четверг, 29 декабря 2011 г.

Конференция DLM-форума: Рори Стонтон об интеллектуальном управлении информацией

Начиная с 12 декабря 2011 года, голландский специалист Рууд Яп (Ruud Yap – на фото) на своём блоге «23 x Yap»http://23xyap.blogspot.com/ ) публикует впечатления от недавно завершившейся конференции DLM-форума в Брюсселе. Самым ярким мне показался его рассказ о докладе Рори Стонтона, перевод которого приводится ниже. Стонтон является одним из убежденных сторонников спецификаций MoReq2010. Сразу хочу предупредить, что встречающаяся кое-где сумбурность изложения - из исходного текста.

Рори Стонтон (Rory Staunton), управляющий директор британской фирмы Strategy Partners, доклад на тему «Делая интеллектуальное управление информацией реальностью в Европе» (Making Intelligent Information Control a Reality in Europe), 13 декабря 2011 года.

Рори Стонтон не тратил время на красивые слова, а без обиняков объявил, что время традиционных архивистов прошло. Старое управление документами он воспринимает как устаревшее. По его мнению, мы сейчас живем в момент синхронизации таких сил, как рецессия, приход новых технологий (по новым ценам) и усиление необходимости исполнения законодательно-нормативных требований.

Традиционный подход к управлению документами стремился бороться с этими силами, но, по мнению Стонтона, мы должны поступать умно и использовать их. Его идея - скрытое управление документами: управлять документами так, чтобы люди не замечали, что Вы это делаете. Этот подход резко контрастирует с популярными представлениями о том, что мы должны вовлечь в управление документами конечных пользователей.

Стонтон (на фото) рассказал о том, использовать этих силы.

Зачем нужно интеллектуальное управление информацией? По мнению Стонтона, каждый архивист должен быть в состоянии ответить на этот вопрос. В то же время он рассказал о тех ответах на него, которые следуют из его собственного опыта. Интеллектуальное управление информацией необходимо вследствие постоянно усиливающегося контроля, под «прессом» которого нам приходится работать. У [модной ныне] «прозрачности» есть своя цена. Помимо этого, интеллектуальное управление нужно для обеспечения эксплуатационной безопасности. Люди есть люди, все мы допускаем ошибки. Для защиты от «выхода из строя» людей можно использовать технические средства: для этого нужно интеллектуальное управление информацией. Однако, несмотря на своё несовершенство, люди не доверяют техническим решениям. Кое-кто доверяет лишь бумажным делам, хранящимся в шкафу, стоящем у него за спиной (ведь он там стоит и никуда не пропадает, не так ли?),  - и испытывает недоверие к электронным делам. И, «усугубляя рану оскорблением», по мнению некоторых, электронное управление информацией ведёт к избыточной прозрачности. Сейчас ведь есть техническая возможность задокументировать абсолютно всё.

Таким образом, возникает парадокс: отрасль обеспечения исполнения законодательно-нормативных требований растет, а вот количество внедрённых систем управления документами - нет. Появляется ощущение потери контроля над контентом. Но в любом случае, от архивов по-прежнему ожидается, что они будут обслуживать потребности, связанные с соблюдение нормативных требований, однако при этом им выделяются на реализацию этих целей лишь скромные ресурсы.

По словам Стонтона, успешное исполнение законодательно-нормативных требований связано не столько с техническими вопросами, сколько с культурными. Нужно изменить организацию и преобладающую в ней культуру, ведя борьбу на три фронта: с альтруизмом управления документами, с тем, что ИТ-поставщики реально «ведут на поводке» ИТ-отделы организаций, и с тем, что ведение деловой деятельности определяется интересами акционеров.

Управление документами больше ведется на благо других (собственные документы каждый всегда может найти), поэтому им никто и не хочет заниматься. Стонтон и представляемая им компания Strategy Partners ( http://strategy.storm50.com/index.cfm?articleid=724 ) считают, что MoReq2010 может изменить правила игры для руководителей предприятий, потребителей и государственных органов.

MoReq2010 не «вписывается» в ИТ, поскольку он рассматривает ИТ не как стратегию, а как список технологий. MoReq2010 решает задачу информационного комплаенса, движущей силой которой являются потребности деловой деятельности. Бизнес считает деньги, и замены технологий обходятся дорого. MoReq2010 обеспечивает интероперабельность, которая делает процесс замены технологий менее дорогостоящим. Сочетая снижение затрат с управлением документами, MoReq2010 использует горизонтальный подход к управлению документами вместо вертикального. По моему мнению, Стонтон тем самым говорит, что MoReq2010 освобождает управление документами от чистого альтруизма. (Я бы сказала, что рассказывать занятные байки об «альтруизме» управления документами может лишь ИТ-специалист, – вроде Стонтона, - который о нём что-то где-то слышал, но сам на практике этой работой никогда  не занимался :) – Н.Х.)

Частью проблемы являются ИТ-подразделения организаций, которые,  вследствие аутсорсинга, де-факто управляются поставщиками ИТ-решений. Поставщики по определению распространяют технологические, а не человеко-ориентированные решения: в соглашениях об уровне обслуживания, которые Вы подписываете, не затрагивают вопросы контроля. В значительной степени Вы не контролирует ход событий, поскольку вместо предоставления услуг, в них идёт речь о показателях производительности. Но проблема выходит за рамки соглашений об уровне обслуживания. Речь идет о том, чтобы задуматься о новом формате организаций, где старое мышление изживается и приветствуется надлежащая заботливость (duty of care): речь должна идти о получении результатов.

Используя финансовые аргументы, можно продвигать как MoReq2010, так и управление документами. В условиях рецессии акционеры и владельцы бизнеса хватаются за любые возможности улучшить финансовые показатели. При обсуждении замены [технологий] речь должна идти не о выборе технологии, - это выбор образа жизни. Замена технологий должна давать возврат на вложенные инвестиции (Return on Investment, ROI): MoReq2010 могут использоваться для того, чтобы улучшить дело с соблюдением законодательно-нормативных требований и обеспечить отдачу при замене технологий. MoReq2010 экономит деньги.

Рецессия и интересы акционеров никогда не являются удачной комбинацией, но для специалистов по управлению документами сочетание этих двух факторов открывает определенные возможности.

Мой комментарий:  Мне особенно понравилась мысль Рори Стонтона о том, как поставщики водят за нос бедные ИТ-службы организаций, подсовывая им всё новые и новые технологические решения в красивой упаковке. Злые люди могли бы, наверное, сказать, что к числу таких решений можно будет отнести и MoReq2010-соответствующие СЭД :)

Источник: блог Рууда Япа
http://23xyap.blogspot.com/2011/12/dlm-forums-triennial-conference-2011_19.html

Комментариев нет:

Отправить комментарий