«Документировать» - это глагол, и мы, кажется, забыли об этом (игра слов здесь строится на том, что в английском языке слово «record» может использоваться и в качестве существительного «документ», и в качестве глагола «документировать» - Н.Х.).
Мы продолжаем пытаться решить проблемы как с количеством / объёмами документов, так и с их качеством, требуя больше ресурсов.
Аналогичным образом наши организации продолжают пытаться решить проблемы с объёмами и качеством «информации», запрашивая больше ресурсов.
В конечном итоге кто-нибудь всё же сообразит, что существует одна точка воздействия, позволяющая справиться со всеми этими проблемами. Это момент документирования – тот момент, когда принимается решение записать / задокументировать некоторую информацию.
Всё, что мы пытаемся сделать и делаем после этого момента – т.е. 98% традиционной практики управления документами - просто требуют больше ресурсов для того, чтобы попытаться как-то «управиться» с проблемой, которая никогда не должна была возникнуть.
В конце концов кто-нибудь это поймёт. Надеюсь, что это будем мы [специалисты по управлению документами – Н.Х.].
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Мой комментарий: Предложение минимизировать объёмы документирования информации звучит заманчиво – и оно чем-то напоминает известную шуточку «нет человека, нет проблемы». Однако насколько оно реально? Мы не можем сократить объёмы документирования, напрямую связанного с исполнением законодательно-нормативных требований. Можно попытаться не документировать первичную информацию, осуществляя вместо этого её аналитическую обработку в почти реальном масштабе времени и документируя только значимые для деловой деятельности знания – но и тут кто-нибудь обязательно потребует обеспечить возможность повторного использования потенциально ценных первичных данных, а также прозрачность обработки, осуществляемой средствами аналитики, больших данных, ИИ и т.п.
Учитывая, что хранение электронных данных стоит всё дешевле, а вот экспертиза их ценности может «влететь в копеечку» (особенно в случае привлечения экспертов-людей), выборочное документирование во многих случаях также окажется экономически невыгодным – за исключением ситуаций, когда несоздание документов позволяет затруднить выявление не вполне легальных или недобросовестных операций, тем самым снижая правовые риски (однако регуляторы и суды тоже не дураки, и вполне могут наказать организацию за подобную практику, либо ввести более жёсткие требования).
Поэтому, с моей точки зрения, минимизация объёмов документирования – это лишь вспомогательный подход, применимый весьма ограниченно и лишь в определённых ситуациях – и сам по себе проблему он не решит. Современным специалистам следует настраиваться на то, что придётся находить способы эффективного управления постоянно нарастающими объёмами документов и информации в условиях всё более сложного нормативно-правового регулирования и ужесточающихся требований к обеспечению безопасности и защиты персональных данных.
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/dealing-with-quantity-and-quality
Комментариев нет:
Отправить комментарий