Администрации Смоленской области совершенствует нормативную базу использования электронных документов в государственном управлении

Я уже неоднократно писала о том, что в области электронного документооборота многие наши регионы вырвались далеко вперед и значительно опережают федеральные органы государственной власти и в области внедрения и использования электронного документооборота и в организации электронного межведомственного взаимодействия. Правда, «на слуху» в основном несколько наиболее продвинутых и активно пропагандирующих свой опыт регионов. Но и остальные регионы не стоят на месте, и тоже начинают активно заниматься решением проблем электронного документооборота.

Постановлением Администрации Смоленской области «Об интегрированной системе электронного документооборота и архива Администрации Смоленской области и органов исполнительной власти Смоленской области» от 30.11.2009 № 728, с 1 декабря 2009 года органам исполнительной власти Смоленской области предписано «осуществлять обмен документами в электронном виде с использованием СЭД без дублирования на бумажном носителе, кроме случаев, если федеральным или областным законодательством устанавливается или подразумевается требование о составлении документа на бумажном носителе» (п.3).

Кроме того, в п. 4 Постановления установлено, что «применение электронной цифровой подписи в СЭД является обязательным, и осуществляется в соответствии с постановлением Администрации Смоленской области от 13.11.2007 № 394 «Об утверждении Порядка организации выдачи сертификатов ключей подписей уполномоченных лиц органов исполнительной власти Смоленской области и Правил обмена электронными документами и использования электронной цифровой подписи»».

Данным Постановлением также утвержден «Порядок эксплуатации интегрированной системы электронного документооборота и архива Администрации Смоленской области и органов исполнительной власти Смоленской области». В этом документе есть несколько интересных положений, на которые хочется обратить внимание коллег.

Прежде всего, это раздел 4 «Электронные документы», в котором закреплено положение о том, что электронный документ, «сформированный в СЭД, имеет юридическую силу». Кроме того, интересен подход, по которому копирование электронного документа на любой носитель информации превращает его в копию электронного документа. В данном случае, - учитывая, что фактически регламентируется работа корпоративной системы, - такие требования, конечно, можно устанавливать. Учитывая, однако, что документы органов государственной власти могут быть использованы в качестве доказательств при судебных разбирательствах, большое значение имеет то, как к таким «копиям» будет относиться суд.

«Порядок эксплуатации интегрированной системы электронного документооборота и архива Администрации Смоленской области и органов исполнительной власти Смоленской области» (утв. постановлением Администрации Смоленской области от 30.11.2009 № 728)

4. Электронный документ

4.1. Электронный документ, сформированный в СЭД, имеет юридическую силу, равную силе аналогичного документа на бумажном носителе, и влечет предусмотренные для данного документа правовые последствия.

4.2. Подлинником электронного документа является электронный документ, подписанный электронной цифровой подписью пользователя СЭД, имеющего сертификат электронной цифровой подписи, и зарегистрированный в СЭД. В случае выгрузки электронного документа из СЭД на любой носитель информации он становится копией электронного документа, находящегося в СЭД.

4.3. Информация, содержащаяся в электронном документе, подписанном электронной цифровой подписью, может быть передана (распечатана) на бумажный носитель. Такой бумажный носитель будет являться копией электронного документа.

4.4. Колонтитул копии электронного документа на бумажном носителе должен содержать:

• обязательную отметку «Копия электронного документа»;
• информацию о номере и дате документа в СЭД;
• информацию об электронной цифровой подписи, заверяющей документ в СЭД;
• собственноручную подпись ответственного пользователя СЭД, распечатавшего документ.

Заслуживает внимание и то, что, согласно Порядку, проверка подлинности электронного документа включает в себя, помимо проверки ЭЦП, «проверку электронного документа на соответствие установленному для него формату» (п.5.5.). Правда, кто и как будет устанавливать требования к форматам, не сказано, да и сам термин «формат» можно трактовать по-разному: от структуры документа и состава реквизитов до используемого файлового формата.

Достаточно необычно наличие раздела 8 «Порядок разрешения конфликтных ситуаций». В случае конфликта, связанного с электронными документами, предусматривается создание конфликтной комиссии, по результатам работы которой оформляется акт.

Не забыты вопросы организации хранения электронных документов. Понятно, что Порядок, устанавливающий наиболее общие требования к работе в системе, не может содержать пошагового описания организации хранения. Регламентированы основные моменты: сроки хранения - в соответствии с федеральным и областным законодательством; а также то, что электронные документы должны храниться в электронных архивах. Вместе с документами планируется хранить их электронные карточки и сертификаты ключей ЭЦП (п.5.8.).

«Порядок эксплуатации интегрированной системы электронного документооборота и архива Администрации Смоленской области и органов исполнительной власти Смоленской области» (утв. постановлением Администрации Смоленской области от 30.11.2009 № 728)

5.8. Все электронные документы, учтенные в СЭД, должны храниться в течение сроков, предусмотренных соответствующим федеральным и областным законодательством для электронных либо бумажных документов соответствующего типа. Электронные документы должны храниться в электронных архивах.

5.9. Хранение электронных документов должно сопровождаться хранением соответствующих учетных карточек электронных документов, сертификатов ключей подписей, с использованием которых были подписаны электронные документы.

Вопросы организации архивного хранения электронных документов выделены в самостоятельный раздел, что означает понимание специалистами Смоленской области, существенной разницы между оперативным и архивным хранением электронных документов. Помимо требований, аналогичных пп.5.8.-5.9, добавлено требование о сохранении в форматах, в которых документы были «были сформированы, отправлены или получены». С моей точки зрения, важно также положение (п.6.5.) о необходимости защиты от «непреднамеренного уничтожения и/или искажения»:

«Порядок эксплуатации интегрированной системы электронного документооборота и архива Администрации Смоленской области и органов исполнительной власти Смоленской области» (утв. постановлением Администрации Смоленской области от 30.11.2009 № 728)

6. Архивное хранение электронных документов

6.1. Электронные документы, выделенные для архивного хранения, должны храниться в электронных архивах.

6.2. Электронные документы должны храниться в том же формате, в котором они были сформированы, отправлены или получены.

6.3. Архивное хранение электронных документов должно сопровождаться хранением соответствующих учетных карточек электронных документов, сертификатов ключей подписей, с использованием которых были подписаны электронные документы.

6.4. Архивное хранение электронных документов обеспечивает оператор СЭД.

6.5. Электронные архивы подлежат защите от несанкционированного доступа и непреднамеренного уничтожения и/или искажения.

А теперь о печальном: п. 6.4. устанавливает, что «архивное хранение электронных документов обеспечивает оператор СЭД», которым является Главное управление информационных технологий и связи Смоленской области. Это означает, что архивное хранение будут налаживать ИТ-специалисты, без участия специалистов архивного дела. Очень хочется надеяться, что Главное управление информационных технологий и связи Смоленской области не забудет провести консультации с представителями областной архивной службы.

Источник: официальный портал Администрации Смоленской области
http://admin.smolensk.ru/vlast/uit/delopro/Postanovlenie728.rtf