Планы Росархива по нормативному регулированию хранения электронных документов

Уже на протяжении более чем 15 лет я отслеживаю ситуацию с использованием электронных документов в нашей стране, а также стараюсь быть в курсе того, что говорят по этому поводу руководители архивного ведомства в своих выступлениях. В докладе руководителя Федерального архивного агентства А.Н.Артизова «Об итогах работы Федерального архивного агентства в 2017 году, задачах на 2018 год и среднесрочную перспективу» на расширенном заседании коллегии Росархива 20 марта 2018 года также поднимался вопрос об электронных документах.

А.Н.Артизов отметил, что включение Росархива с 2018 года в число участников государственной программы «Информационное общество (2011–2020 годы)» «по нашему мнению, позволит ускорить формирование полноценной нормативной правовой базы, регламентирующей создание, хранение и использование электронных документов, как в процессе делопроизводства, так и в архивах».

Руководитель Росархива перечислил проекты нормативно-правовых актов, над которыми работает ведомство и которые затрагивают вопросы управления электронными документами:

• Разработаны Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов, ведется подготовка к их утверждению;


• Совместно с заинтересованными министерствами и ведомствами, готовятся дополнения в нормативные правовые акты в части уточнения понятия «электронного документа», определения процедур его хранения и использования.

Замечу, что Росархив, к сожалению, не контролирует ситуацию в более широком плане, не знает о том, что идут настойчивые попытки ввести в законодательство новые понятия, такие, как «цифровая запись», и, соответственно, не готов ни поддержать такие инициативы, ни противостоять им.

Особенно подробно А.Н.Артизов остановился на проблемах организации хранения государственных реестров и регистров:

Доклад руководителя Федерального архивного агентства А.Н.Артизова «Об итогах работы Федерального архивного агентства в 2017 году, задачах на 2018 год и среднесрочную перспективу» на расширенном заседании коллегии Росархива, 20 марта 2018 года

В соответствии с Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» информация, содержащаяся в государственной информационной системе, является государственным информационным ресурсом и имеет статус официальной информации. Государственные органы обязаны обеспечить достоверность и актуальность информации, содержащейся в информационной системе, доступ к информации в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством защиту указанной информации от неправомерных действий, в том числе от уничтожения.

Действующим Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (2010 год) государственным реестрам и документам по их ведению установлен постоянный срок хранения.

Очевидно, что сведения, содержащиеся в государственных информационных системах, имеют практическое значение. В этой связи в ближайшей перспективе предстоит определить, все ли государственные информационные системы имеют историческое значение и сведения из них подлежат включению в состав Архивного фонда Российской Федерации.

В Российской Федерации и за рубежом нет единых решений в отношении информационных ресурсов, формируемых в государственных информационных системах. Вместе с тем, имеется понимание того что решение проблемы лежит в двух плоскостях.

Во-первых, необходимо определить и нормативно закрепить, что в отобранных на постоянное хранение государственных информационных системах является объектом архивного хранения:

• годовой срез (копия) соответствующего государственного реестра,


• часть информационного ресурса, утратившая актуальность,


• информационный ресурс, эксплуатация которого завершена.

Во-вторых, необходимо определить порядок передачи подобных информационных ресурсов на постоянное хранение, в том числе, установить формат архивного хранения, в который они должны быть конвертированы.

Для взвешенного решения этой задачи требуется проведение исследований, а также серьезная проработка всех указанных проблем.

Мой комментарий: Отмечу, что кроме вопроса о приеме на хранение государственных реестров и регистров, в докладе практически ничего больше не сказано о том, в каком направлении идет работа по остальным видам электронных документов, и идет ли она вообще. О НИРах в рамках государственного заказа я уже рассказывала (см.: https://rusrim.blogspot.ru/2018/01/2018_26.html ), и каких-либо серьезных работ в области электронной архивации в этих планах не предусмотрено.

Источник: сайт Федерального архивного агентства
http://archives.ru/reporting/report-artizov-2018-kollegia.shtml