Постоянно возникающие терминологические споры в области делопроизводства носят, как правило, чисто теоретический характер. Однако опыт показывает, что вопрос о том или ином термине может легко перейти в чисто практическую плоскость, если от этого будет зависеть хоть что-нибудь серьезное. На этот раз два государственных органа, – МЧС и Федеральная налоговая служба, - не смогли самостоятельно разобраться, являются ли помещения для хранения документов в здании налогового органа архивом или складом для документов.
Решать этот вопрос пришлось в июле 2011 года Арбитражному суду Приморского края (дело № А51-6181/2011).
Суть спора
В январе 2011 года была проведена плановая выездная проверка соблюдения требований пожарной безопасности ИФНС по Первомайскому району г. Владивостока. Были выявлены следующие нарушения и вынесены предписания:
Позиция МЧС
Архивы, расположенные в помещениях инспекции, являются складскими помещениями, предназначенными для хранения документов. Кроме того, и архивы, и складские помещения относятся к одному классу функциональной опасности, и к ним применяются одинаковые требования пожарной безопасности. Поскольку управлением МЧС России выявлены факты нарушений налоговым органом требований пожарной безопасности, а именно: установленные в архивах двери не имеют сертификата пожарной безопасности, содержащего сведения о пределе их огнестойкости, то есть не являются противопожарными, то предписание по устранению нарушений требований пожарной безопасности являются законными.
МЧС подробно разъяснило, почему не считает спорные помещения архивом. Проверяемое здание занимает налоговая инспекция, а не архив налоговой инспекции или отдел архива налоговой инспекции по Первомайскому району.
Склад и архив являются объектами хранения, относятся к одному классу функциональной опасности. Поэтому помещение архива и помещение склада для хранения документов - одно и то же, и к ним применяются нормы для складских помещений. Исключения могут быть, если именно к помещениям архива будут предъявляться свои требования (более или менее жесткие). Если бы подобными требованиями допускалось устанавливать в помещении архива электровыключатели, предназначенные для отключения электроснабжения, то тогда бы требования для складских помещений не действовали. Данных норм для архива нет, поэтому надо руководствоваться нормами для складских помещений.
Позиция ФНС
В здании налоговой инспекции складских помещений не имеется, а в указанных помещениях располагаются архивы ИФНС. Поэтому неприменимы положения Правил пожарной безопасности в Российской Федерации (далее - ППБ 01-03), утвержденных приказом Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий от 18.06.2003 № 313, нарушение которых было вменено, поскольку в них установлены обязательные требования применительно к складским помещениям. Кроме того, в ИФНС распределительные щиты, рубильники и другие устройства, обеспечивающие питание розеток и их отключение в архивах, находятся вне архивов.
Позиция Арбитражного суда Приморского края
Суд не согласился с использованием МЧС положений пособия МДС 21-1.-98 «Предотвращение распространения пожара» к СНиП 21-01-97 «Пожарная безопасность зданий и сооружений» в качестве основы для претензий.
Судом было установлено, что при описании выявленных нарушений, в оспариваемых предписании и представлении проверяемые помещения были обозначены как «складские помещения для хранения документов (архивы)».
Суд напомнил, что приказом Минкультуры от 12.01.2009 №1 утверждены «Специальные правила пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации», согласно пункту 1.2 которых, архив – это учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.
«Основные правила работы ведомственных архивов» (утвержденные приказом Главархива СССР от 05.09.1985 №263) в пункте 5.1.7 устанавливают, что хранилища ведомственного архива должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированы от затопления и иметь запасный выход. В помещениях хранилищ не должно быть газовых, водопроводных, канализационных и других магистральных трубопроводов. Проводка труб немагистрального характера допускается при условии их изоляции в специальных защитных приспособлениях, исключающих проникновение выбросов из них в хранилище.
Наружные двери помещения ведомственного архива должны быть обиты металлическим листом и иметь прочные засовы. В нерабочее время они опечатываются или пломбируются. Печать или пломбир хранят вместе с ключами у дежурного по организации или в установленном правилами внутреннего распорядка месте.
Помещения ведомственного архива оборудуются охранной сигнализацией. На окна, расположение которых позволяет доступ извне, устанавливаются распашные металлические решетки с замками, опечатанными пломбиром (пункт 5.1.8).
Однако понятие архива и склада отличаются, так как архив - это учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов, а склад – это нежилое помещение, предназначенное для хранения сырья, продукции, товаров и прочих грузов, обеспечивающее соблюдение требуемых условий хранения и оснащенное оборудованием для хранения и удобными для разгрузки- погрузки конструкциями и сооружениями.
На этом основании суд сделал вывод о том, что требования о пожарной безопасности к указанным объектам должны применяться различные. В здании инспекции складских помещений не имеется, что не оспаривается органом пожарной безопасности, а в указанных помещениях располагаются архивы заявителя.
Понятие «архивный склад» также неприменимо к архивам налоговой инспекции, поскольку архивный склад - это место, где осуществляется внеофисное (депозитарное) хранение документов различных организаций.
В ходе проверки установлено, что в архиве № 37 двери деревянные, не обшиты железом, что не оспаривается инспекцией, поэтому в данной части требования заявителя удовлетворению не подлежат.
На этом основании суд признал незаконными предписание и представление МЧС России по Приморскому краю (за исключением выводов, касающихся архива № 37, как несоответствующие Федеральному закону «О пожарной безопасности»).
Главное управление МЧС России по Приморскому краю подало на это решение апелляционную жалобу.
Позиция Пятого арбитражного апелляционного суда
Рассматривая дело в сентябре 2011 года, Пятый арбитражный апелляционный суд оставил решения Арбитражного суда Приморского края без изменения, апелляционную жалобу – без удовлетворения. Федеральный арбитражный суд Дальневосточного округа также поддержал эти решения в декабре 2011 года.
Мой комментарий: Это дело демонстрирует, как из-за отсутствия в законодательстве четких определений, позволяющих однозначно сказать, что является архивом, а что нет, проблемы могут возникнуть даже у государственного органа.
Вопрос серьёзный, учитывая, что федеральным законом от 3 июня 2011 года № 120-ФЗ внесены изменения в Кодекс об административных правонарушениях и, в частности, ужесточена ответственность за нарушение требований пожарной безопасности. Поэтому, в зависимости от того, к какому типу помещений относятся помещения налоговой инспекции, в которых размещены документы, при условии, что отдельного структурного подразделения, - архива, - в организации нет, нарушение противопожарной безопасности может наказываться по-разному.
Источник: Официальный сайт Высшего арбитражного суда
http://ras.arbitr.ru/
Решать этот вопрос пришлось в июле 2011 года Арбитражному суду Приморского края (дело № А51-6181/2011).
Суть спора
В январе 2011 года была проведена плановая выездная проверка соблюдения требований пожарной безопасности ИФНС по Первомайскому району г. Владивостока. Были выявлены следующие нарушения и вынесены предписания:
1) «Двери складских помещений для хранения документов (архива) № 14, 15, 39, электрощитовой на первом этаже, архиве на втором этаже в левом крыле деревянные обшиты железом с двух сторон. В архиве № 37 двери деревянные. В данных помещениях установлены двери, не имеющие сертификата в области пожарной безопасности, поэтому предел огнестойкости дверей не соответствует ЕI 30». - Установить сертификационные двери в области пожарной безопасности с пределом огнестойкости ЕI 30. Предоставить на двери сертификат пожарной безопасности;Посчитав, что представление и предписание не соответствуют закону и нарушают ее права и интересы, налоговая инспекция обратилась в арбитражный суд.
2) Электровыключатели, предназначенные для отключения электроснабжения склада для хранения документов (архива), расположены внутри склада». - Вынести электровыключатели из помещения архива и расположить на стене из негорючих материалов.
Позиция МЧС
Архивы, расположенные в помещениях инспекции, являются складскими помещениями, предназначенными для хранения документов. Кроме того, и архивы, и складские помещения относятся к одному классу функциональной опасности, и к ним применяются одинаковые требования пожарной безопасности. Поскольку управлением МЧС России выявлены факты нарушений налоговым органом требований пожарной безопасности, а именно: установленные в архивах двери не имеют сертификата пожарной безопасности, содержащего сведения о пределе их огнестойкости, то есть не являются противопожарными, то предписание по устранению нарушений требований пожарной безопасности являются законными.
МЧС подробно разъяснило, почему не считает спорные помещения архивом. Проверяемое здание занимает налоговая инспекция, а не архив налоговой инспекции или отдел архива налоговой инспекции по Первомайскому району.
Для справки: Согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», архив - это организация или структурное подразделение:Налоговая инспекция относится классу по функциональной опасности Ф4 (офисные помещения), а не Ф5. Архив включает в себя архивохранилища, лабораторно-производственные, складские и служебные помещения, читальный зал и т.д. Следовательно, помещением для архива может быть часть здания, которое, с учетом разного класса функциональной опасности, должно быть разделено от налоговой инспекции противопожарными преградами и обеспечено самостоятельными выходами. На самом деле имеются помещения для хранения документов, разбросанные по всему зданию налоговой инспекции, которые самостоятельных выходов не имеют, что не удовлетворяет требованиям к архивам. Следовательно, данные помещения будут являться исключительно складскими.
«77 архив (Ндп. архивохранилище): Организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования»
Склад и архив являются объектами хранения, относятся к одному классу функциональной опасности. Поэтому помещение архива и помещение склада для хранения документов - одно и то же, и к ним применяются нормы для складских помещений. Исключения могут быть, если именно к помещениям архива будут предъявляться свои требования (более или менее жесткие). Если бы подобными требованиями допускалось устанавливать в помещении архива электровыключатели, предназначенные для отключения электроснабжения, то тогда бы требования для складских помещений не действовали. Данных норм для архива нет, поэтому надо руководствоваться нормами для складских помещений.
Позиция ФНС
В здании налоговой инспекции складских помещений не имеется, а в указанных помещениях располагаются архивы ИФНС. Поэтому неприменимы положения Правил пожарной безопасности в Российской Федерации (далее - ППБ 01-03), утвержденных приказом Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий от 18.06.2003 № 313, нарушение которых было вменено, поскольку в них установлены обязательные требования применительно к складским помещениям. Кроме того, в ИФНС распределительные щиты, рубильники и другие устройства, обеспечивающие питание розеток и их отключение в архивах, находятся вне архивов.
Позиция Арбитражного суда Приморского края
Суд не согласился с использованием МЧС положений пособия МДС 21-1.-98 «Предотвращение распространения пожара» к СНиП 21-01-97 «Пожарная безопасность зданий и сооружений» в качестве основы для претензий.
Судом было установлено, что при описании выявленных нарушений, в оспариваемых предписании и представлении проверяемые помещения были обозначены как «складские помещения для хранения документов (архивы)».
Суд напомнил, что приказом Минкультуры от 12.01.2009 №1 утверждены «Специальные правила пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации», согласно пункту 1.2 которых, архив – это учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.
«Основные правила работы ведомственных архивов» (утвержденные приказом Главархива СССР от 05.09.1985 №263) в пункте 5.1.7 устанавливают, что хранилища ведомственного архива должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированы от затопления и иметь запасный выход. В помещениях хранилищ не должно быть газовых, водопроводных, канализационных и других магистральных трубопроводов. Проводка труб немагистрального характера допускается при условии их изоляции в специальных защитных приспособлениях, исключающих проникновение выбросов из них в хранилище.
Наружные двери помещения ведомственного архива должны быть обиты металлическим листом и иметь прочные засовы. В нерабочее время они опечатываются или пломбируются. Печать или пломбир хранят вместе с ключами у дежурного по организации или в установленном правилами внутреннего распорядка месте.
Помещения ведомственного архива оборудуются охранной сигнализацией. На окна, расположение которых позволяет доступ извне, устанавливаются распашные металлические решетки с замками, опечатанными пломбиром (пункт 5.1.8).
Однако понятие архива и склада отличаются, так как архив - это учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов, а склад – это нежилое помещение, предназначенное для хранения сырья, продукции, товаров и прочих грузов, обеспечивающее соблюдение требуемых условий хранения и оснащенное оборудованием для хранения и удобными для разгрузки- погрузки конструкциями и сооружениями.
На этом основании суд сделал вывод о том, что требования о пожарной безопасности к указанным объектам должны применяться различные. В здании инспекции складских помещений не имеется, что не оспаривается органом пожарной безопасности, а в указанных помещениях располагаются архивы заявителя.
Понятие «архивный склад» также неприменимо к архивам налоговой инспекции, поскольку архивный склад - это место, где осуществляется внеофисное (депозитарное) хранение документов различных организаций.
В ходе проверки установлено, что в архиве № 37 двери деревянные, не обшиты железом, что не оспаривается инспекцией, поэтому в данной части требования заявителя удовлетворению не подлежат.
На этом основании суд признал незаконными предписание и представление МЧС России по Приморскому краю (за исключением выводов, касающихся архива № 37, как несоответствующие Федеральному закону «О пожарной безопасности»).
Главное управление МЧС России по Приморскому краю подало на это решение апелляционную жалобу.
Позиция Пятого арбитражного апелляционного суда
Рассматривая дело в сентябре 2011 года, Пятый арбитражный апелляционный суд оставил решения Арбитражного суда Приморского края без изменения, апелляционную жалобу – без удовлетворения. Федеральный арбитражный суд Дальневосточного округа также поддержал эти решения в декабре 2011 года.
Мой комментарий: Это дело демонстрирует, как из-за отсутствия в законодательстве четких определений, позволяющих однозначно сказать, что является архивом, а что нет, проблемы могут возникнуть даже у государственного органа.
Вопрос серьёзный, учитывая, что федеральным законом от 3 июня 2011 года № 120-ФЗ внесены изменения в Кодекс об административных правонарушениях и, в частности, ужесточена ответственность за нарушение требований пожарной безопасности. Поэтому, в зависимости от того, к какому типу помещений относятся помещения налоговой инспекции, в которых размещены документы, при условии, что отдельного структурного подразделения, - архива, - в организации нет, нарушение противопожарной безопасности может наказываться по-разному.
Источник: Официальный сайт Высшего арбитражного суда
http://ras.arbitr.ru/
Добрый день! У нас в организации аналогичная ситуация. Как назвать помещение структурного подразделения (отдельно стоящее), где хранятся документы структурного подразделения. ДИ работников охватывают и комплектования, формирование, сохранность и использование. Но, поскольку такой единицы как "архив" в структуре нет - то сопротивление и рядовых (мы не будем исполнять архивные правила, мы не архив"), так и руководства, т. к. нет архива - нет и оборудования и пр., что положено по действующему архивному законодательству и нормативам Росархива. Как быть?) Спасибо.
ОтветитьУдалитьКак бы Вы ни назвали своё подразделение, необходимые средства и ресурсы Вам выделят только тогда, когда Вы докажите его нужность для организации и особенно для её высшего руководства. Как это можно сделать см., например, здесь:
ОтветитьУдалить• Как укрепить позиции службы ДОУ в организации? // Делопроизводство и документооборот на предприятии.- 2009.- № 6. – С 8-10. http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_analitics/detail.php?ID=63927
• Ваш вопрос: Как убедить сотрудников соблюдать порядок оформления документов, действующий на предприятии? // Секретарь-референт. - 2010. - № 1. - С.41-42. http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_analitics/detail.php?ID=71140
• Как убедить руководство коммерческой организации в необходимости совершенствования управления документами? // Секретарь-референт. - 2010. - № 9. - С.24-26. http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_analitics/detail.php?ID=77238
Оборудование надо выбивать не на основании Правил, а объясняя руководству риски, связанные с утратой документов (желательно действуя заодно с юристом организации и другими влиятельными лицами), а также с их несвоевременным уничтожением. На моем блоге можно подобрать соответствующие примеры из судебной практики.
Правила работы архивов не являются для коммерческих организаций обязательными (если только Вы не подпишете договор с каким-либо государственным или муниципальным архивом и не станете их источником комплектования). Более того, в настоящее время для большинства коммерческих организаций порядок и сроки хранения документов устанавливает Банк России, а вовсе не Росархив.
Замечу, что существующие правила работы архивов организаций сильно устарели, и для очень многих организаций следовать им - означает работать неэффективно, особенно в плане ведения учёта документов. С моей точки зрения, называть подразделение «архивом» только ради того, чтобы навязать эти правила, вряд ли имеет смысл.
Спасибо. Но пытаемся "навязывать" не Правила, а элементарный учет: поступило-выбыло (по разным причинам), а т. к. организация бюджетная, поэтому риски, связанные с утратой документов - вопрос без ответа к руководству. Поэтому попытка апеллировать хоть к какому-то документу (тем более, что мы источник комплектования госархива). В основном всех интересует уменьшение стоимости места хранения. Тут только риски отвечающих за хранение документов в случае "не дай Бог что".
ОтветитьУдалить