пятница, 5 августа 2016 г.

Утверждены требования к организации системы учета документов, относящихся к ведению депозитарного учета, и к их хранению


Банком России 13 мая 2016 года утверждено «Положение о требованиях к осуществлению депозитарной деятельности при формировании записей на основании документов, относящихся к ведению депозитарного учета, а также документов, связанных с учетом и переходом прав на ценные бумаги, и при хранении указанных документов» № 542-П, которое вступит в силу 5 апреля 2017 года.

Депозитарий организует систему учета документов, которая должна обеспечивать возможность доступа к записям о документах, относящихся к ведению депозитарного учета, а также документах, связанных с учетом и переходом прав на ценные бумаги, которые были получены или направлены депозитарием (п.1.1).

Он осуществляет хранение и защиту записей, а также, по требованию Банка России или в иных случаях, предусмотренных депозитарным договором, обеспечивает возможность визуализации и представления содержащейся в них информации (в том числе в виде электронных таблиц), (п.1.9).

Депозитарий регистрирует в системе учета все поступающие к нему документы (п.2.1):
  • На основании которых открываются или закрываются счета депо и иные счета, субсчета депо и разделы счета депо, совершаются операции по ним, вносятся записи о депоненте и о ценных бумагах, представляется информация о депонентах, а также об операциях по их счетам депо или о ценных бумагах на указанных счетах;

  • Связанные с осуществлением прав по ценным бумагам, подлежащие передаче депонентам или организации, в которой депозитарию открыт лицевой счет номинального держателя или счет лица, действующего в интересах других лиц.
Регистрация документов осуществляется путем внесения записей о них в систему учета в день их поступления (п.2.2). Если запись внесена техническими средствами в автоматическом режиме, это должно быть указано (п.2.3).

В случае поступления депозитарию нескольких документов в виде одного отправления ( комплект входящих документов) его регистрация  может быть осуществлена по правилам регистрации одного документа (п.2.4).

Депозитарий также регистрирует в системе учета документов (п.2.5):
  • Все формируемые отчеты об операциях и выписки по счетам депо;

  • Уведомления об отказе во внесении записи по счету депо (иному счету), субсчету депо или разделу счета депо или во внесении записи об изменении сведений о депоненте;

  • Поручения по открытым депозитарию счетам депозитария, а также

  • Документы, связанные с осуществлением прав по ценным бумагам.
Система учета документов может включать в себя программно-аппаратные средства, предназначенные для формирования, отправления и получения электронных документов (п.2.9).

Записи по счетам, записи в учетных регистрах, записи в журнале операций, записи в системе учета документов и записи внутреннего учета должны содержаться и храниться в электронных базах данных (п.5.1).

В целях защиты и хранения учетных записей депозитарий должен принять все разумные меры, чтобы обеспечить (п.5.2):
  • Защиту от несанкционированного доступа к учетным записям и/или от передачи информации, содержащейся в них, лицам, не имеющим права на доступ к указанной информации, а также постоянный контроль целостности информации;

  • Своевременное обнаружение фактов несанкционированного доступа к ним;

  • Предупреждение возможности неблагоприятных последствий нарушения порядка доступа к учетным записям;

  • Недопущение воздействия на технические средства обработки и хранения учетных записей, в результате которого нарушается работа таких технических средств;

  • Возможность незамедлительного восстановления учетных записей; модифицированных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним либо вследствие сбоя в работе технических средств обработки и хранения учетных записей;

  • Постоянный контроль за обеспечением защищенности учетных записей;

  • Непрерывность работы технических средств обработки и хранения учетных записей в течение операционного дня.
Учетные записи должны быть доступными по состоянию на каждый операционный день (п.5.4).

В положении установлены сроки хранения для различных видов записей и документов (см. таблицу ниже).

Записи по счету депо или субсчету депо, содержащие сведения об остатке ценных бумаг на конец каждого операционного дня, подлежат обязательному хранению в течение не менее пяти лет со дня закрытия счета (субсчета) (п.5.4).

Депозитарий может хранить записи только на конец операционного дня, в который была совершена последняя операция по счету, если он обеспечил возможность расчета остатков ценных бумаг на конец каждого операционного дня с помощью технических средств обработки учетных записей и если такой способ внесения записей об остатках ценных бумаг предусмотрен внутренними документами, утвержденными депозитарием.
 
Виды записей и документовСрок хранения
Записи по счету депо (иному счету) или субсчету депо
- сведения об остатке ценных бумаг на конец каждого операционного дняне менее пяти лет со дня закрытия счета (субсчета)
- о списании и зачислении ценных бумаг не менее пяти лет со дня закрытия счета депо или иного счета (субсчета).
Запись по счету депо, субсчету депо или разделу счета депо
- об ограничении распоряжения ценными бумагами, об обременении ценных бумагне менее пяти лет со дня закрытия соответствующего счета депо, субсчета депо или раздела счета депо.
- о новых условиях обременения ценных бумагне менее пяти лет со дня закрытия соответствующего счета депо, субсчета депо или раздела счета депо.
- о снятии ограничения распоряжения ценными бумагами или в течение не менее пяти лет со дня закрытия соответствующего счета депо или иного счета (субсчета).
- о прекращении обременения ценных бумаг подлежит обязательному хранению в течение не менее пяти лет со дня закрытия соответствующего счета депо или иного счета (субсчета)
Записи в учетных регистрах, содержащих сведения о депонентахдо дня закрытия соответствующего счета депо или субсчета депо, а также в течение не менее пяти лет со дня его закрытия
Записи в журнале операцийв течение срока хранения учетных записей, внесение которых зарегистрировано указанными записями в журнале операций
Записи в системе учета документов и подлежат обязательному хранению в течение не менее десяти лет со дня их внесения в систему учета документов
Записи внутреннего учетав течение не менее десяти лет со дня их внесения в систему внутреннего учета
Записи о документах, на основании которых осуществлена фиксация обременения ценных бумаг и (или) ограничения распоряжения ценными бумагамине менее десяти лет со дня прекращения соответствующего обременения и (или) ограничения
Документы, зарегистрированные в системе учета документов, за исключением документов, переданных депонентам или организациям, в которых открыт счет депозитарияне менее пяти лет со дня их регистрации

Мой комментарий: Для большинства записей сроки хранения установлены условные, что, как обычно, создает трудности при проведении экспертизы ценности и отбора на уничтожение тех записей, сроки хранения которых истекли.

Способы хранения учетных записей, вносимых в электронные базы данных, должны обеспечивать возможность восстановления временной последовательности событий и действий работников депозитария по внесению изменений в электронные базы данных, а также возможность идентификации лиц или технических средств, которыми внесены данные изменения (п.5.5).

Депозитарий осуществляет ежедневное резервное копирование учетных записей на электронные, оптические или иные носители информации, на которые не оказывают воздействия нарушения работы технических средств обработки и хранения учетных записей. Технические средства резервного копирования учетных записей должны обеспечить возможность изъятия их копий без нарушения работы технических средств обработки и хранения и их резервного копирования (п.5.6).

Депозитарий хранит документы, зарегистрированные в системе учета документов, за исключением документов, переданных его депонентам или организациям, в которых ему открыт счет депозитария, не менее пяти лет со дня их регистрации (п. 5.7).

Технические средства обработки и хранения учетных записей, а также носители информации, используемые для резервного их копирования, должны располагаться на территории РФ (п.5.8).

Источник:  Консультант Плюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc&base=LAW&n=200690

Комментариев нет:

Отправить комментарий