Проект новой редакции Перечня типовых управленческих архивных документов

30 марта 2018 года на официальном сайте Федерального архивного агентства (Росархива) в разделе «Проекты» размещен для публичного обсуждения проект новой редакции «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (см. http://archives.ru/sites/default/files/2018-03-project-perechen.doc ).

Замечания и предложения можно направить в срок до 1 мая 2018 года в Росархив по электронному адресу: Tikhonovich_SV@gov.ru

Проект состоит из 12 разделов в которые включено 675 статей.

Мой комментарий: Я несколько раз внимательно прочитала проект Перечня, и сначала никак не могла сообразить, что же меня в нём напрягает. После седьмого прочтения (!) наконец поняла – проект пытается объединить трудносовместимые нормы, которые установлены в различных законодательно-нормативных актах Российской Федерации.

Проект перечня не учитывает того, что у нас сейчас в сфере государственного управления и деловой деятельности можно выделить несколько «блоков», которые регулируются по-разному, начиная с уровня законодательства:

• Система государственного и муниципального управления, - а значит, и система соответствующего документирования - регламентируется отдельными законодательными и нормативными актами;


• Деятельность коммерческих и унитарных организаций от момента их создания до ликвидации (и, соответственно, документирование их деятельности) регламентированы целым блоком федеральных законов и подзаконных нормативно-правовых актов, причем для каждой правовой формы организации – это отдельный закон, и требования этих законов могут существенно различаться. Данный пласт документов практически никак не пересекается с документацией государственных органов;


• Блоки по отдельным видам управления, таким, как бухгалтерский и налоговый учет, трудовые отношения и т.п., которые в нашей стране регулируются едиными для всех законами, например, Трудовым Кодексом. Соответственно, и требования к документам и документированию можно выделить единые (хотя для государственных служащих, например, при оформлении трудовых отношений есть дополнительные требования).

И вот представьте себе, что из всего этого огромного массива требований к документированию методом «научного тыка» кусками вырваны отдельные виды документов и вперемешку включены в проект Перечня …

Понятно, что значительная часть статей не вызовет каких-то вопросов и споров, в первую очередь там, где речь идет о традиционных управленческих документах. Но как только речь заходит о документах коммерческих организациях, вопросы возникают на каждом шагу.

Приведу один пример:

Проект Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения

58. Документы (справки, докладные, служебные записки, предложения к повестке дня, извещения, приглашения, рекламные проспекты, переписка) по подготовке и проведению заседаний представительных (коллегиальных) органов организаций, собраний акционеров, съездов, конгрессов, пленумов, конференций, «круглых» столов, совещаний, торжественных приемов, встреч - 5 л.

59. Документы (программы, доклады, выступления, сообщения, повестки, тематические фотоальбомы, фонодокументы, видеодокументы, переписка) заседаний представительных (коллегиальных) органов организаций, собраний акционеров, съездов, конгрессов, пленумов, конференций, «круглых» столов, совещаний, торжественных приемов, встреч:
а) по месту проведения - 5 л. ЭПК
б) в других организациях - До минования надобности

Мне кажется, что нелогично в один пункт объединять документы общего собрания акционеров (именно так называется этот орган управления акционерным обществом), которое является, согласно ст. 48 федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах», «высшим органом управления общества» - и документы круглых столов и приемов! :)

С моей точки зрения, традиционная идеология разработки и использования перечней такого типа безнадежно устарела и не отвечает требованиям времени. Сейчас изменения в законодательстве, в том числе и изменения к требованиям документирования деятельности как государственных органов, так и коммерческих организаций, идут «без перерыва на обед». В этих условиях давно пора поменять концепцию составления, актуализации и использования Перечней, начав с разработки проекта новой концепции и его публичного обсуждения.

Как мне кажется, пытаться составить вручную силами двух-трех человек Перечень, охватывающий все виды управленческой документации во всех сферах деятельности, нереально. Еще более нереально надеяться, что хотя бы через год после начала работы над ним он в полной мере будет соответствовать действительности. У нас в 2018 году собираются вновь переписать более 50 основополагающих законов, включая Гражданский кодекс! От печатного документа нужно переходить к созданию и непрерывному ведению постоянно актуализируемой базы данных.

Необходимо таким образом продумать процедуру установления сроков хранения, чтобы всем упомянутых в законодательно-нормативной базе видам документов эти сроки устанавливались официально и были согласованы с Росархивом. Если не хватает собственных идей о том, как это можно сделать, существует соответствующий зарубежный опыт, которым можно воспользоваться.

Я бы также предложила подумать над тем, чтобы принять решение о разработке Перечня частями небольшого объёма, посвященными отдельному направлению деятельности – как это делалось у нас в прошлом веке при разработке самых первых Перечней, и как это делается сегодня во многих странах мира. Сегодняшняя реальность такова, что ни Росархив, ни ВНИИДАД не имеют в своем распоряжении необходимого количества специалистов, чтобы разом качественно подготовить Перечень в полном объёме.

Источник: Официальный сайт Федерального архивного агентства
http://www.rusarchives.ru/novosti/novosti-rosarhiva/30-03-2018-federalnoe-arhivnoe-agentstvo-informiruet