(Окончание, предыдущую часть см. http://rusrim.blogspot.ru/2013/06/ii.html )
Стандартные сроки хранения - не решение
Типовые, одинаковые для всех сообщений сроки хранения не являются решением проблемы управления электронной почтой в облаке.
В целях управления своей электронной почтой и стремясь решить некоторые из описанных выше проблем, некоторые организации думают о создании архива электронной почты или резервных копий, сохраняемых в течение предопределенного срока - 2, 5, 7 или 10 лет, после чего они уничтожаются.
Применение стандартного срока хранения для всех сообщений электронной почты никак не является подходящим решением. Такой путь лишь приведёт к созданию новых наборов унаследованных данных, которыми организации придётся управлять на протяжении 2, 5, 7 или 10 лет. Маловероятно, однако, что корпоративная юридическая служба или служба управления рисками по истечении этого времени даст добро на уничтожение этих материалов, понимая, что среди них имеется связанная с высоким риском и/или высокоценная информация.
Неожиданно Ваша организация может оказаться ответственной за «просеивание» унаследованных документов, уничтожая то, что должно было быть уничтожено и сохраняя то, что должно было быть сохранено – т.е. выполняя те операции по управлению документами, которые следовало начать 2, 5, 7 или 10 лет назад вместо создания свалки данных.
Поэтому экономьте своё время, деньги и усилия, и прямо сейчас делайте что-то с расчетом на перспективу. Пока не поздно, прекратите создавать новую проблему с унаследованными данными. Действуйте инициативно, используйте стратегический подход и управляйте информацией как следует.
Применение стандартных сроков хранения к содержимому учетных записей электронной почты также приведет к тому, что Вы нарушите Закон о государственных документах.
Архивирование электронной почты в облаке и использование систем журналирования – тоже не решение
Многие организации говорят о том, что они рассматривают возможность использования облачных архивов электронной почты и систем журналирования электронной почты ввиду имеющихся в них функциональных возможностей по поддержке э-раскрытия (т.е. выявления, извлечения и представления электронных материалов в случае судебных споров или расследований – Н.Х.). При этом подразумевается, что организации уже выявили риски и проблемы с идентификацией и управлением электронной почтой в случае получения приказа о выемке. В кратко- и среднесрочной перспективе системы архивирования или журналирования могут помочь с выявлением подлежащих э-раскрытию сообщений электронной почты, но сами по себе они не решат базовую проблему плохого управления электронной почтой и не устранят связанные с ней информационные риски.
Вместо того, чтобы пассивно развертывать такого рода системы ради предоставляемой ими возможности сохранять всё подряд, лучше активно использовать их в качестве инструментов управления. Многие из таких систем позволяют определить бизнес-правила, ссылки на workflow-процессы или разделы классификационной схемы, помогающие отделить важные материалы от маловажных. Усилия, вложенные в то, чтобы изучить, настроить и наладить использование таких функциональных возможностей, могут принести значительные дивиденды в среднесрочной и долгосрочной перспективе.
В качестве альтернативы можно наладить более эффективное использование уже имеющихся корпоративных документных систем. Научите персонал захватывать, выявлять и управлять ключевыми документами, содержащимися электронной почте и сохраненными в этих системах, - и не бросайте их одни на один с их персональными внутренними или облачными учетными записями электронной почты.
Следует принять во внимание опыт ряда крупных организаций, выводящих из эксплуатации свои архивы электронной почты. Исходя из тех же связанных с э-раскрытием соображений, эти организаций, осуществляющие деловые операции высокого риска, ранее создавали на собственных серверах архивы электронной почты для того, чтобы сохранять большие объемы данных электронной почты за ряд лет. В последние месяцы некоторые из этих организаций решили отказаться от использования таких архивов.
Они пошли на это из-за того, что эти архивы стали нежизнеспособными хранилищами данных – их содержание обходится слишком дорого, поскольку все время приходится подключать новые сервера, чтобы справиться с постоянно растущими объемами данных. Раньше архивы электронной почты использовались для захвата всей электронной переписки. Такие неуправляемые «архивы» сейчас рассматриваются руководством как слишком неконтролируемыми. Уничтожать содержащуюся в них информацию слишком рискованно, и в результате организации застревает в неудобной ситуации, когда у неё на руках оказываются огромные объемы унаследованной электронной почты - смесь сообщений высокого и низкого риска за 6 и более лет, которые приходится «просеивать», отделять плевелы от пшеницы и организовывать управление ими.
Учитывая опыт последнего времени, эти организации решили сейчас наладить эффективное управление изменениями с тем, чтобы – впервые – их сотрудники обеспечили надлежащее управление своей электронной почтой. Персонал теперь учат захватывать нужные материалы в корпоративные документные системы и уничтожать всё остальное.
Некоторые итоги
Управление государственных документов ничего не имеет против перемещения электронной почты в облака, при условии понимания Вами информационных рисков и соответствующего реагирования на них. В противном случае под угрозой оказывается деловую деятельность организации. Электронная почта является деловой системой высокого риска, и если перемещение в облако не организовать как следует, то эти риски могут усилиться и очень дорого обойтись в среднесрочной и долгосрочной перспективе.
При переходе в облако очень многие ИТ-риски хорошо оцениваются и управляются, но это не так в отношении информационных рисков, и данные риски могут иметь долговременные последствия. Поэтому при перемещений своей электронной почты в облака постарайтесь оценить свои информационные риски и реализовать работающие стратегий управления ими с целью их смягчения и максимизации своего делового потенциала.
Кейт Камминг (Kate Cumming)
Источник: сайт архивно-документационной службы штата Новый Южный Уэльс, Австралия
http://futureproof.records.nsw.gov.au/information-management-and-governance-issues-to-consider-when-moving-your-corporate-email-to-the-cloud/
Комментариев нет:
Отправить комментарий