Изменены сроки хранения первичных бухгалтерских документов

Новый Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» вступает в силу 1 января 2013 года.

В нем не забыт и вопрос об организации хранения документов бухгалтерского учета. Срок их хранения не увеличился и по-прежнему составляет «не менее 5 лет», однако добавлено условие «после отчетного года». Кроме того, явным образом установлено требование о необходимости обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.

Статья 29. Хранение документов бухгалтерского учета

1. Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

2. Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

3. Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.

Кроме того, в пункте 2 статьи 29 установлены требования к обеспечению сохранности средств, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи. (Что касается сроков хранения средств проверки подлинности электронных подписей, то здесь, с моей точки зрения, нужна максимальная осторожность. Если соответствующими подписями подписаны документы длительного срока хранения, то преждевременно уничтожать средства проверки подписи весьма рискованно, поскольку без них подтверждение целостности и аутентичности документов может оказаться проблематичным – Н.Х.).

Изменение в законе формулировки для срока хранения означает, что срок хранения, установленный в пункте 362 Перечня типовых управленческих архивных документов 2010 года, также необходимо изменить – приведя его в соответствие с данным законом (и выбросив, наконец, незаконное примечание о несуществующей ревизии).

«Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утв. приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 года № 558).

362 Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка и др.) - 5 лет (При условии проведения проверки (ревизии)).

Мой комментарий: Слова «после отчетного года» означают, что в какой-то степени возвращается старая практика (когда сроки отсчитывались с 1 января года, следующего за годом создания документов), и становится чреватой неприятностями уже появившаяся в ряде организаций практика уничтожения документов «день-в-день», ровно через 5 лет после их создания.

Источник: Консультант+
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=122855