пятница, 30 декабря 2016 г.

Штат Виктория, Австралия: Обеспечение долговременной сохранности и доступности государственных документов – из прошлого в электронное будущее, часть 2


(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.ru/2016/12/1_29.html )

Вопрос: Выполняете ли Вы все свои текущие проекты одновременно? Есть ли какие-либо конкретные вехи или сроки?

Ответ: У нас есть конкретные сроки для этапов внедрения новых технологий. Например, мы только что запустили новый веб-сайт, который содержит некоторые базовые наработки для  инструмента, поддерживающего создание контента пользователями, о котором я говорила. Это первый шаг в том плане, что мы запустили бета-версию сайта, с тем, чтобы получить обратную связь от наших пользователей и усовершенствовать систему.

Этой работой мы занимались в течение последних 12-18 месяцев, и два месяца ушло на запуск сайта. Ещё одна работа, которую мы выполняем -  это создание нового электронного архива, представляющего собой хранилище для изначально-электронных документов, которые никогда не распечатывались и должны оставаться в электронной форме. Мы должны обеспечить их архивацию, помещение на хранение, уход за ними и доступ к ним. У нас есть действующий электронный архив, но возраст используемой в нём технологии  составляет уже 10-15 лет, поэтому мы в настоящее время создаем новый электронный архив и планируем завершить эту работу в течение 2 лет.

Таким образом, у нас есть конкретный график внедрения технологий, однако важнейшие работы являются продолжающимися.  Технология является лишь инструментом, позволяющим нам решать поставленные перед нами задачи.

Вопрос: Как вы балансируете усилия на управление существующей инфраструктурой и на внедрение новых технологий?

Ответ: Здесь есть два аспекта. Первый аспект затрагивает наши собственные внутренние технологии и системы, которыми мы владеем и управляем, либо приобретаем где-то еще. Наши принципы в этой части развивались в течение многих лет – говоря в общем, мы подбираем  в основном системы, которые основаны на открытых стандартах, желательно с открытым исходным кодом, имеют ряд API-интерфейсов, обеспечивающих доступ к ним из других систем. Самое главное, системы должны быть спроектированы таким образом, чтобы из них легко можно было извлечь данные в случае перехода на другие системы. Таковы наши принципы, но мы не во всех случаях им соответствуем, особенно когда речь идёт о некоторых из наших самых старых систем, так как они были созданы ещё до появления открытых стандартов и до того, как открытое программное обеспечение стало реальностью.

Второй вопрос касается документов, в особенности изначально-электронных – это проблема различных форматы, которые используются государственными органами для создания документов. Как легко догадаться, существует целая куча различных технологий, которые были использованы для создания изначально-электронных документов, и нашей задачей является управление этими документами таким образом, чтобы они по-прежнему оставались доступными и в далеком будущем. Так что спустя 50, 100 или 200 лет они по-прежнему должны быть доступны, потому что имеют непреходящую ценность для народа Виктории. Так что это проблема форматов и их устаревания.

Наш подход к решению данной проблемы заключается в том, что мы устанавливаем стандарты, определяющие форматы, которые мы принимаем в наш архив, и элементы метаданных, которые нам нужны для последующего управления этими электронными объектами и форматами. Мы установили ряд критериев, позволяющих определить, какие форматы будут иметь более длительный срок службы, и мы принимаем изначально-электронные документы только в этих форматах, поэтому мы в состоянии управлять ими и обеспечивать доступ к ним во времени.

Мы не хотели бы, чтобы у нас на руках оказалась масса документов в устаревших форматах, которые невозможно прочитать.

Вопрос: Что касается взаимодействия с другими государственными ведомствами - Вы работаете с каждым отдельным государственным органом? Что включает такая работа?

Ответ: Для создания стандартов мы обычно создаем группу, в которой представлены  заинтересованные стороны, а также публикуем проекты стандартов для обсуждения, поэтому у государственных органов есть много возможностей высказаться, в какой степени они способны соответствовать их требованиям.

В плане исполнения, в нашем законодательстве есть положение, возлагающее на руководителей всех государственных органов штата ответственность за соблюдение этих стандартов. Если у них возникают проблемы, мы модем прийти и, где возможно, оказать им помощь и поддержку. Это может быть, например, сделано в форме конкретных советов по проблемным вопросам, связанным с унаследованными базами данных (такие вопросы регулярно возникают). В этих случаях мы даем государственным органам свои рекомендации.

Иногда мы выпускаем рекомендации общего характера. Мы опубликовали, например, советы по использованию облачных вычислений, а также относительно того, о чем следует подумать, если Вы хотите использовать облачные услуги.

Вопрос: Каким образом Ваше ведомство обеспечивает защиту данных и неприкосновенность частной жизни?

Ответ: Коллекции и документы, которыми мы управляем, содержат информацию, относящуюся к различным категориям. Большинство документов являются открытыми, и с ними может ознакомиться любой, кто хочет получить к ним доступ. Таким образом, мы в большей степени уделяем внимание вопросам доступа, чем безопасности. Очевидно, что нам нужно предотвратить какую-либо компрометацию этих документов и сохранять их целостность, и у нас реализованы для этого соответствующие механизмы.

Есть части коллекции, которые закрыты для публичного доступа на определенное время. Одной из причин может быть наличие конфиденциальной информации о физических лицах. Это могут быть, например, медицинские документы, тюремные документы, документы об опекаемых детях, которые мы, естественно, не можем открыть для общественности. Таким образом, эти документы защищаются, и мы не предоставляем к ним доступ.

Эти два широких класса, и мы используем разные подходы в зависимости от статуса информации. Документы оцениваются с точки зрения наличия в них персональных данных при поступлении в организацию, так что соответствующая классификация проводится заранее и на ранних стадиях.

Вопрос: Какие достижения и проблемы Вы бы отметили за 13-летний период Вашей работы в Управлении государственных документов?

Ответ: Одной из областей, где, как мне кажется, мы добились больших успехов, является управление электронными документами. Мы одними из первых в Австралии, да и в мире, разработали стратегию управления электронными документами во времени, которая называется «Стратегия штата Виктория в области управления электронными документами» (Victorian Electronic Records Strategy, VERS, см. http://prov.vic.gov.au/government/vers ) - она действует уже в течение довольно длительного времени, с 1990-х годов. Данная стратегия направляет наши усилия в области  управления электронной информацией и документами государственных органов.

На основе стратегии VERS был создан электронный архив, в этом вопросе мы были одними из первых в Австралии, и фактически первыми, кто разработал сквозную технология электронного архива, способного принимать электронные документы на хранение, надежно хранить их и обеспечивать доступ к ним. Я считаю это замечательным достижением.

Одной из проблем является то, что технологии часто меняются, а государственные органы нередко склонны внедрять новые технологии, не думая о вопросах управления информацией, которые имеют важное значение. В конечном итоге нам приходится иметь дело с большим количеством устаревших технологических решений, содержащих важную государственную информацию, не имея при этом никаких реальных способов для извлечения или управления этой информацией.

Интервью вел Дин Ко (Dean Koh)

Источник: сайт OpenGov
http://www.opengovasia.com/articles/7250-exclusive-managing-the-preservation-and-accessibility-of-public-records-from-the-past-into-the-digital-future

Комментариев нет:

Отправить комментарий