среда, 10 мая 2017 г.

Претензии Ассоциации российских банков к проекту Перечня документов кредитных организаций


При изучении заключения Ассоциации российских банков (АРБ) на проект приказа «Об утверждении Перечня документов, образующихся процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения» (см.: https://arb.ru/upload/iblock/958/Заключение.pdf ), на меня произвели сильное впечатление качество и глубина проделанной коллегами из АРБ работы. Они сделали именно то, что на самом деле должны были выполнить разработчики перечня – проверили указные в проекте сроки хранения на соответствие требованиям законодательства. Проделана огромная и, самое главное, очень нужная для доработки проекта работа.

Основные претензии АРБ к срокам хранения следующие:
  • Установлены необоснованно длительные сроки хранения для многих видов документов;

  • Сроки хранения документов, сопровождающих определенные единые процессы, не всегда согласованы между собой;

  • Установлены разные сроки хранения документов, на практике входящих в состав одного дела/досье.
Не менее серьезные претензии имеются у специалистов кредитных организаций к тому, что сроки хранения ряда документов противоречат срокам хранения, установленным следующими законодательными и нормативными актами (в заключении приводятся примеры конкретных статей Перечня в сопоставлении с требованиями законодательства):
  • Налоговый кодекс РФ;

  • Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных»

  • Федеральный закон от 30 декабря 2004 года № 218-ФЗ «О кредитных историях»;

  • Федеральный закон от 7 августа 2001 года № 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма».
В заключении АРБ предлагается устранить эти противоречия, а также противоречия между сроками хранения документов, установленных в проекте Перечня и срокам хранения аналогичных документов, установленных в «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденных приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 года № 558.

Отдельно подчеркнуто, что в проекте необходимо точно установить сроки хранения первичных учетных документов по всем видам операций, поскольку в статье 484 перечня упоминаются только первичные учетные документы по вкладам граждан, кредитам и операциям с драгоценными металлами. По мнению специалистов, «необходимо в целом точно определить сроки хранения бухгалтерских документов дня, включая мемориальные и банковские ордера, и кассовых документов дня» (п.9).

Коллеги также предлагают, при указании порядка отсчета сроков хранения, исключить их соотнесение с внешними событиями, момент наступления которых невозможно определить (например, «при завершении налоговой проверки»), т. к. такой порядок исчисления сроков, - например, в части регулирования хранения документации в кредитных досье, - не дает представления по виду, предмету и возможным срокам проверки и, как следствие, не позволяет рассчитать точные сроки хранения документов.

Мой комментарий: Вопрос об использовании условных сроков хранения гораздо «злее», поскольку они сейчас часто устанавливаются нормативно-правовыми актами, и нередко таким образом, что создают путаницу. В проект эти сроки хранения просто не включены. Я считаю, что этот вопрос требует отдельного профессионально обсуждения и принятия взвешенного решения.

Представители кредитных организаций считают, что для сохранения целостности регулирования сроков хранения документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, в проекте приказа, помимо сроков хранения документов, отражающих банковские операции и иные сделки, «представляется необходимым определить сроки хранения управленческой документации», т. е. документации, связанной с:
  • Осуществлением распорядительной функции, организационной функции управления, функции контроля, а также правового обеспечения управления, организации документационного обеспечения управления и хранения документов банком;

  • Трудовыми правоотношениями;

  • Административным и хозяйственным обслуживанием организации (например, с эксплуатацией служебных зданий, транспортным обслуживанием и обеспечением безопасности кредитной организации).
Мой комментарий: Как мне кажется, это не стоит делать. Речь идет о документах, которые создаются в деятельности практически всех коммерческих организаций, и которые, по-хорошему, должны быть включены в «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

Учитывая, что в План научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ, выполняемых на основе государственного задания Федерального архивного агентства на 2017 год ВНИИДАДом, утвержденный приказом Росархива №166 от 30 декабря 2016 года (п..1.2.1, см.: http://archives.ru/reporting/plan-nir2017.shtml ), включена подготовка проекта «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций, с указанием сроков их хранения, и инструкции по его применению», имеет смысл эти разделы включить в него и/или дорабатывать именно там.

С моей точки зрения, включать одни и те же виды документов в различные Перечни, вообще говоря, нежелательно, т.к. появляются риски возникновения расхождений как в описании видов документов в статьях Перечней, так и в сроках хранения – ведь наши разработчики Перечней, всё ещё живущие в бумажном мире середины 20-го века, пока не освоили технологии, позволяющие синхронизовано обновлять несколько документов.

Еще в 34 пунктах заключения приведены примеры противоречий, которые выявлены при изучении самого Перечня. Речь идет, прежде всего, о тех случаях, когда для одних и тех же документов в разных статьях установлены различные и/или спорные сроки хранения.

Например, согласно статье 68, доверенности вкладчиков (копии доверенностей) по закрытым счетам, выплаты на основании которых не производились, предлагается хранить в течение 5 лет (после закрытия лицевого счета и при условии завершения проверки налоговыми органами), а статьей 85 перечня установлен срок хранения документов по счетам и вкладам (депозитам), в т. ч. доверенностей - 35 лет (при условии завершения проверки налоговыми органами).

Мой комментарий: Мне кажется, что работа, проделанная Ассоциацией россйских банков, наглядно показала, насколько сложно в современных условиях устанавливать сроки хранения. Отмечу, что коллеги проанализировали только сроки хранения, установленные законодательными актами, в то время, как Банк России и другие ведомства активно устанавливают их в подзаконных нормативно-правовых актах. Этот плат ещё предстоит изучить при доработке проекта Перечня.

Более того, текущая ситуация с Перечнем лишний раз продемонстрировала, что пора уже подумать об изменении подходов к процедуре разработки Перечня, к составу информации, которую он должен содержать, а также к методике применения Перечней. О том, каким я хотела бы видеть процесс разработки перечней, попробую рассказать в следующем посте.

Источник: Официальный сайт Ассоциации Российских банков / официальный сайт Федерального архивного агентства
https://arb.ru/upload/iblock/958/Заключение.pdf 
http://archives.ru/reporting/plan-nir2017.shtml
http://vniidad.ru/Downloads/sovet/prikaz166.pdf

Комментариев нет:

Отправить комментарий