понедельник, 18 января 2010 г.

Как регионы адаптируют «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»

«Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», утвержденные Постановлением Правительства РФ № 477 от 15 июня 2009 года, по крайней мере, на три региона произвели столь сильное впечатление, что они захотели такие же и для себя. Вот эти документы:

  • «Правила делопроизводства в органах исполнительной власти Курганской области» (Утв. Постановлением Правительства Курганской области от 24 августа 2009 г. № 480), http://www.regionz.ru/index.php?ds=353312
  • «Правила делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Республики Бурятия» (Утв. Постановлением Правительства Республики Бурятия от 08.09.2009 № 329), http://www.regionz.ru/index.php?ds=361149

  • «Правила делопроизводства в органах исполнительной власти Республики Саха (Якутия)» (Утв. постановлением Правительства Республики Саха (Якутия) от 15 октября 2009 г. № 418), http://www.regionz.ru/index.php?ds=394136

Наши российские люди, однако, когда дело касается нормативных документов, просто не могут не подойти к делу творчески и никогда не ограничиваются примитивным списыванием федеральных актов.

В Курганской области, например, термины федеральных Правил рассортировали по алфавиту (что, кстати говоря, удобнее), а заодно добавили ещё четыре своих: «виза», «внутренний документ», «входящий документ» и «исходящий документ», чуть-чуть подправив определения ГОСТ Р 51141-98.

В документах Саха-Якутии и Бурятии дополнительно регламентируется язык делопроизводства:

«Правила делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Республики Бурятия»

6. В соответствии с Законом Республики Бурятия от 10.06.1992 № 221-XII "О языках народов Республики Бурятия" делопроизводство в исполнительных органах государственной власти Республики Бурятия ведется на государственном языке Российской Федерации.

14. На основании статьи 14 Закона Республики Бурятия от 10.06.1992 № 221-XII "О языках народов Республики Бурятия" наименование исполнительного органа государственной власти Республики Бурятия, а также тексты официальных печатей и бланков оформляются на бурятском и русском языках.

«Правила делопроизводства в органах исполнительной власти Республики Саха (Якутия)»

3. В качестве языков делопроизводства в органах исполнительной власти Республики Саха (Якутия) используются саха и русский государственные языки и местные официальные языки, которые могут быть употреблены вместе или в отдельности.

Мнения регионов о «правильных» полях листа разошлись. Если все согласились с «федеральной» точкой зрения о верхнем и нижнем поле в 20 мм, то в отношении правого и левого полей сложилась следующая картина:

Автор документа
Левое поле, мм
Правое поле, мм
Российская Федерация
20
10
Курганская область
25
10
Республика Бурятия
20
10
Республика Саха-Якутия
25
15

Курганская область также переупорядочила и расширила список реквизитов документов, добавив ещё три:
  • Курганские специалисты, в отсутствие официальных разъяснений, не стали гадать, что означает термин «указания по исполнению документа», и добавили всем понятный реквизит «резолюция»,

  • Добавлены «отметка о поступлении документа в орган власти» и «идентификатор электронной копии документа»
Кроме того, вместо предложенного в федеральных Правилах названия реквизита «наименование документа» использован «заголовок к тексту», вместо просто «визы» - «визы согласования документа», а вместо «ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта» - «ссылка на регистрационный номер и дату документа».

Два из трех регионов оказались более продвинуты, по сравнению с федеральным центром, в плане возможных способов доставки и отправки документов. Помимо «почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи», имеющихся в распоряжении федеральных органов (кстати, что такое электросвязь? кто вообще сейчас использует этот древний термин?), в Курганской области почту можно доставлять с нарочным, а Бурятии – с помощью электронной почты.

Далее, в Курганской области добавили несколько собственных статей в раздел требований к организации документооборота:

«Правила делопроизводства в органах исполнительной власти Курганской области»

10. Предварительное рассмотрение документов включает в себя анализ содержания документа, его реквизитов с целью определения дальнейшего движения документа.

14. Исполнение документа представляет собой выполнение всех указаний по исполнению документа, подтвержденное соответствующей визой руководителя, дававшего указания.

15. Исходящие документы после их подписания руководителем (заместителем
руководителя) органа власти передаются в службу делопроизводства для регистрации и отправки.

а также не включили следующий пункт федеральных Правил:

«Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»

25. В целях учета и поиска документов в системе электронного
документооборота федерального органа исполнительной власти используются
обязательные сведения о документах согласно приложению. В системе
электронного документооборота федерального органа исполнительной власти
могут использоваться дополнительные сведения о документах.

В Саха-Якутии, на мой взгляд, вполне разумно изменили положение о передаче документов между структурными подразделениями:

«Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»

23. Передача документов между структурными подразделениями федерального органа исполнительной власти осуществляется через службу делопроизводства.

«Правила делопроизводства в органах исполнительной власти Республики Саха (Якутия)»

24. Передача документов между структурными подразделениями органа исполнительной власти осуществляется в установленном в органе исполнительной власти порядке.

В разделе, посвященном документальному фонду органа исполнительной власти, Курганская область не стала навязывать этому органу разработку перечня документов, «образующихся в процессе его деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения».

Далее, по поводу согласования номенклатуры органа власти с ЭПК, дана более корректная формулировка по сравнению с федеральным документом: «не реже одного раза в пять лет» вместо «один раз в пять лет».

Сильно разошлись мнения о сроках передачи в архив органа дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, см. таблицу:

Автор документа
Не ранее, чем
Не позднее, чем
Российская Федерация
1 год
3 года
Курганская область
2 года
3 года
Республика Бурятия
10 лет
-
Республика Саха-Якутия
1 год
3 года

Теперь самое интересное: раздел о работе с электронными документами. Показательно, что два региона из трех (Курганская область и Республика Бурятия) выбросили положение об использовании ЭЦП для подписания электронных документов.

В правилах Республики Бурятия вообще практически весь раздел заменен следующим пунктом:

«Правила делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Республики Бурятия»

42. Порядок подготовки, создания, учета и контроля исполнения электронных документов определяется соответствующими Регламентами системы электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия.

Достаточно необычный пункт ввела Курганская область – а именно, требования к форматам документов, причем впервые на моей памяти в число разрешенных форматов не попадают офисные форматы компании Майкрософт:

«Правила делопроизводства в органах исполнительной власти Курганской области»

39. В целях обеспечения совместимости систем электронного документооборота органов власти электронный документ должен иметь формат pdf 1.4 и odf 1.2.

Наконец, в правила Курганской области добавлен ещё один пункт, показывающий, что, в отличие от федерального центра, там всерьёз думают о создании электронных архивов:

49. Электронные документы постоянного хранения передаются и принимаются на хранение в сопровождении программных средств, позволяющих их воспроизвести, и с необходимым комплектом сопроводительной документации.

В заключение можно отметить, что снова наблюдается та же картина, которую можно было видеть после принятия федерального закона об архивном деле. Регионы принимают вроде бы очень похожие документы, однако, при внимательном рассмотрении, в них можно найти немало существенных отличий. Продолжается процесс разрушения единой системы делопроизводства, и не очень утешает даже то, что региональные документы во многих отношениях лучше федеральных. В происходящем, на мой взгляд, в первую очередь виноват Росархив, который опубликовал недостаточно проработанные федеральные нормативные документы, и в результате регионы, как могут, «латают дыры» уже на своём уровне.

15 комментариев:

  1. >> 39. В целях обеспечения совместимости систем электронного документооборота органов власти электронный документ должен иметь формат pdf 1.4 и odf 1.2.

    Резоны, конечно, понятны (обеспечение долговременной сохранности), но вот с детализацией требований все-таки неувязочка вышла.
    PDF 1.4 - это, строго говоря, не PDF/A. который имелся в виду (тем более, что и PDF/A скоро будет базироваться на спецификации PDF 1.6).
    А ODF 1.2 так и вообще еще не существует...

    ОтветитьУдалить
  2. >> 49. Электронные документы постоянного хранения передаются и принимаются на хранение в сопровождении программных средств, позволяющих их воспроизвести, и с необходимым комплектом сопроводительной документации.

    А вот это называется "консервация технологии", что с точки зрения лучших практик ECM, как раз не есть хорошо.

    ОтветитьУдалить
  3. >> В происходящем, на мой взгляд, в первую очередь виноват Росархив...

    С этим абсолютно согласен. При отсутствии сильного "центра" "периферия" имеет "центробежные тенденции". Причем, сильного "центра" не наблюдается ни с точки зрения "сильной руки" (т.е. наличия желания и возможностей заставить строго следовать "центральным" рекомендациям), ни с точки зрения "умной головы" (т.е. наличия ресурсов для грамотной проработки нормативных, методологических и технологических аспектов документооборота).

    ОтветитьУдалить
  4. Al_Bert>> А вот это называется "консервация технологии", что с точки зрения лучших практик ECM, как раз не есть хорошо.

    Здесь готова поспорить. Формулировка в нормативном документе, конечно, корявая, и её надо шлифовать, - а вот идея IMHO разумная.

    «Необходимый комплект сопроводительной документации» просто необходим, когда речь пойдет о хранении сложных объектов (типа баз данных, GIS, файлов САПР и т.п.) либо о хранении специфических наборов документов (нужно знать, с какой целью комплект создавался, кем и когда, для чего использовался и т.д.). Для многих сложных объектов – это чуть ли не единственная важнейшая мера обеспечения постоянной сохранности, которую посильно осуществить любой организации, и прямо сейчас.

    Что касается сохранения ПО, то тут главное - избежать перегибов. Скажем, незачем сдавать в архив ПО, если соответствующие форматы уверенно читаются современными массовыми программными средствами. А вот если организация использовала собственные форматы и собственное ПО для создания документов длительного срока хранения, то в ряде случаев имеет смысл сохранить это ПО в архиве («консервации технологии» здесь может и не быть, поскольку само по себе сохранение в архиве не обязательно означает сохранение ПО в рабочем состоянии). Решение зависит от того, каким образом организация собирается обеспечивать читаемость документов на протяжении всего срока хранения (она может, например, провести миграцию документов в какие-нибудь широко распространенные форматы – тогда ПО можно будет и не сохранять).

    ОтветитьУдалить
  5. Al_Bert>> А ODF 1.2 так и вообще еще не существует...

    Тогда товарищам разработчикам ODF нужно ускориться, а то в огромной области встанет делопроизводство!

    Интересно другое: в федеральный центр и в другие регионы коллеги из Курганской области тоже собираются посылать документы в формате ODF, - ну вот прямо сейчас? А если из Москвы им что-нибудь в Word-е пришлют? :)

    ОтветитьУдалить
  6. >> Что касается сохранения ПО, то тут главное - избежать перегибов...

    Не буду цитировать весь большой параграф - и так понятно, что отвечаю на него.

    1. "Консервация технологии" как раз не обязательно означает сохранение старого ПО в рабочем состоянии. Это, действительно, может быть просто сохранение инсталляционных комплектов ПО или образов "виртуальных машин" с полностью развернутым на них ПО. Но... Когда (и если) это ПО потребуется, то нужно будет иметь в распоряжении не только само ПО (в готовом к инсталляции или виртуально инсталлированном виде), но и:
    - системное ПО (ОС и драйверы) и оборудование, на котором может быть развернуто "законсервированное" ПО,
    - специалистов, способных "поднять" сначала системное, а потом и прикладное "законсервированное" ПО,
    - документацию.

    2. Миграция - это как раз не часть консервации технологии, а единственная разумная альтернатива ей.

    ОтветитьУдалить
  7. Когда (и если) это ПО потребуется, то нужно будет иметь...

    Всё верно. Но если не сохранить "нетипичное" ПО (что подразумевает сохранение и документации к нему), и не принять каких-то альтернативных мер, то созданные в нем документы уже точно будут нечитаемыми...

    При действительно длительном хранении альтернативные меры (среди прочего, детальное описание формата файлов), конечно, надёжнее. Но при кратко- и среднесрочном хранении (до 10-15 лет) сохранение ПО - вполне возможный вариант.

    Да и в прочих случаях, если ресурсы и условия лицензирования позволяют, то почему бы и не сохранить ПО - просто на всякий случай? :)

    ОтветитьУдалить
  8. >> При действительно длительном хранении альтернативные меры (среди прочего, детальное описание формата файлов), конечно, надёжнее. Но при кратко- и среднесрочном хранении (до 10-15 лет) сохранение ПО - вполне возможный вариант.

    Возьмем для примера не какое-то "нетипичное" ПО, а самое типичное - Microsoft Office. 10 лет назад (если представить, что 10 лет назад кто-то передал файлы в форматах Office на длительное хранение) никаких описаний форматов этих файлов не существовало.
    Файлы Office 97 не читаются "в лоб" более поздними версиями Office...
    Office XP (вышедший примерно в 2000 году) - последняя версия Office, совместимая с ОС Vista и Windows 7...
    Нужно продолжать? :)

    ОтветитьУдалить
  9. Al_Bert>> Файлы Office 97 не читаются "в лоб" более поздними версиями Office...

    Не нужно опираться на слухи. У меня прекрасно читаются файлы, сделанные ещё на ДОСовской версии Word. Наверное, сложно отформатированные файлы могут и не прочесться полностью корректно, но мои документы, к счастью, к таковым не относятся.

    ОтветитьУдалить
  10. >> Не нужно опираться на слухи.

    Это не слухи. Это личный печальный опыт. Главная проблема - "съезжающие" кодировки. Приходилось предпринимать нетривиальные действия, чтобы вернуть старому файлу читабельность.

    ОтветитьУдалить
  11. Al_Bert>> Главная проблема - "съезжающие" кодировки

    Есть такая проблема. Но это не проблема майкрософтовских форматов самих по себе, и она существует и для простых текстовых файлов.

    ОтветитьУдалить
  12. Как сообщил на своём блоге уважаемый Al_Bert (см. http://ecm-discovery.blogspot.com/2010/01/1-odf-12.html, «25 января 2010 года часть 1 спецификации ODF 1.2 (Введение и Схема OpenDocument) стала доступной для 60-дневного публичного обсуждения».

    Это, несомненно, хорошая новость для Курганской области, которая уже успела объявить эту версию формата ODF одним из всего лишь двух форматов, допускаемых в межведомственном электронном документообороте :))

    ОтветитьУдалить
  13. Добрый день, Наталья. Столкнулась в работе с таким противоречием - написание слова администрация в наименовании органа (администрация города Ялты). Некоторые настаивают на написании с большой буквы слова Администрация.
    В Справочнике по оформлению нормативных правовых актов в Администрации Президента Российской Федерации (по состоянию на 1 августа 2016 г.)есть некоторый противоречия: Администрация Алтайского края

    администрация Краснодарского края

    Администрация Псковской области

    Правительство Свердловской области

    администрация Владимирской области

    Администрация Санкт-Петербурга

    Скажите, пожалуйста, как бы Вы написали?

    ГАРАНТ.РУ: http://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/70111106/#ixzz5BVvog6xv

    ОтветитьУдалить
  14. Добрый день! Мне кажется, что оба варианта имеют право на существование. С моей точки зрения, написание с большой буквы подчёркивает конкретность и значимость – это не абы какая администрация, а уважающая себя Администрация конкретного города, региона и т.п. (т.е. разница примерно та же, что с использованием «вы» и «Вы»). Кроме того, Администрация с большой буквы подчеркивает, что речь идёт не о системе управления «вообще», а о вполне определенной организационной структуре. И наоборот, если нет нужды выражать особое почтение и/или если речь идёт о системе управления городом или регионом в широком смысле, то написание строчными буквами может быть более уместным.

    Если Вы ведёте переписку с администрацией, то есть хороший принцип – пишите их наименование так, как они пишут сами, чтобы не было повода для обид.

    ОтветитьУдалить
  15. Спасибо огромное за ответ.

    ОтветитьУдалить