суббота, 28 сентября 2013 г.

Штат Виктория, Австралия: Архивная служба прошла проверку на соответствие собственному стандарту хранения документов


Данная заметка была опубликована на блоге Управления государственных документов штата Виктория (Public Record Office Victoria, PROV) 17 сентября 2013 года.

Возможность хранить коллекции в оснащенных по последнему слову техники хранилищах очень сильно  способствует обеспечению доступности и сохранности всех материалов в составе этих коллекций.

Сказать «оснащенных по последнему слову техники» легко; а вот создание подобного современного хранилища и управление им является непростой задачей. Есть целый ряд факторов, определяющий уровень хранилища, в том числе здание, в котором оно находится, его системы поддержания микроклимата и безопасности, ресурсы для  обеспечения долговременной сохранности и консервации, программа обучения сотрудников, меры по обеспечению безопасных условий труда, управление рисками, предотвращение катастроф и готовность к действиям в случае чрезвычайных ситуаций.

В помощь таким организациям, как Управление государственных документов штата (PROV), был выпущен ряд международных и местных стандартов, устанавливающих требования к высококачественному хранению коллекций и управлению ими.

Управление выпустило и свой собственный стандарт хранения, PROS 11/01 (см. http://rusrim.blogspot.ru/2011/02/blog-post_01.html ), поддерживаемый двумя спецификациями, первая из которых адресована государственным органам, а также сертифицированным PROV поставщикам услуг хранения (Approved Public Record Office Storage Suppliers, APROSS). Вторая спецификация относится к хранилищам, используемым для депозитарного хранения (Place of Deposit, POD) государственных документов.

В период 2012-2013 годов Управление провело проект по оценке собственной практики  хранения документов на соответствие положениям Спецификации 2. Была сформирована независимая группа для анализа фактических материалов, проведения инспекций и обсуждения достоинств и недостатков практики PROV по управлению хранением документов.

Результаты оценки порадовали: мы на 96,7 %  соответствуем требованиям Спецификации.

Это не высший балл, чего и следовало ожидать (например, спецификация требует, чтобы для хранения материалов коллекций использовались исключительно бескислотные короба. Одно это уже не позволяло Управлению получить максимальную оценку, поскольку у нас продолжается проект замены неархивного качества коробов, использовавшихся в 1980-х годах и ранее). В то же время в ходе оценки не было выявлено никаких областей, требовавших существенных корректирующих действий либо изменения нашей практики.

Управление продолжит искать пути совершенствования нашей практики хранения и управления коллекциями, обеспечения доступность коллекций для всех пользователей.

Так держать, PROV!

Источник: сайт PROV
http://prov.vic.gov.au/blog-news/prov-storage-management-meeting-the-standard

Комментариев нет:

Отправить комментарий