четверг, 18 августа 2016 г.

Конференция Общества американских архивистов, день второй: Электронные документы


Данную заметку американский архивист Бонни Ведл (Bonnie Weddle) опубликовала 6 августа 2016 года на своём блоге «l'Archivista»

Фото: Медузы в Аквариуме Джорджии, Атланта, штат Джорджия, 6 августа 2016 года (Именно в Атланте проходила недавно завершившаяся ежегодная конференция SAA – Н.Х.).

Хотя я всегда стремлюсь - по крайней мере, когда оплачиваю все расходы за собственный счет - посетить на конференции Общества американских архивистов (Society of American Archivists, SAA) несколько секций, не имеющих ничего общего с моей нынешними служебными обязанностей, я также выискиваю и те посвященные электронным документам секции, которые меня заинтриговывают либо несколько выводят из моей «зоны комфорта». Этим утром я побывала на двух таких секциях:
  • Секция 309 «DWG, RVT, BIM: Новый вид алфавитного супа, вызывающий намного более сильную изжогу» (DWG, RVT, BIM: A New Kind of Alphabet Soup, with a Lot More Heartburn), и

  • Секция 409 «Действуя совместно в интересах управления электронными документами: Точка зрения Архивов Конгресса» (Working Together to Manage Digital Records: A Congressional Archives Perspective).
Я пишу этот пост в 2:30 утра в субботу, потому что слишком взвинчена, чтобы спать – вчера я была на ногах с 6:15 утра. Я опираюсь на заметки, которые свела воедино во время паузы в моем графике в середине дня, так что собираюсь ограничиться перечислением ключевых моментов, которые вынесла с этих секций - а затем буду считать, что наступила ночь (или утро).

В моем хранилище имеется всего несколько документов, созданных в системах автоматизированного проектирования (САПР - Computer Aided Design, CAD), но вполне вероятно, что в достаточно близком будущем они станут поступать в большем количестве. Секция «DWG, RVT, BIM: Новый вид алфавитного супа, вызывающий намного более сильную изжогу», посвященная документам, создаваемым в САПР-системах и системах информационного моделирования зданий (Building Information Modeling, BIM), привлекла мое внимание к ряду моментов, на которые я до сих пор не обращала внимания:
  • Круглый стол по архитектурным документам (Architectural Records Roundtable) при SAA создал рабочую группу по САПР/BIM-документам (CAD/BIM Taskforce,  http://www2.archivists.org/groups/architectural-records-roundtable/cadbim-taskforce ), которая подготовила библиографию по соответствующим проектам, опросила архивистов, работающих в проектно-конструкторских фирмах и в архивах, имеющих на хранении проектно-конструкторскую документацию, - а также добавила ряд записей о наиболее распространенных САПР-форматах в реестр файловых форматов PRONOM, который ведут Национальные Архивы Великобритании.

    В будущем группа может взяться за изучение долговременной сохранности на основе программного обеспечения (т.е. эмуляции), выявить сценарии использования, а также наладить взаимодействие с компаниями-разработчиками программного обеспечения САПР.

  • Стратегии долговременной сохранности на основе миграции просто плохо масштабируются. Эмуляция, вероятно, будет единственным подходом, подходящим для проектно-конструкторских фирм и хранилищ, имеющих в своих фондах большое количество электронной проектно-конструкторской документации.

  • По ряду причин архитекторы часто создают на различных этапах процесса проектирования легкодоступные «производные» документы. Как следствие, архивистам, проводящим экспертизу ценности и отбор на архивное хранение документирующих архитектурные проекты материалов следует стремиться получить все файлы, связанные с конкретным проектом, а не одни только окончательные версии, которые сохраняет у себя и/или передает заказчику фирма-разработчик.

  • Некоторые архивисты утверждают, что в отсутствие четких, практичных стратегий обеспечения долговременной сохранности трехмерных САПР-моделей и BIM-файлов, наиболее целесообразным подходом является создание и сохранение двумерных PDF-файлов. Конечно, если Ваши задачи ограничиваются документированием внешнего вида структуры или ландшафта, то PDF-файлов может быть достаточно. Если, однако, Вы пытаетесь документировать меняющийся характер архитектурного образования и практики, или если Вам необходимо сохранить документы, необходимые для текущего технического обслуживания зданий, то Вам нужно будет сохранять оригинальные трехмерные файлы.

    Мой комментарий:
    Бонни Ведл здесь, на мой взгляд, не совсем точно расставляет акценты. Трехмерность здесь – не самое главное (к тому же уже прорабатываются версии PDF-файлов, позволяющих сохранять трехмерные модели). САПР-файлы – это на самом деле многомерные базы данных (помимо пространственной геометрии, в них есть много чего другого: динамические модели, разводка коммуникаций, различная технологическая информация и т.д.), и только в них содержится весь комплекс информации, всесторонне описывающей объекты. Иными словами, САПР-файлы сегодня – это и есть настоящая проектно-конструкторская документация, а разные производные документы хотя и полезны, но в полной мере заменить их не в состоянии.

  • Архивисты, отвечающие за описание САПР/BIM-файлов, должны знать, как использовать программное обеспечение, необходимое для их отображения.

  • BIM-модели являются настолько подробными и всесторонними, что выполняющие запросы архивисты должны понимать: раскрытие полных версий этих моделей может создать проблемы для безопасности. Они также должны обладать техническими знаниями и навыками, позволяющими им удалять конфиденциальные данные из публично доступных копий таких файлов.

    Мой комментарий:
    Пожелание само по себе разумное, но на практике трудновыполнимое – трудно ожидать, что архивистом «за те же деньги» будет работать высококвалифицированный специалист по САПР-системам. Думаю, что эту задачу нужно решать путем сотрудничества специалистов ряда профессий.

  • Если у Вас в хранилище имеется всего несколько САПР/BIM-файлов и вы просто хотите иметь возможность визуализировать их, то существуют бесплатные программы просмотра, способные отображать наиболее распространенные форматы таких файлов. Эти программы, однако, редко поддерживаются в течение длительного времени.

    Если же у Вас имеется большой массив САПР/BIM-файлов, или если Вы хотите просматривать их в их «родной» среде, не стесняйтесь связаться с соответствующим разработчиком программного обеспечения, подчеркнув, что Вы представляете некоммерческую исследовательскую организацию. Если Ваше хранилище находится в структуре учебного учреждения, имеющего программы обучения по архитектуре или инженерному делу, то Вам, возможно, не придётся покупать собственную лицензию на программное обеспечение.
В моем хранилище также имеется относительно небольшое количество законодательных документов. Тем не менее, секция «Действуя совместно в интересах управления электронными документами: Точка зрения Архивов Конгресса» показалось мне интересной, и я рада, что сходила на неё. Вот основные тезисы:
  • Все большее число комитетов Сената нанимает собственных архивистов, и эта практика приводит к заметным улучшениям в управлении и обеспечении сохранности документов комитетов.

  • В условиях, для которых характерна интенсивная работа и быстрое обновление персонала на всех уровнях, зачастую куда эффективнее обращать внимание руководителей на то, что хорошее управление документов имеет важнейшее значение для обеспечения эффективности и производительности труда, чем делать упор на соблюдении соответствующих законодательно-нормативных требований.

  • Архивисты, работающие в офисах Конгресса США, используют целый ряд инструментов, которые могут быть полезны в самых разных условиях:


  • Архивистам, работающим в собирающих коллекции учреждениях, которые приобретают документы покидающих Конгресс его членов, нужно не только найти «правильного человека, с которым поговорить», но и обеспечить, чтобы подчиненный персонал знал об одобрении планов по передаче материалов высшим руководством. Учитывая, что большинство сотрудников, ответственных за закрытие офиса законодателя, в этот момент уже ищет другую работу, доведение до подчиненных такого решения высшего руководства может оказаться серьёзной проблемой.

  • В 2009 году Комитетом по электронным документам (Electronic Records Committee)  Общества американских архивистов был сформирован Круглый стол по документам Конгресса (Congressional Papers Roundtable). Он объединяет архивистов и специалистов по управлению документами, работающих с документами Конгресса на всех этапах их жизненного цикла. Круглый стол подготовил ряд отчетов о передовом опыте ( https://cprerc.wordpress.com/case-studies/ ) и пошаговых инструкции по обработке (  https://cprerc.wordpress.com/electronic-records-modules/ ), которые могут представлять интерес для архивистов, работающих с документами законодательных органов штатов или местных органов власти, а также с электронными документами других видов.
Бонни Ведл (Bonnie Weddle)

Источник: блог l'Archivista
http://larchivista.blogspot.ru/2016/08/saa-day-two-electronic-records.html

Комментариев нет:

Отправить комментарий