Порядок учета и хранения обязательного экземпляра печатного издания в электронной форме

«Порядок доставки, хранения, учета обязательного экземпляра печатного издания в электронной форме, мер защиты при доставке обязательного экземпляра печатного издания в электронной форме, порядка компьютерной обработки данных обязательного экземпляра печатного издания в электронной форме в целях их классификации и систематизации, а также требований к формату доставляемого файла обязательного экземпляра печатного издания в электронной форме», утвержденный Приказом Минкультуры России от 26 декабря 2017 года № 2227, содержит требования к порядку учета и хранения обязательного экземпляра печатного издания в электронной форме в целях их классификации и систематизации (раздел III.).

Экземпляру печатного издания в электронной форме, размещенному производителем документов на сайте доставки, в автоматическом режиме присваивается в электронной форме уникальный идентификационный номер (идентификатор) (п.26).

Внутренний учет экземпляра, получаемого РГБ, ведется в регистрах индивидуального и суммарного учета в соответствии с «Порядком учета документов, входящих в состав библиотечного фонда», утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 8 октября 2012 г. № 1077 (п.27).

Внутренний учет экземпляра, получаемого ИТАР-ТАСС, ведется на основе уникального идентификационного номера в файловом хранилище (шифра электронного хранения) на серверах ИТАР-ТАСС (п.28).

Экземпляр печатного издания в электронной форме, получаемый ИТАР-ТАСС, регистрируется в электронных базах данных Национального фондохранилища отечественных печатных изданий (п.29).

Получатели документов хранят экземпляры печатных изданий в электронной форме в приспособленных для этого помещениях на специально выделенном для этих целей оборудовании (п.30).

В целях защиты экземпляра печатного издания в электронной форме получатели документов при их получении и хранении, а также в целях предотвращения их несанкционированного использования определяют лиц, ответственных за их обработку и хранение (п.31).

Получатели документов могут осуществлять при необходимости резервное копирование экземпляра печатного издания в целях обеспечения его сохранности (п.32).

Компьютерная обработка выходных сведений экземпляра осуществляется получателями документов в целях их классификации и систематизации (п.33). Классификация и систематизация выходных сведений осуществляется в автоматизированной информационной системе получателя документов (п.34).

Требования к формату доставляемого файла обязательного экземпляра печатного издания в электронной форме

Экземпляр печатного издания в электронной форме должен быть представлен в формате PDF/A в целях обеспечения возможности его долгосрочного архивного хранения. Использование других форматов не допускается (п.36).

Содержание PDF/A-файла экземпляра печатного издания в электронной форме должно соответствовать содержанию обязательного экземпляра печатного издания (п.37).

В случае, если экземпляр печатного издания представляет собой несколько составных элементов, то файл должен содержать все составные элементы в виде одного PDF/A-файла (п.38).

Электронные файлы не должны содержать следующие дефекты (п.39):

• Пропуск отдельных страниц текста электронного файла в случае отсутствия подобного пропуска в экземпляре печатного издания;


• Наличие в электронном файле пустых страниц в случае отсутствия пустых страниц в экземпляре печатного издания;


• Ошибки в нумерации страниц текста электронного файла в случае отсутствия подобных ошибок в экземпляре печатного издания;


• Нарушения порядка следования страниц электронного файла в случае отсутствия подобных ошибок в экземпляре печатного издания;


• Нечитаемость текста электронного файла;


• Отсутствие текстового слоя, если иное не предусмотрено экземпляром печатного издания;


• Разрешение страниц или иллюстраций менее 300 точек на дюйм, если иное не предусмотрено экземпляром печатного издания;


• Отклонение текста электронного файла по горизонтали более, чем на 5 градусов, если иное не предусмотрено экземпляром печатного издания;


• Разные размеры страниц текста электронного файла, если иное не предусмотрено экземпляром печатного издания;


• Ошибки и ограничения, в том числе программно-технические ограничения, препятствующие дальнейшему открытию и копированию электронного файла.

Мой комментарий: Установление требований к использованию только формата PDF/A у меня вызывает определенное чувство тревоги. Я уже несколько лет рассказываю на своем блоге о проблемах использования для архивного хранения форматов из группы PDF/A, но, к сожалению, тех, кто устанавливает требования к хранению электронных документов, это мало интересует.

Хочу отметить, что данный документ - один из немногих в нашей стране законодательно-нормативных документов, устанавливающих требования к организации хранения электронных документов (пусть, в данном случае, и весьма специфических). Будем надеяться, что это та «первая ласточка», за которой последуют другие.

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=293015