пятница, 16 декабря 2016 г.

Штат Виктория, Австралия: Итоги опроса по поводу спецификаций и стандартов управления документами


Данная заметка была опубликована 2 декабря 2016 года на сайте Управления государственных документов (PROV) австралийского штата Виктория

Спасибо всем, кто откликнулся на недавний опрос  ( http://prov.vic.gov.au/government-recordkeeping/what-do-you-think-of-our-standards-and-specifications-for-government ), направленный на сбор отзывов и мнений о качестве и удобстве использования выпущенных Управлением государственных документов австралийского штата Виктория (Public Record Office Victoria, PROV) стандартов, спецификаций и руководств, о том, как их можно было бы улучшить и повысить уровень соответствия им.

Результаты опроса показывают, что, по мнению респондентов, в целом эти документы являются всесторонними, высококачественными и активно используются в государственных органах и учреждениях штата. При этом была высказана определенная озабоченность в отношении их актуальности, неохваченных вопросов и удобства использования.

Основными проблемы, выявленные в плане удобства использования, связаны с объемом требований, форматом документов, отсутствием базы данных со средствами поиска, трудностями поиска и взаимоувязывания требований, содержащихся в нескольких документах, и отсутствие «путей входа» и «ключевых этапов» (stepping stones).

Предложения по улучшению качества, удобства использования и повышению степени  соответствия в государственных органах и учреждениях, направлены на облегчение поиска, связывания документов и их понимания – это помогло бы государственным органам постоянно повышать степень соответствия путем
  • разработки поэтапного подхода, основанного на различных сценариях, с учетом различных обстоятельств;

  • разработки большего числа инструментов, шаблонов и описаний практического опыта;

  • требования о проведении ежегодных аттестаций; и

  • сосредоточения усилий на оказание влияния на руководство.
У Управления уже есть действующая программа мероприятий по совершенствованию на 2016-2017 годы для решения некоторых из этих проблем. Эта программа включает в себя:
  • Разработку нового сайта PROV, включающего:

    • Библиотеку документов для упрощения доступа к различным документам;

    • Алфавитный указатель тем по управлению документами, объединяющий требования, процессы и рекомендации по конкретным темам и для конкретных секторов;

    • Пошаговые руководства по общераспространенным процессам;

    • Переработанные и дополненные ответы на часто задаваемые вопросы;

    • Новые примеры из практики.

  • Разработку новых руководств, в том числе:

    • По передаче на хранение баз данных;

    • По выбору подходящих инструментов, устанавливающих сроки хранения и действия по их истечении;

    • По разработке указаний по срокам хранения и действиям по их истечении;  а также

    • Шаблонов / контрольных листов для проектов по оцифровке.

  • Планирование последовательной разработки и публикации путей освоения и использования стандартов и спецификаций для различных ситуаций и сценариев;

  • Планирование разработки инструмента для оценки состояния управления документами, предназначенного для использования государственными органами.
Управление намеревается регулярно повторять данный опрос, с тем, чтобы контролировать наличие прогресса в этой области, а также реагирование на озабоченность и удовлетворение потребностей государственных органов. Получаемая от государственных органов обратная связь будет иметь ключевое значение для обеспечения своевременности и актуальности разрабатываемых стандартов и руководств.

Источник: сайт PROV
http://prov.vic.gov.au/government-recordkeeping/recordkeeping-standards-specifications-survey-results

5 комментариев:

  1. Наталья, добрый день!
    Меня зовут Татьяна, я занимаюсь информационной поддержкой мероприятий компании Infor-media Russia.
    17-18 апреля 2017 годы мы будем проводить конференцию для директоров по информационной безопасности (CISO-форум) http://www.infosecurity-forum.ru/. Хотели бы предложить Вам осветить наше мероприятие.
    Если Вам это интересно, свяжитесь со мной, пожалуйста, по почте: t.abramova@INFOR-MEDIA.RU

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Татьяна, добрый день,

      Большое спасибо за приглашение, но я не журналист :)

      Удалить
    2. Наталья, добрый день!
      Возможно, Вы могли бы размещать информацию о нашем мероприятии в своем блоге? Новости конференции мы готовы предоставлять.

      Удалить
    3. Спасибо за предложение, но я этим не занимаюсь. :)

      Удалить
  2. Супер! Вот это я понимаю взаимодействие государственного Управления с электоратом! Причём интересна степень неравнодушности масс (и кто же был респондентом в этом исследовании) и заинтересованности гос. служащих в данном опросе.

    И улыбнула фраза "это помогло бы государственным органам постоянно повышать степень соответствия путем" =) Степень соответствия чему?)

    Но в целом - молодцы, ничего не скажешь!

    ОтветитьУдалить