- Указания Банка России от 25 ноября 2009 г. № 2343-У «О внесении изменений в Положение Банка России от 26 марта 2007 года № 302-П «О правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации»»
- Указание ЦБ РФ от 25.11.2009 № 2346-У «О хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета»
В Правила №302-П внесено много изменений, особенно в часть III «Организация работы по ведению бухгалтерского учета». Моё внимание, естественно, привлекли изменения в положениях, затрагивающих вопросы управления документами и организации их хранения. Второй документ дополняет раздел 4 «Хранение документов» Правил №302-П.
Надо сказать, что многие изменения порадовали.
Если раньше ответственность за организацию хранения документов вместе с руководителем кредитной организации несли главные бухгалтера, то теперь она полностью возложена только на руководителей.
Более подробно описана процедура передачи на архивное хранение документов кредитной организации. В п.4.2. включено требование о том, что «хранение бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета на бумажном носителе осуществляется в специально оборудованных помещениях (архивах)». Это дает коллегам существенный рычаг там, где к обеспечению сохранности документов относятся без должного внимания и почтения. Теперь это обязательное требование для кредитных организаций.
Кроме того, установлено, что лицевые счета и бухгалтерские документы со сроком хранения свыше 10 лет подлежат хранению только на бумажных носителях.
Это требование достаточно разумное, поскольку обеспечение долговременной сохранности электронных документов требует более совершенной законодательно-нормативной базы, а также значительных финансовых и организационных усилий. Объем этих документов, в отношении ко всему массиву документации кредитной организации, невелик. Учитывая, что давно уже существующий порядок формирования документов дня кредитной организации ведется с учетом их сроков хранения, больших проблем с выявлением документов длительных сроков хранения и их оформлением на бумажных носителях быть не должно.
Таким образом, начиная с 1 января 2010 года в кредитных организациях на совершенно законных основаниях можно перевести основную часть наиболее массовых бухгалтерских документов в электронный вид.
Надо отметить, что ЦБ подошел к этому вопросу очень ответственно. Одновременно с подготовкой изменений в Правила ведения бухгалтерского учета, разрабатывался и порядок их хранения. Он установлен Указанием ЦБ РФ от 25.11.2009 № 2346-У «О хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета».
Документ устанавливает «порядок хранения в кредитной организации в электронном виде в файлах, размещенных на машинных носителях типа CD-, DVD-дисков однократной записи, отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета». - Однако сразу же встает вопрос, а можно ли использовать, например, современные более ёмкие «голубые диски»?
Прежде всего, стоит отметить, что хранение в электронном виде – право, а не обязанность кредитной организации (п.1.1.). Кредитные организации самостоятельно могут решить в каком объеме, и какие виды документов они будут хранить в электронном виде – из числа тех, что перечислены в приложении 1 к Указаниям.
Достаточно важным, с моей точки, зрения является и требование, что в случае необходимости представления электронного документа на бумажном носителе, должна быть возможность вывести его в соответствии с требованиями, которые действовали на момент составления документа, т.е. в той же форме и с тем же содержанием (п.1.2.).
Можно выделить следующие основные требования к организации хранения:
- В кредитной организации создается фонд хранения носителей однократной записи (фонд ЕХ);
- Учет единиц хранения ведется на основе описей;
- На каждую единицу хранения составляется ярлык (п.2.3.), - правда информация, которая, согласно Указаниям, должна присутствовать на ярлыке, вряд ли уместится на CD- или DVD-диске;
- При формировании ЕХ должны быть созданы их резервные копии (не менее одной);
- Резервные копии «должны храниться в местах, территориально удаленных от мест хранения основных ЕХ» (п.2.12.).
Указание ЦБ РФ от 25.11.2009 № 2346-У «О хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета»
1.1 ДЭВ хранятся в течение сроков, установленных в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.
2.14. Кредитная организация должна хранить ЕХ не менее наибольшего из обязательных минимальных сроков хранения содержащихся в ней ДЭВ. Кредитная организация вправе увеличивать сроки хранения ЕХ. В течение срока хранения ЕХ кредитная организация обязана обеспечить возможность повторного формирования (восстановления) вышедших из строя ЕХ.
Стоит отметить и то, что ЦБ не пытался в данном документе регламентировать порядок работы с электронными документами «до запятой». Он предоставляет сделать это самим кредитным организациям. В качестве приложения 3 к Указанию дано примерное содержание регламента ведения фонда ЕХ в кредитных организациях.
Источник: сайт ЦБ/ Консультант+
http://www.cbr.ru/analytics/bux/faq/2343-U.pdf
http://www.consultant.ru/online/base/?req=doc;base=LAW;n=94099
http://www.consultant.ru/online/base/?req=doc;base=LAW;n=95705
Комментариев нет:
Отправить комментарий