понедельник, 16 апреля 2018 г.

Как современные специалисты по управлению документами сохраняют свою нужность, часть 1


Первая часть статьи Росса Непина (Ross Nepean - на фото) была опубликована 22 марта 2018 года на блоге североамериканской компании TAB, поставляющей программные решения, услуги, оборудование и материалы для управления документами.

Многие специалисты по управлению документами и информацией, с которыми мы говорили, сталкиваются с трудностями в части получения средств и внимания внутри организации.

Почему это происходит?

Одной из причин является то, что традиционно сфера управления документами и информацией рассматривается как затратная: это расходы, которые нужно минимизировать, а не источник получения прибыли и не место для инвестиций. Когда такой менталитет преобладает среди высшего руководства, специалистам по управлению документами сложно добиться признания своей значимости в организации.

Хорошей новостью является то, что мы видим в отрасли немало современных, инновационных специалистов по управлению документами, которые опрокидывают эти предрассудки и повышают свою значимость и ценность для организации.

Данная статья из трех частей объяснит Вам, как они этого добиваются, охватывая три важных урока:
  • Урок 1: Обеспечение деловой отдачи на протяжении всего жизненного цикла информации;

  • Урок 2: Обеспечение результатов, которые важны для основной деловой деятельности;

  • Урок 3: Разработка правильных инструментов и навыков для достижения успеха.
Урок 1: Обеспечение деловой отдачи на протяжении всего жизненного цикла информации

Чтобы обеспечить деловую отдачу и оставаться нужными, специалисты по управлению документами должны принимать участие уже на ранних стадиях жизненного цикла документов и информации.

Традиционно специалисты по управлению документами начинали действовать уже после создания контента, часто после того, как период его максимальной полезности закончился.

Сегодня современные специалисты по управлению документами повышают свою нужность, расширяя сферу охвата и влияние своей деятельности, распространяя её на ранние стадии жизненного цикла информации, в те периоды, когда информация создается и активно используется внутри организации.

Такой подход не только открывает им новые возможности для обеспечения деловой отдачи от своей деятельности, но и упрощает выполнение традиционных задач полномасштабного управления информацией и управления рисками. Если группы управления информацией в состоянии дать свои советы и рекомендации в момент создания информации, это впоследствии облегчает управление информацией и её уничтожение либо передачу на архивное хранение.

Итак, каким образом специалисты по управлению документами могут играть более активную роль на ранних этапах создания и использования информации?
  • Участвуйте в закупках деловых программных приложений, в том числе офисного программного обеспечения или, например, программного обеспечения для выдачи кредитов и систем управления земельными ресурсами;

  • Используйте свой опыт в вопросах установления и отслеживания сроков хранения, классификации, информационной архитектуры и работы с метаданными для того, чтобы способствовать успешному внедрению деловых приложений и решений;

  • Структурируйте данные и взаимосвязи для максимизации эффективности информации в период ее активного использования;

  • Внедряйте методы, улучшающие доступ к физической и электронной информации в масштабах Вашей организации (см. http://www.tab.com/resources/case-studies/improve-access-physical-electronic-information-across-organization/ ),  с тем, чтобы сделать информацию доступной в любое время и в любом месте.
Внедрение современных методов и практик управления документами и информацией на ранних стадиях их жизненного цикла принесет пользу Вашей организации, способствуя в дальнейшем получению прибыли и уменьшению затрат.

Во второй части этой статьи мы рассмотрим следующий урок: обеспечение результатов, которые важны для основной деловой деятельности.

(Продолжение следует, см. https://rusrim.blogspot.ru/2018/04/2_18.html )

Росс Непин (Ross Nepean)

Источник: блог компании Tab
http://recordsmanagement.tab.com/records-management-compliance-and-program-design/modern-rim-professionals-staying-relevant-part-1/

Комментариев нет:

Отправить комментарий