среда, 7 декабря 2011 г.

Факторы, побуждающие хорошо управлять документами

Статья, опубликованная 24 ноября 2011 года на сайте «Поиск и представление электронных документов в ходе судебных процессов и расследований (Electronic Discovery) – Сообщество изучающих E-Discovery», отражает точку зрения американских юристов.

Правовые обязательства

Хранение документов всегда взаимосвязано с правовыми обязательствами какого-либо рода, независимо от типа или размера организации. Типовая практика того, как требования к сохранению документов должны сочетаться друг с другом в рамках всеобъемлющей среды управления документами, основывается на таких международно-признанных концепциях и руководствах, как концепции Национальных Архивов Великобритании и Австралии, стандарт Министерства обороны США DoD 5015.2 -STD, стандарты и спецификации PRO/TNA, ISO 15489, MoReq2 и т. д. Несмотря на то, что такого рода стандарты чрезвычайно детализированы, и больше подходят для организаций крупных, с многоуровневой структурой и/или забюрократизированных, - они, тем не менее, содержат тематические указания, нужные для внедрения в организациях любого размера и типа, а также в общих чертах описывают необходимые правовые рамки, касающиеся обязательств по сохранению документов. Так, например, перечисленные выше стандарты предлагают ясную концепцию организации классификационных схем и оптимизации политик управления документами, соответствующую потребностям большинства организаций.

Хотя высокоуровневые принципы управления документами более-менее похожи во всем мире, - однако конкретные политики, реализуемые конкретными организациями, сильно зависят от отрасли, от географических регионов, в которых действует организация, а также от уровня предпринимаемых организацией усилий по налаживанию управления документами (как руководством, так и персоналом), от выделяемых ресурсов и от предполагаемых правовых рисков.

Снижение правовых рисков

Конечно, всё еще встречается немало случаев, когда организации думают о сохранении документов в рамках очень узкой модели «управления документацией» (documentation management - т.е. модели, больше ориентированной на вопросы хранения, а не процессно-ориентированной), которая не обеспечивает исполнение нормативных требование и эффективность работы. Организации даже могут вполне осознавать преимущества хорошего управления документами, однако считать при этом создание регламентированной и целеустремленной системы управления документами неоправданной морокой, когда отдача не перевешивают затрат и усилий. Именно такие организации подвергаются наибольшему риску, поскольку они только тогда оказываются мотивированы двигаться вперед, когда их к этому понуждают негативные последствия, такие, как, например, некоторые виды судебных исков.

Правильное сочетание компонентов

С другой стороны, хотя и существует регламентирующая нормативная база, однако все организации разные, поэтому даже те организации, которые стремятся создать и внедрить разумную систему управления документами, могут не придти к правильному решению, если попытаются в точности скопировать модель управления документами, используемую другой организацией. Смысл сказанного в том, что, хотя существуют основные положения и принципы хорошего управления документами, - причем не только в плане управления самими документами, но и в плане получения положительного эффекта с точки зрения достижения ключевых целей организации в сфере управления знаниями, - наличие такой базы не означает существования какого-то «безразмерного» универсального решения, подходящего для любой ситуации.

Не существует фиксированной, статической модели «хорошего управления документами». Ключевым для налаживания хорошего управления документами является наличие правильной «смеси» соответствующих компонент, с тем, чтобы в организации обеспечивался надлежащий уровень надежности, согласованности и гибкости, необходимой для того, чтобы прогнозировать и адаптироваться к меняющимся нормативным требованиям, потребностям деловой деятельности, технологиям, форматам данных и располагаемым ресурсам.

Представление об «исковой готовности» (litigation ready) часто оказывается слишком расплывчатым и субъективным, чтобы быть полезным. Предлагаемая фирмой ZyLAB «проверка по 8 пунктам» добавляет объективности, с тем, чтобы можно было более четко оценить, насколько на самом деле подготовлена Ваша организация. Если вы уже знакомы с практикой управления информацией в своей организации, уделите несколько минут для выполнения самооценки, описанной здесь: http://www.scribd.com/doc/45028471/ZyLAB-8-Point-Inspection-of-Litigation-Readiness . Сравните полученные баллы с приведенной там же таблицей оценок, и используйте полученный результат в качестве ориентира для ваших инициатив в области обеспечения «исковой готовности».
«Проверка по 8 пунктам» по методике фирмы ZyLAB

Оценивается положение дел по 8 направлениям:
  • Корпоративное архивирование информации
  • Экспертиза ценности информации
  • Смягчение рисков и управление документами
  • Возможности корпоративного поиска информации
  • Реагирование на запросы
  • Процедура поиска и раскрытия информации, запрошенной в ходе судбного разбирательства
  • Ранняя оценка вероятных исходов судебного иска
  • Защита от уничтожения относящейся к иску информации
Выводы

В ходе проведенного фирмой Zylab опроса выяснилось, что 88% британских компаний из списка FTSE подвергались риску судебных исков вследствие отсутствия у них надлежащей системы управления документами и знаниями.

Недавние исследования рынка, в которых оценивалась уязвимость компаний из группы FTSE 100 к десяти основным факторам риска, показали, что 88% FTSE 100-компаний также находятся под угрозой судебных разбирательств. Уделяя внимание этим проблемам, Вы можете помочь своей организации определить индивидуальный статус практик управления информацией и оценить свой уровень готовности. Возьмите свою информацию под контроль сегодня!

Источник: сайт "Electronic Discovery"
http://electronicdiscovery.info/factors-that-drive-solid-records-management-%E2%80%93-electronic-discovery/

Комментариев нет:

Отправить комментарий