Как современные специалисты по управлению документами сохраняют свою нужность, часть 2

(Продолжение, начало см. http://rusrim.blogspot.ru/2018/04/1_16.html )

Вторая часть статьи Росса Непина (Ross Nepean - на фото) была опубликована 29 марта 2018 года на блоге североамериканской компании TAB, поставляющей программные решения, услуги, оборудование и материалы для управления документами.

В этой статье из трех частей мы рассказываем о том, каким образом современные специалисты по управлению документами и информацией повышают свою полезность для организации. В первой части мы говорили о том. как они расширяют сферу своей деятельности за пределами хранилищ дел и документов. Это позволяет им приложить свой опыт и знания по вопросам информационной архитектуры, метаданных, установлении и отслеживания сроков хранения и классификации на тех этапах жизненного цикла, где информация создается и активно используется.

Наш второй совет относительно того, как оставаться нужными предлагает сфокусировать внимание на тех результатах, которые важны для деловых, «зарабатывающих» подразделений, и использовать правильный язык для описания этих результатов.

Урок 2: Обеспечение результатов, которые важны для основной деловой деятельности

В ходе попыток расширить свою сферу деятельности, распространив её на ранние этапы жизненного цикла информации, специалисты по управлению документами и информацией обнаружат, что их партнеров из деловых подразделений в основном заботит то, как информацию можно использовать или оптимизировать с тем, чтобы это помогло им достичь желаемых результатов в основной деловой деятельности.

Благодаря беседам и опыту работы с нашими клиентами, мы выяснили, что такие деловые результаты обычно относятся к одной из четырех категорий. Когда мы говорим о ценности управления документами с точки зрения этих четырех основных видов деловой отдачи, мы говорим на языке наших партнеров из деловых подразделений, и мы говорим о важных для них вещах.

• Рост выручки и доходов
  
  В сфере финансовых услуг кредиты выступают в качестве крупного источника выручки. В процессе выдачи кредитов создаются многочисленные физические и электронные документы. Чем эффективнее эти документы могут быть созданы, сохранены и доступны, тем больше кредитов компания может обрабатывать, что позволяет увеличить выручку.
  
  Если Вас интересуют подробности, узнайте, как наши клиенты из финансовой отрасли создают дополнительные возможности для обработки кредитов, см. http://recordsmanagement.tab.com/financial-services/rim-in-banking-how-to-make-your-loan-vault-more-efficient-part-1/


• Экономия денежных средств
  
  Организации могут сэкономить много денег за счет переоценки и переконструирования методов, используемых для создания, хранения и организации дел. Группа управления документами и информации одной из организаций смогла добиться этого посредством внедрения  автоматизированного, отданного на аутсорсинг решения для цветового кодирования, которое сэкономит организации 250 тысяч долларов в год.
  
  Дополнительную информацию об этом проекте Вы можете найти в нашем описании примера из практики «Как автоматизированное цветовое сэкономило финансовому учреждению 250 тысяч долларов» (How automated color coding saved this financial institution $250K, http://www.tab.com/resources/case-studies/automated-color-coding-saved-financial-institution-250k/ ).


• Повышение эффективности
  
  Для большинства бизнес-процессов с интенсивным использованием документов существуют многочисленные возможности для их оптимизации. Перепроектируя эти процессы, переводя часть рабочих процессов в электронный вид и совершенствуя методы организации в дела и хранения бумажных документов, Вы можете добиться впечатляющих результатов. Один очень загруженный отдел лицензирования смог повысить эффективность на 1000 процентов!
  
  Чтобы узнать, как они это сделали, прочитайте описание нашего проекта в документе под названием «Лицензирование розничной продажи марихуаны в городе и округе Денвер» (Retail marijuana licensing at the City and County of Denver,  http://www.tab.com/resources/case-studies/project-spotlight-retail-marijuana-licensing-city-county-denver/?tab_k=TAB-WebUS-CS_City_County_Denver-Blog-201803-29 , доступ свободный при условии предоставления персональных данных – Н.Х.).


• Минимизация риска
  
  Пересмотр и совершенствование существующего процесса может привести к другим важным деловым результатам, таким, как минимизация риска. Например, пересмотрев и обновив свои политики и структуру в области захвата документов и их размещения в дела, банк Bank United (штат Флорида, США) смог очень сильно улучшить свою способность обеспечить соответствие отраслевым стандартам и законодательно-нормативным требованиям.
  
  Чтобы узнать подробности того того, как банк этого добился, прочитайте наше описание примера из практики «BankUnited: Стремительно преобразование практики работы с делами» (BankUnited: a whirlwind file conversion,  http://www.tab.com/resources/case-studies/bankunited-whirlwind-file-conversion/ ).

Данные четыре основных направления получения деловой могут стать отличной стартовой точкой при планировании и оценке Вашей программы управления документами. Как и в какой мере Ваши программы способны добиться деловой отдачи по этим направлениям?

В третьей части нашего поста мы поговорим о необходимыми знаниях, навыках и инструментах, которые требуются специалистам по управлению документами для того, чтобы быть успешными.

(Окончание следует, см. https://rusrim.blogspot.ru/2018/05/3.html )

Росс Непин (Ross Nepean)

Источник: блог компании Tab
http://recordsmanagement.tab.com/records-management-compliance-and-program-design/how-modern-rim-professionals-are-staying-relevant-part-2/