Национальные Архивы США: Руководство по новому подходу к управлению документами, содержащимися в электронной почте, часть I

Ниже приведен перевод бюллетеня Национальных Архивов США, опубликованного ими на своём сайте 29 августа 2013 года.

Бюллетень Национальных Архивов США (NARA) 2013-02 от 29 августа 2013 года
Кому: Руководителям федеральных органов исполнительной власти
Тема: Руководство по новому подходу к управлению документами, содержащимися в электронной почте
Срок действия: до 31 августа 2016 года

1. Какова цель данного бюллетеня?

В данном бюллетене федеральным органам исполнительной власти предлагается новый метод управления документами, известный как Capstone (метод «вершины пирамиды»), предназначенный для управления в электронном виде их сообщениями электронной почты, относящимися к числу федеральных документов. В бюллетене обсуждаются вопросы, которые федеральные органы должны принять во внимание, если они решат применить метод Capstone для управления документами в своей электронной почте.

Национальные Архивы разработали метод Capstone в рамках своих продолжающихся усилий по оценке того, как федеральные органы использовали различные хранилища электронной почты для управления содержащимися в ней документами (см. Бюллетень Национальных Архивов 2011-03 «Руководство по использованию приложений для архивации электронной почты для её хранения» (NARA Bulletin 2011-03, “Guidance Concerning the use of E-mail Archiving Applications to Store E-mail”, http://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2011/2011-03.html )).

Данный подход был разработан как признание сложности применения традиционных методов управления документами к колоссальным объемам производимой федеральными органами исполнительной власти электронной почты. Метод Capstone даст федеральным органам реализуемое на практике решение проблем управления электронной почтой как документами, особенно в случае, если они рассматривают возможность использования облачных решений. Кроме того, метод Capstone способствует исполнению Президентского меморандума об управлении государственными документами ( http://www.whitehouse.gov/the-press-office/2011/11/28/presidential-memorandum-managing-government-records , о нём см. http://rusrim.blogspot.ru/2011/11/blog-post_7838.html  – Н.Х.) и дает возможность федеральным органам выполнить требование Директивы по управлению государственными документами OMB/NARA М-12-18 ( http://www.whitehouse.gov/sites/default/files/omb/memoranda/2012/m-12-18.pdf , о ней см. http://rusrim.blogspot.ru/2012/08/i_27.html - Н.Х.) к 31 декабря 2016 года «управлять сообщениями электронной почты как постоянного, так и временного срока хранения в доступном электронном формате».

Бюллетени Национальных Архивов являются основополагающим руководством для сотрудников федеральных органов исполнительной власти, которые, в свою очередь, должны определить наиболее подходящие способы включения требований к управлению документами в свои деловые процессы и установить конкретные меры, при помощи которых их учреждения будут исполнять свои обязанности в соответствии с Законом о федеральных документах (Federal Records Act).

2. Что такое  метод Capstone?

Метод Capstone предлагает федеральным органам исполнительной власти вариант  использования упрощенного автоматизированного подхода к управлению электронной почтой, - в отличие как от распечатывания сообщений и последующего их хранения в делах в бумажном виде; так и использования программных приложений для управления документами, когда от сотрудников требуется регистрировать документы в системе поштучно.

Используя данный подход, государственный орган может классифицировать электронную почту и устанавливать ей срок хранения на основе выполняемых функций и/или служебного положения владельца соответствующей учетной записи. Данный подход позволяет обеспечить захват подлежащих постоянному хранению документов из учетных записей высшего руководства организации и руководителей крупных структурных подразделений. Агентство может включить в число охватываемых подходом  Capstone  учетные записи электронной почты и других сотрудников в тех случаях, когда они в силу своего служебного положения с большой вероятностью создают или получают в электронной почте документы постоянного срока хранения. Следуя этому подходу, государственный орган может установить всем сообщениям, имеющимся в соответствующих учетных записях, срок хранения «постоянно».

После этого государственный орган может рассматривать прочие учетные записи организации или её структурного подразделения как содержащие документы временного срока хранения, и сохранять их в течение фиксированного периода времени, определяемого на основании деловых потребностей этого органа. В качестве альтернативы, для установления сроков хранения электронной почты, не отнесенной к числу документов постоянного срока хранения, могут использоваться существующие или новые утвержденные указания по срокам хранения и действиям по их истечении (disposition authorities).

Хотя у такого подхода имеются существенные преимущества, есть также и риски, которые федеральный орган исполнительной власти обязан принять во внимание, и связанные, в том числе, с отбором покрываемых методом Capstone соответствующих учетных записей; с возможной необходимостью исполнять иные требования к управлению документами; а также с возможным неумышленным накоплением сообщений электронной почты, содержащих персональные данные, имеющих мимолётную ценность либо не являющихся документами. Федеральные органы должны определиться с тем, могут ли конечные пользователи удалять подобные сообщения электронной почты из своих учётных записей. Такое решение будет зависеть от используемых федеральных органов технологий и от требований, содержащихся в его политике.

3. Каковы преимущества метода Capstone?

Использование подхода Capstone упрощает для государственных органов электронное управление документами в электронной почте и может дать следующие преимущества:

• Сокращает зависимость от методов, опирающихся на добросовестность и подготовленность пользователей, таких как распечатывание электронной почты и формирование в бумажные дела или регистрация пользователем почтовых сообщений в специализированной документной системе;


• Оптимизирует доступ к документам, отвечающим запросам на э-раскрытие в ходе судебных разбирательств или раскрытие в соответствии с законом о свободе доступа к государственной информации (FOIA);


• Обеспечивает сохранность сообщений электронной почты постоянного срока хранения для последующей передачи в Национальные Архивы;


• Предлагает практичный подход к управлению унаследованными учетными записями электронной почты;


• Снижает нагрузку по управлению электронной почтой, ложащуюся на конечного пользователя;


• Представляет собой упрощенный подход по окончательному определению судьбы (уничтожению либо передаче на архивное хранение – Н.Х.)  сообщений электронной почты временного и постоянного срока хранения;


• Снижает риск несанкционированного уничтожения сообщений электронной почты, а также


• Позволяет использовать технологии, которые уже используются государственными органами для других целей - например, архивы электронной почты / защищённые электронные хранилища (e-vaults), применяемые для целей э-раскрытия, - в том числе на облачных платформах.

4. Что федеральному органу исполнительной власти следует учесть, принимая решения об использовании метода Capstone?

Прежде, чем внедрять метод Capstone, государственный орган должен определить, пригоден ли он для использования в рамках конкретных программ, выполняемых этим органом. Такое решение принимается с учетом мнения соответствующих заинтересованных сторон из управления ИТ-директора (Office of the Chief Information Officer) и юридического отдела (Office of the General Counsel), а также других принимающих решения руководителей.

Внутри каждого государственного органа метод Capstone может использоваться на различных уровнях организационной структуры. Возможно и несколько  реализаций метода Capstone в одном государственном органе - в зависимости от деловых функций выполняемых программами данного органа. При использовании метода Capstone следует, в частности, принять во внимание следующее:

• Совместим ли подход Capstone с существующими электронными почтовыми системами и другими системами для управления / архивации документов, используемыми государственным органом?


• Захватывает ли используемое хранилище электронной почты метаданные в соответствии с нормативными требованиями ( 36 CFR 1236.22 – это дополнительные требования к управлению содержащимися в электронной почте документами, см. http://www.ecfr.gov/cgi-bin/text-idx?c=ecfr&SID=ec9302592a630d0ee0b1851dd0805ea7&rgn=div5&view=text&node=36:3.0.10.2.25&idno=36#36:3.0.10.2.25.3.21.2 – Н.Х.), а если нет, то можно ли его соответствующим образом сконфигурировать?


• Все ли сообщения электронной почты постоянного срока хранения содержат необходимые метаданные в момент их передачи в Национальные Архивы?


• Все ли документы доступны авторизованным сотрудникам для использования в интересах деловой деятельности?


• Имеет ли используемое государственным органом хранилище электронной почты надлежащие средства контроля и обеспечения безопасности,  предотвращающие несанкционированный доступ, модификацию или удаление содержащихся в электронной почте документов?


• Можно ли сконфигурировать технологическое решение таким образом, чтобы руководители, чьи учетные записи охвачены подходом Capstone, имели возможность удалять сообщения личного характера или не относящиеся к федеральным документам, или же исключать их из захвата на постоянное хранение?


• С учетом используемой федеральным органом технологии и способа её внедрения, является ли приемлемым компромиссное решение в рамках Capstone, при котором потенциально возможен захват писем личного характера и не имеющих ценности сообщений?


• Потребуется ли  федеральному органу для внедрения метода Capstone разработать новые политики, касающиеся исполнения законодательства о свободе доступа к государственной информации (FOIA),  раскрытия документов и информации в случае судебных разбирательств и расследований (discovery), информационной безопасности и иных вопросов?


• Какое специальное обучение потребуется для внедрения Capstone?


• Не будут ли документы, в результате внедрения подхода Capstone, храниться слишком долго или недостаточно долго, с точки зрения потребностей государственного органа?


• Будет ли охватываемые подходом Capstone документы дублироваться в других отдельных документных системах?


• Существуют ли законодательно-нормативные требования, во исполнение которых некоторые охватываемые подходом Capstone документы должны быть уничтожены по истечении определенного времени?

После рассмотрения перечисленных выше вопросов, государственный орган сможет определить, будет ли метод Capstone полезен в рамках его программы управления документами. Если принимается решение об использовании данного подхода, то государственный орган  должен идентифицировать охватываемые им учетные записи электронной почты и определиться с тем, будет ли данный подход использоваться для управления унаследованными учетными записями электронной почты. После принятия этих решений государственный орган должен будет установить сроки хранения и действия по их истечении на основе имеющихся нормативных документов. Государственным органам рекомендуется проконсультироваться с курирующими их архивистами Национальных Архивов для определения надлежащей стратегии управления документами в создаваемой ими электронной почте.

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.ru/2013/09/ii_4.html )

Источник: сайт Национальных Архивов США
http://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2013/2013-02.html