Национальные Архивы США: Руководство по новому подходу к управлению документами, содержащимися в электронной почте, часть II

(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.ru/2013/09/i_3.html )

5. Изменяются ли обязанности федерального органа исполнительной власти по управлению электронной почтой в случае использования метода Capstone?

Использование метода Capstone может уменьшить нагрузку на индивидуальных конечных пользователей благодаря поощрению более широкого использования автоматизированных методов управления учетными записями электронной почты. Федеральные органы исполнительной власти несут ответственность за управление своими документами в соответствии с выпущенными Национальными Архивами нормативными актами, и должны исполнять требования Директивы об управлении государственными документами. При использовании метода Capstone для захвата и управления электронной почтой, федеральные органы должны и впредь:

a. Обеспечивать установление сроков хранения содержащихся в электронной почте документам. Федеральные органы должны, во взаимодействии с курирующими их архивистами Национальных Архивов – специалистами по экспертизе ценности документов (NARA Appraisal Archivist), обеспечить, что все документы в электронной почте охвачены утвержденным указаниями по срокам хранения и действиям по их истечении. Эта работа может включать в себя создание новых или использование существующих указаний, либо применение подходящих Типовых перечней (General Records Schedule).

b. Предотвращать несанкционированный доступ, модификацию или удаление документов. Федеральные органы должны обеспечить использование электронными хранилищами электронной почты надлежащих мер безопасности для предотвращения несанкционированного доступа и/или уничтожения документов. Документы должны сохранять аутентичность, надежность и доверие (trustworthiness) на протяжении процессов захвата, хранения и передачи.

c. Обеспечивать возможность извлечения и использования всех документов в хранилище. Содержащиеся в хранилище документы – сообщения электронной почты должны быть доступны авторизованным сотрудникам до тех пор, пока сохраняется потребность в них для деловой деятельности федерального органа. Федеральным органам следует принимать во внимание вопросы извлекаемости и пригодности к использованию в случае миграции документов из одного хранилища в другое.

d. Подумать о том, возможно ли / следует ли документы и присоединенные файлы в электронной почте связать с соответствующими документами, контролируемыми  федеральным органом. В качестве дополнения к методу Capstone, федеральный орган может захотеть (или ему может потребоваться) установить связи между определенными документами в электронной почте с другими документами, с которыми они взаимосвязаны (такими, как тематические и проектные дела). Такое решение зависит от потребностей конкретного государственного органа, и от того, каким образом он намеревается внедрять метод Capstone. Установление связей может осуществляться:

• С использованием электронных указателей (например, тегов метаданных ), или


• В отдельных случаях, помещением электронных почтовых сообщений  в соответствующие бумажные или электронные проектные/тематические  дела.

e. Захватывать и сохранять необходимые метаданные. Федеральные органы несут ответственность за сохранение метаданных сообщений электронной почты, перечисленных в частях 1 и 3 статьи 36 CFR 1236.22 Свода федеральных нормативных актов. В число обязательных элементов метаданных входят дата сообщения, имена и адреса электронной почты всех отправителей и получателей, особенно в том случае, если в почтовой системе используются псевдонимы, списки рассылки или возможность отправки «слепой копии» (bcc). Исходя из собственных правовых и деловых потребностей, федеральный орган  может собирать и сохранять дополнительные метаданные.

Независимо от используемого хранилища, федеральные органы в случае передачи сообщений электронной почты в другое хранилище или в Национальные Архивы должны проверить переданную электронную почту и убедиться, что имена и адреса правильно взаимосвязаны с каждым сообщением. Федеральные органы несут ответственность за взаимодействие с поставщиками и их отделами информационных технологий с целью подтверждения того, что их хранилища захватывают и способны экспортировать требуемые элементы метаданных.

6. Как федеральным органам определить те учетные записи электронной почты, которые следует охватить подходом Capstone?

При внедрении метода Capstone, федеральным органам необходимо определить те учетные записи электронной почты, которые с наибольшей вероятностью будут содержать подлежащие постоянному хранению документы. Федеральные органы установят круг охватываемых методом Capstone учётных записей исходя из своих  деловых потребностей. Им следует отобрать учетные записи тех лиц, которые в силу выполняемой ими работы, звания или должности вероятнее всего могут создавать или получать имеющие постоянную ценность федеральные документы. Курирующие архивисты Национальных Архивов могут помочь федеральным органам с идентификацией таких учётных записей. Например, к числу охватываемых методом Capstone могут быть отнесены учётные записи:

«Глав министерств (департаментов) и независимых агентств, их заместителей и помощников; руководителей программных и кадровых управлений, включая помощников руководителя, администраторов и уполномоченных; руководителей управлений,  бюро и равных им лиц; основных должностных лиц региональных подразделений; штатных помощников перечисленных должностных лиц, в том числе помощников по специальным поручениям, по конфиденциальным вопросам и персональных помощников; а также федеральных служащих, политических назначенцев и офицеров Вооруженных Сил, служащих на эквивалентных или сопоставимых должностях» (из Типового перечня GRS 23, п.5, http://www.archives.gov/records-mgmt/grs/grs23.html )

Для выделения потенциально охватываемых подходом Capstone учетных записей федеральные органы могут также использовать в качестве отправной точки «Справочник по Правительству США» (U.S. Government Manual, http://www.archives.gov/federal-register/publications/government-manual.html ) и т.н. «сливового цвета книгу» (Plum Book) – справочник «Политические и вспомогательные должности в Правительстве США» (United States Government Policy and Supporting Positions, http://www.gpo.gov/fdsys/pkg/GPO-PLUMBOOK-2008/pdf/GPO-PLUMBOOK-2008.pdf ). Целью является захват учетных записей электронной почты лиц, разрабатывающих и принимающих высокоуровневые политики и решения – включая, в том числе, все вторичные или открытые на псевдонимы учетные записи, - а также учетных записей лиц, уполномоченных от своего имени высказываться в ходе разработки политики федерального органа или принятия важных решений. Могут быть и другие, не покрываемые данными рекомендациями учетные записи, содержащие относящиеся к миссии федерального органа документы постоянного срока хранения, которые также будут удовлетворять критериям для охвата их методом Capstone.

7. Должны ли федеральные органы исполнительной власти при внедрении подхода  Capstone использовать какую-либо конкретную технологию?

Нет, внедрение подхода Capstone не связано с конкретной технологией или программным обеспечением. Этот подход разработан таким образом, чтобы могли использоваться технологии, уже имеющиеся у многих федеральных органов технологий. Федеральные органы могут использовать при внедрении подхода Capstone исходные системы электронной почты, приложения для архивации электронной почты (которые многие органы уже используют для других целей) или иные хранилища. Такие развивающиеся технологии, как автоматическая классификация и продвинутые возможности поиска, могут позволить государственным органам отсеивать сообщения электронной почты, не являющиеся документами, имеющие мимолётную ценность и/или личного характера. При отсутствии технологических решений федеральные органы, в плане полноценного внедрения метода Capstone, должны полагаться на политику, процедуры и обучение.

8. Как политика Национальных Архивов по опережающему приёму документов на архивное хранение стыкуется с методом Capstone?

При внедрении подхода Capstone опережающий приём документов (pre-accessioning) является одним из возможных для федеральных органов вариантов. В этом случае Национальные Архивы получают и проводят полную архивную обработку копий электронных документов постоянного срока хранения, ещё до того, как эти документы будут официально переданы под ответственность и станут частью фондов Национальных Архивов США.

Иными словами, опережающая передача/приём документов на архивное хранение  означает, что Национальные Архивы берут на себя ответственность за физическую сохранность (physical custody) их копий, - как правило, задолго до того, как наступает время передачи Национальным Архивам правовой ответственности за эти документы (legal custody). Передающий государственный орган сохраняет у себя полный и полностью функциональный экземпляр переданных документов даже после завершения процесса опережающего приёма, и этот экземпляр поддерживается до тех пор, пока Национальные Архивы в будущем не примут на себя правовую ответственность за эти документы.

Опережающий приём позволяет Национальным Архивам начать работу по обеспечению долговременной сохранности электронных документов постоянного срока хранения на ранних стадиях их жизненного цикла, в то время, как государственный орган по-прежнему продолжает их контролировать и отвечает за предоставление к ним доступа . Отчасти это делается для смягчения риска морального устаревания электронных документов с течением времени, в промежуток между моментом их создания и тем моментом, который может наступить через много лет, когда они будут готовы к передаче в Национальные Архивы на ответственное хранение. Кроме того, таким образом Национальные Архивы бесплатно создают для федеральных органов автономные страховые копии принятых в опережающем порядке документов. Дополнительную информацию об опережающем приёме см. в Бюллетене Национальных Архивов 2009-03 «Опережающий приём электронных документов постоянного хранения»  (Pre-accessioning permanent electronic records, http://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2009/2009-03.html ) и публикацию «Опережающий приём: Стратегия обеспечения долговременной сохранности электронных документов» (Pre-accessioning: A Strategy for Preserving Electronic Records, http://www.archives.gov/records-mgmt/publications/pre-accessioning.pdf ). 

9. Какие еще ресурсы Национальных Архивов можно использовать?

Могут быть полезны следующие дополнительные ресурсы Национальных Архивов:

• Бюллетень Национальных Архивов 2010-05 от 8 сентября 2010 года «Руководство по управлению документами в среде облачных вычислений» (Guidance on Managing Records in Cloud Computing Environments, http://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2010/2010-05.html , о нём см. http://rusrim.blogspot.ru/2010/09/iii.html  - Н.Х.), в котором рассматриваются специфические проблемы управления документами  облачной среде;


• «Инструментальный набор для управления электронными документами» (Toolkit for Managing Electronic Records, http://www.archives.gov/records-mgmt/toolkit/ ) – ресурс, позволяющий федеральным органам обмениваться опытом управления документами и  делиться своими нормативными и методическими документами. Примером могут служить инструменты, помогающие создавать бизнес-правила для управления электронной почтой и решать смежные вопросы;


• Блог «Документный экспресс» (Records Express, http://blogs.archives.gov/records-express/ ) - официальный блог Управления директора по документам (Chief Records Officer) Национальных Архивов, рассказывающий о готовящихся руководствах и предстоящих событиях. Блог также рассказывает о том, как мы работаем с нашими партнерами в федеральных органах исполнительной власти над улучшением управления документами в федеральном правительстве;


• Часто задаваемые вопросы об управлении документами (Frequently Asked Questions about Records Management, http://www.archives.gov/records-mgmt/faqs/ ) – здесь выложены подборки ответов на часто задаваемые вопросы по актуальным проблемам управления документами.

10. К кому обращаться за дополнительной информацией?

Если Вам требуется дополнительная информация, или если у Вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, свяжитесь с руководителем службы управления документами Вашей организации, с курирующим архивистом Национальных Архивов либо с уполномоченным по делопроизводству, с которым Вы регулярно взаимодействует. Пожалуйста, используйте список контактирующих с Вашим федеральным органом специалистов Национальных Архивов, доступный по адресу  http://www.archives.gov/records-mgmt/appraisal/ .

Источник: сайт Национальных Архивов США
http://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2013/2013-02.html