервных копиях такого рода, считаются копиями деловых документов, которые могут быть уничтожены в соответствии с принципом обычной административной практики, - при этом официальные деловые документы/данные хранятся в ином месте в управляемой системе.
4. В тех случаях, когда содержащие документы/данные официальные деловые системы должны быть заменены, переведены в автономный режим, законсервированы или выведены из эксплуатации, следует связаться с Управлением государственных документов (PROV), чтобы обсудить соответствующие решения для обеспечения долговременной сохранности документов/данных.
5. Если резервные копии используются для обеспечения постоянного доступа к документам/данным, которые были удалены из деловых систем, должны применяться следующие положения:
а. Любые сохраненные документы/данные считаются официальными деловыми документами и должны управляться в соответствии со стандартами управления документами PROV.
b. Документы/данные, хранящиеся в системе резервного копирования, должны уничтожаться либо передаваться на архивное хранение в соответствии с соответствующими действующими перечнями видов документов с указанием сроков хранения и действий по их истечении.
i. Документы/данные должны сохраняться в течение всего срока их хранения.
ii. Документы/данные не должны удаляться из систем резервного копирования или из программного обеспечения до тех пор, пока не появится возможность провести их уничтожение / передачу соответствии с соответствующими действующими перечнями видов документов с указанием сроков хранения и действий по их истечении.
iii. Удаление документов/данных без надлежащей авторизации является правонарушением согласно Закону о государственных документах 1973 года (Public Records Act 1973).
iv. Документы/данные должны оставаться пригодными для использования, читаемыми и доступными в течение срока их хранения независимо от того, в какой системе они хранятся (включая системы резервного копирования).
c. Долговременный доступ к документам/данным, хранящимся только в системах резервного копирования, должен обеспечиваться там, где это необходимо, и таким образом, чтобы:
i. Обеспечить сохранение идентифицируемости документов/данных, возможности отыскания и извлечения, и пригодности к использованию уполномоченными лицами вплоть до истечения установленного минимального срока их хранения.
ii. Обеспечить постоянную жизнеспособность хранящихся в резервной копии документов/данных на протяжении сроков их хранения, в качестве одного из компонентов постоянной действующей программы обеспечения долговременной сохранности электронных документов/данных (электронной сохранности).
iii. Собирать и хранить достаточную информацию / метаданные о документах/данных для того, чтобы при необходимости можно было предпринять эффективные и действенные меры по их восстановлению. Высокоценные документы/данные требует значительных объёмов информации / метаданных для обеспечения возможности идентификации и извлечения, по мере необходимости, конкретных документов/данных в пригодном для использования состоянии.
d. Системы, программное обеспечение и другие взаимосвязанные технологии, используемые для обеспечения долговременного доступа к документам или данным, которые более не хранятся в активных деловых системах, также должны быть сохранены (вместе с документами/данными), чтобы обеспечить их постоянную доступность и читаемость.
i. Это включает в себя хранение и/или постоянный доступ к прикладному программному обеспечению, необходимому для интерпретации сохраненных документов/данных, а также к программному обеспечению/системе резервного копирования, используемому для создания резервных копий.
ii. Технологии/программное обеспечение нельзя уничтожать или утилизировать иным образом до истечения срока хранения всех документов и данных, которые в них нуждаются.
6. Отделяемые носители информации, такие как ленты или другие физические объекты, используемые для хранения резервных копий, должны использоваться только в том случае, если количество данных делает иные способы хранения экономически неоправданными. Они должны использоваться в соответствии с режимом управления, который обеспечивает:
а. предотвращение потери носителей информации,
b. отслеживание состояния носителей информации,
c. копирование (миграцию – Н.Х.) данных, информации и/или документов с носителя до того, как носитель придет в негодность или технология морально устареет,
d. использование для хранения записанных на носителе информации документов/данных соответствующих форматов, подходящих для долговременного хранения.
Источник: сайт PROV
https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/document-library/backup-technologies-policy-backup-technologies-and
https://prov.vic.gov.au/sites/default/files/files/documents/Back_Up_and_Recordkeeping_Policy_2024.pdf
Комментариев нет:
Отправить комментарий