вторник, 10 апреля 2018 г.

Вопрос коллеги: Обязателен ли бумажный экземпляр электронных документов постоянного или длительного сроков хранения?


Вопрос: Существует ли в нашей стране законодательный или нормативный акт, регламентирующий наличие в обязательном порядке бумажного экземпляра документов постоянного или долговременного сроков хранения?

Я несколько раз присутствовала на занятиях по вопросам делопроизводства и архива, и нам объясняли, что документы 10-ти летнего и более сроков хранения должны в ОБЯЗАТЕЛЬНОМ порядке распечатываться на бумаге. Хотелось бы узнать, в каком законодательном или нормативном акте это прописано.


Ответ: Действительно, некоторые коллеги до сих пор придерживаются мнения о том, что документы длительного и постоянного срока хранения можно и нужно хранить только на бумаге :( Я уже давно борюсь с этой неразумной позицией, не соответствующей ни реалиям времени, ни требованиям законодательства. Что там говорить, в последнее время даже Росархив перестал наставать на таком подходе!

В российском законодательстве нет общих норм, требующих создавать в обязательном порядке бумажный подлинник, - наоборот, всё чаще это просто невозможно сделать или ввиду «технических» особенностей документов, или же ввиду прямых требований законодательства; и всё большее число документов, в том числе и длительного срока хранения, создаются изначально в электронном виде без какого-либо дублирования их на бумаге.

В то же время организации при использовании электронных документов в своей деловой деятельности, - особенно тогда, когда они переходят на их использование по собственной инициативе, - должны учесть все плюсы и минусы работы с ними. К сожалению, ключевые проблемы обеспечения долговременной сохранности электронных документов, особенно подписанных усиленными электронными подписями, до сих пор в полной мере не решены, и приходится действовать во многом на свой страх и риск. По этой причине в ряде случаев создавать бумажный подлинник / дубликат по-прежнему имеет смысл, - но это уже выбор самой организации, делаемый с учетом конкретных обстоятельств.

При принятии решения, с моей точки зрения, ключевым моментом должно стать повышение эффективности и оперативности работы организации, сокращение затрат, снижение управленческих рисков. Если же перевод документов в электронный вид ставит целью следовать модным тенденциям и повышает риски того, что документы будут утрачены или признаны судами ненадлежащими доказательствами - стоит сто раз подумать, в каком виде лучше создавать подлинники и обеспечивать их сохранность.

Для полноты картины отмечу, что сегодня считанные единицы из российских государственных и муниципальных архивов в состоянии принять на хранение электронные документы, а впоследствии обеспечить их сохранность – этот момент порой тоже  стоит принять во внимание.

Немножко уходя в сторону от Вашего вопроса, хочу обратить внимание ещё и на то, что, думая о том, как организация будет действовать в случае чрезвычайных ситуаций, тоже порой имеет смысл создавать бумажные подлинники или копии определенных документов, чтобы с ними в случае ЧП можно было работать без использования технических средств.

Комментариев нет:

Отправить комментарий