Этот документ солидного объема подробно описывает и порядок работы с документами нотариусов, и порядок осуществления контроля за исполнение правил.
Меня, прежде всего, интересовал вопрос об использовании электронных документов в нотариальной деятельности. Учитывая, что этот вид деятельности во всем мире является одним из самых консервативных, не удивительно, что положений, связанных с использованием электронных документов, оказалось немного.
«Правила нотариального делопроизводства» (Утв. решением правления Федеральной нотариальной палаты от 18 ноября 2009 г. № 11/09; приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 19 ноября 2009 г. № 403)
2. … Оформление всех видов документов (документирование) в нотариальном делопроизводстве осуществляется на бумажных носителях. Для учета и справочно-информационного обеспечения нотариальной деятельности могут создаваться, обрабатываться и храниться в базах данных электронные копии документов, регистрационно-контрольные и учетные формы, а также передаваться и приниматься электронные сообщения, не имеющие юридической силы, если это не противоречит положениям Основ и иных нормативных правовых актов в данной сфере.
60. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:
- помещать в отдельные номенклатурные дела сообщения, полученные по факсимильной связи, электронной почте, и телефонограммы.
Таким образом, пока что в нотариальных конторах полноценный электронный документооборот не предусмотрен, - хотя, как мне кажется, в ближайшее время все равно придется создавать «электронный нотариат», в первую очередь в связи с планами правительства по переводу государственных услуг в электронный вид и созданием «электронного правительства».
Несколько интересных положений, с моей точки зрения, есть в разделе VI «Составление номенклатуры дел». Прежде всего, обращает на себя внимание тот факт, что требования к порядку составления и ведения номенклатуры дел нотариуса более жесткие, чем в других организациях. Фактически номенклатура дел нотариуса даже не является документом самого нотариуса, поскольку она утверждается приказом государственного органа и является обязательным к исполнению нормативным документом.
Номенклатуры должны разрабатываться на основе «Примерной номенклатуры дел, утверждаемой Министерством юстиции Российской Федерации совместно с Федеральной нотариальной палатой». Такого документа пока ещё нет, его только предстоит разработать. Учитывая, сколько времени ушло на разработку самих «Правил», можно предположить, что появится этот документ нескоро. И тут нотариусов ожидает «засада»: пока не будет разработана и утверждена типовая номенклатура, они, возможно, не только не смогут устанавливать в своих номенклатурах сроки хранения документов, но и, что особенно неприятно, не смогут проводить уничтожение документов с истекшими сроками хранения. Это повлечет за собой дополнительные затраты на обеспечения сохранности документов.
VI. Составление номенклатуры дел
46. Для учета документов, группировки документов в дела, определения сроков их хранения нотариусом, занимающимся частной практикой, или государственной нотариальной конторой утверждается номенклатура дел ….
47. Номенклатура дел ежегодно составляется нотариусом … в конце каждого года и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
…
Утверждение номенклатуры государственной нотариальной конторы производится приказом территориального органа, а нотариуса, занимающегося частной практикой, - приказом территориального органа, согласованного с нотариальной палатой.
48. Нотариус, занимающийся частной практикой, вновь назначенный на должность, или нотариус во вновь созданной государственной нотариальной конторе обязаны в течение месяца со дня начала работы … разработать номенклатуру дел и представить ее для утверждения соответственно в нотариальную палату или территориальный орган.
50. Номенклатура дел составляется на основе Примерной номенклатуры дел, утверждаемой Министерством юстиции Российской Федерации совместно с Федеральной нотариальной палатой.
51. Примерная номенклатура дел предназначена для использования в качестве основного документа при подготовке номенклатуры дел, при определении сроков хранения дел в случае их отбора для передачи в соответствующий архив или для уничтожения.
Снижение сроков хранения, установленных Примерной номенклатурой дел, при составлении номенклатуры дел нотариуса, занимающегося частной практикой, или государственной нотариальной конторы запрещается.
52. При введении законодательными актами Российской Федерации новых нотариальных действий в Примерную номенклатуру дел вносятся соответствующие изменения, связанные с дополнением новыми заголовками дел и указанием сроков хранения вновь введенных дел.
До внесения изменений в Примерную номенклатуру дел нотариус, занимающийся частной практикой, или государственная нотариальная контора вправе включить в действующую номенклатуру новые заголовки дел. При этом графа "Срок хранения" заполняется только после внесения дополнений в Примерную номенклатуру дел.
В «Правила» включено необычное для нашего традиционного делопроизводства требование, регламентирующее сроки уничтожения документов после утверждения акта на уничтожения.
X. Уничтожение дел
121. Дела, отобранные для уничтожения, должны быть уничтожены нотариусом, занимающимся частной практикой, или государственной нотариальной конторой в течение тридцати дней со дня утверждения акта.
Дела уничтожаются любым доступным способом, отвечающим требованиям о неразглашении содержащейся в них информации и невозможности восстановления текста уничтоженных документов.
Также интересен и раздел XIII «Порядок контроля за исполнением Правил нотариусами, занимающимися частной практикой». Если я не ошибаюсь, то такого жесткого контроля за делопроизводством со стороны государства, - чтобы регулярно проверять именно делопроизводство, да ещё специальной комиссией, - нет ни в одной другой отрасли в нашей стране.
Ещё мне очень понравился пункт 199 правил, требующий в справке по итогам проверки указывать не только выявленные нарушения, но и отмечать положительные моменты работы с документами конкретного нотариуса: «При отражении в справке положительных моментов исполнения нотариусом Правил следует описать те из них, которые с целью обмена опытом могут быть рекомендованы другим нотариусам».
Источник: http://www.kadis.ru/newstext.phtml?fm=1&id=43101
Комментариев нет:
Отправить комментарий