четверг, 29 декабря 2016 г.

Штат Виктория, Австралия: Обеспечение долговременной сохранности и доступности государственных документов – из прошлого в электронное будущее, часть 1


Интервью, взятое представителем сайта OpenGov по тематике «открытого правительства» Дином Ко (Dean Koh – на фото слева) у Хранителя государственных документов - директора Управления государственных документов австралийского штата Виктория (Public Record Office Victoria, PROV) г-жи Джастин Хезелвуд (Justine Heazlewood – но фото внизу) было опубликовано на сайте  OpenGov 30 ноября 2016 года.

Вопрос: Не могли бы Вы подробнее рассказать нам о Вашей роли в дейтельности Управления государственных документов штата?

Ответ: Управление государственных документов штата Виктория ( http://prov.vic.gov.au/ ) выполняет функции архивов правительства штата. У нас есть документы, датируемые  1830-ми годами. Мы храним около 100 погонных км бумажных документов. Само собой разумеется, сейчас государственными органами также создается много изначально-электронных документов, поэтому мы поддерживаем гибридные бумажные и электронные архивные фонды. В интересах обеспечения доступности  бумажные документы оцифровываются, так что мы можем предоставить к ним онлайн-доступ.

Руководитель PROV г-жа Джастин Хезелвуд

Ещё одно направление работы Управления – это разработка стандартов в области управления документами для всех органов исполнительной власти штата Виктория. В электронной среде нет большой разницы между документами и информацией, и это означает, что фактически мы также устанавливаем стандарты в области управления информацией.

Эти стандарты охватывают вопросы доступа и безопасности, создания документов и их  уничтожения - поскольку большая часть создаваемой государственными органами информации может быть уничтожена по истечении определенного периода времени. Это та работа, которую мы выполняем, а моя работа состоит в том, чтобы руководить деятельностью Управления.

Вопрос: Каковы ключевые инициативы, которые Управление осуществляет прямо сейчас?

Ответ: Одним из направлений работы, на которое мы обращаем особое внимание, это обеспечение доступа к документам. Как Вы понимаете, у нас имеется много бумажных документов, к которым довольно трудно добраться, если только Вы не придете туда, где они хранятся (это место находится в Мельбурне), - и Вам придется работать с документами «вручную». Для многих людей это не очень удобный вариант доступа. Мы опубликовали в Интернете наши описи, с тем, чтобы люди могли установить наличие у нас интересующей их информация, но они не обязательно смогут получить к ней доступ.

По мере того, как мы всё глубже входим в электронную эпоху, мы стремимся обеспечить равную доступность документов для всех жителей штата. Нам нужно понять, как мы могли бы обеспечить доступ для тех, кто не сможет прийти в наше хранилище в Мельбурне – это люди, которые могут жить и работать очень далеко, и нам нужно решить, как решить вопрос доступа для них. Один из возможных решений является оцифровка документов, позволяющая открыть к ним доступ через Интернет. Звучит это вроде бы просто, всего-то вроде бы нужно создать электронный образ документа – но на деле одним этим доступность документов для людей не обеспечить, потому что образ не раскрывает в полной мере то, о чем говорит текст данного документа.

Для машинописного или созданного при помощи компьютерной техники документа не так уж трудно разобраться, что сказано в тексте, однако когда речь заходит о рукописных документах 19-го века, то намного сложнее использовать что-то вроде распознавания текста для обеспечения доступности, или же преобразовать рукописный текст компьютерный текстовой формат. Здесь нам приходится использовать людей. У нас работает много волонтеров, которые транскрибируют эти документы с тем, чтобы можно было вести по ним полнотекстовой поиск.

Обеспечение доступности материалов совсем не сводиться к одной лишь их оцифровке, помимо которой нужно выполнить большой объём дополнительной работы. Она включает захват метаданных о графических образах, поскольку, опять-таки,  если я просто сфотографирую множество объектов и отправлю Вам созданные файлы, доступ к этим материалам будет не слишком удобным, поскольку Вам придётся открыть и просмотреть каждый файл, чтобы найти тот единственный, который Вам нужен. Поэтому нам нужно захватить метаданные о каждом из графических образов, чтобы сделать их доступными – и эта часть работы требует немало умственных усилий и трудозатрат.

Другим аспектов проблемы является то, что система государственных органов и учреждений очень большая и сложная, и для людей может быть непросто ориентироваться в этой среде с тем, чтобы выяснить, какие документы им на самом деле  нужны. Они знают, какая информация их интересует, но могут не знать, в каких именно документах она содержится и какие государственные учреждения создали эти документы.

Наша информация на данный момент структурирована по выполняемым государственными органами функциям / службам, поэтому если Вы не знаете, какое конкретное подразделение министерства или государственного органа  создало искомые документы, найти их будет довольно трудно. К нам может прийти человек, интересующийся кадровыми документами своего деда, который, как ему известно, был государственным служащим – но он не знает, в каком конкретно подразделении тот работал. Как же найти эту информацию? Придётся просмотреть кадровые дела в фондах каждого министерства, что очень трудоёмко.

Так что ещё одна из наших инициатив - это поиск решения, позволяющего взять имеющиеся метаданные и информацию о документах и представить их в такой форме, чтобы пользователям легко было вести поиск и отыскивать то, что им нужно.

Вопрос: Насколько далеко продвинулись Ваши проекты по реализации этих инициатив - оцифровки документов и создания удобных для пользователей инструментов поиска?

Ответ: Мы уже довольно долго занимаемся этими вопросами, вероятно, более десяти лет. Это не работа, которая в один прекрасный день завершится, это продолжающийся проект, в рамках которого мы можем развернуть дополнительные технологические решения по мере совершенствования технологий. Если, например, инструменты для аналитики данных станут более удобными для пользователей, то мы сможем использовать их для представления нашей коллекции по-другому, в других разрезах, что обеспечит пользователям иной вариант доступа к материалам.

К примеру, недавно мы сделали следующее - мы взяли все метаданные о наших документах, доступные в виде каталогов, и использовали средство визуализации для отображения связей между различными подразделениями и службами государственного аппарата. Поскольку с течением времени государственные ведомства изменяются, меняются как их названия, так и их функции. Так что если Вас интересуют, скажем, вопросы образования, то Вам, вероятно, придётся иметь дело с документами 30 - 40 государственных органов, играющих или игравших определенную роль в этой области. Так как же отобразить пользователям эту информацию как-то иначе, чем в виде длинного списка?

Сделать это можно с помощью инструмента визуализации (см. http://beta.prov.vic.gov.au/explore-collection#education ). Если ввести слово «образование» (education), будет сформирована схема, показывающая все ведомства, которые когда-либо занимались данным вопросом, и взаимосвязи между ними. Инструмент визуализации выложен в открытом доступе, соответствующий снимок экрана приведен ниже.

Результат работы инструмента визуализации. Схема отображает данные о 407 сериях документов, 362 органах власти и 19 функциях

Новый проект, работа над которым ещё продолжается, направлен на создание инструмента для тех, кто готов добровольно поработать на нас с тем, чтобы сделать документы более доступными. Он дает возможность волонтерам делать это в комфортных условиях собственного дома. Волонтеры смогут сообщить о своей готовности транскрибировать некоторые из оцифрованных нами документов, мы сможем передать им графические образы, и инструмент позволит им вводить текст, работая у себя дома.

Созданные волонтерами данные мы будем использовать для того, чтобы сделать нашу коллекцию более доступной. Приведу ещё один пример: у нас хранится очень много ранних исторических карт штата Виктория, и они не снабжены какими либо географическими тегами. Если кто-то захочет проделать эту работу на дому, взять эти изображения и сделать географическую привязку, добавив теги с геолокационной информацией, то затем мы могли забрать эти данные обратно, сделав их более доступными. Если сейчас нужно знать старое название места или что-то подобное, то в будущем пользователи смогут запросить текущее название места и отыскать интересующую их карту.

Это те проекты, которые мы рассматриваем, но пока не реализовали до конца, и работа над ними продолжается.

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.ru/2016/12/2_30.html )

Интервью вел Дин Ко (Dean Koh)

Источник: сайт OpenGov
http://www.opengovasia.com/articles/7250-exclusive-managing-the-preservation-and-accessibility-of-public-records-from-the-past-into-the-digital-future

Комментариев нет:

Отправить комментарий