Возможность хранить коллекции в оснащенных по последнему слову техники хранилищах очень сильно способствует обеспечению доступности и сохранности всех материалов в составе этих коллекций.
Сказать «оснащенных по последнему слову техники» легко; а вот создание подобного современного хранилища и управление им является непростой задачей. Есть целый ряд факторов, определяющий уровень хранилища, в том числе здание, в котором оно находится, его системы поддержания микроклимата и безопасности, ресурсы для обеспечения долговременной сохранности и консервации, программа обучения сотрудников, меры по обеспечению безопасных условий труда, управление рисками, предотвращение катастроф и готовность к действиям в случае чрезвычайных ситуаций.
В помощь таким организациям, как Управление государственных документов штата (PROV), был выпущен ряд международных и местных стандартов, устанавливающих требования к высококачественному хранению коллекций и управлению ими.
Управление выпустило и свой собственный стандарт хранения, PROS 11/01 (см. http://rusrim.blogspot.ru/2011/02/blog-post_01.html ), поддерживаемый двумя спецификациями, первая из которых адресована государственным органам, а также сертифицированным PROV поставщикам услуг хранения (Approved Public Record Office Storage Suppliers, APROSS). Вторая спецификация относится к хранилищам, используемым для депозитарного хранения (Place of Deposit, POD) государственных документов.
В период 2012-2013 годов Управление провело проект по оценке собственной практики хранения документов на соответствие положениям Спецификации 2. Была сформирована независимая группа для анализа фактических материалов, проведения инспекций и обсуждения достоинств и недостатков практики PROV по управлению хранением документов.
Результаты оценки порадовали: мы на 96,7 % соответствуем требованиям Спецификации.
Это не высший балл, чего и следовало ожидать (например, спецификация требует, чтобы для хранения материалов коллекций использовались исключительно бескислотные короба. Одно это уже не позволяло Управлению получить максимальную оценку, поскольку у нас продолжается проект замены неархивного качества коробов, использовавшихся в 1980-х годах и ранее). В то же время в ходе оценки не было выявлено никаких областей, требовавших существенных корректирующих действий либо изменения нашей практики.
Управление продолжит искать пути совершенствования нашей практики хранения и управления коллекциями, обеспечения доступность коллекций для всех пользователей.
Так держать, PROV!
Источник: сайт PROV
http://prov.vic.gov.au/blog-news/prov-storage-management-meeting-the-standard
Комментариев нет:
Отправить комментарий