Очередное исследование ассоциации AIIM: «В большинстве организаций царит хаос в управлении контентом»

Данная новость была опубликована на сайте международной ассоциации специалистов по управлению контентом AIIM 21 мая 2013 года.

Поразительные цифры: у 82 процентов компаний нет общекорпоративного решения для управления контентом, а половина всего контента по-прежнему находится за пределами ECM-систем

Согласно результатам нового опроса, проведенного ассоциацией AIIM, организации в среднем используют два или более решения, относящихся к классам систем управления корпоративным контентом (Enterprise Content Management, ECM), управления контентом (Document management, DM) или управления документами (Records management, RM). Даже при использовании нескольких систем, примерно половина контента хранится вне таких решений, и у 82 процентов компаний нет ECM-решений общекорпоративного масштаба.

В научно-исследовательском отчете AIIM  «ECM на распутье» (ECM at the Crossroads, http://www.aiim.org/Research-and-Publications/Research/Industry-Watch/ECM-2013 )  анализируются масштабы использования ECM-решений в нынешних условиях, когда компании борются с проблемами управления контентом, сталкиваясь с изменениями в приоритетах деловой деятельности, мобильным доступом, облачными вычислениями, задачей управления электронной почтой и контентом в социальных сетях, а также, со специфическими отраслевыми требованиями и бюджетными ограничениями. Из 538 респондентов только 18% внедрили ECM-решение в масштабе организации. И хотя как еще 36% сообщили о том, что работают над созданием централизованного ECM-решения, остается много вопросов.

Если когда-то был ясный план действий в области ECM - перенести весь контент в централизованную систему – то в настоящее время существует неопределенность относительно лучшего способа для достижения таких ключевых целей, как обеспечение универсального доступа к информации, полномасштабного исполнения законодательно-нормативных требований и управления информацией, повышение экономической эффективности и более тесной коллективной работы. С появлением новых технологий специалисты в области управления информацией оказались на распутье, как на макроуровне принятия решений, так и на более детальном уровне – в связи с такими вопросами, как политика предоставления доступа мобильным устройствам или перемещения контента в облачную среду.

 «Отрасль столкнулась со столь быстрыми переменами в течение последних нескольких лет, что предприятиям оказывается сложно адаптироваться и при этом решать проблемы, связанные со взрывным ростом объёмов динамического контента», - говорит президент AIIM Джон Манчини (John Mancini). «С появлением экономики услуг, информация стала стратегическим активом, которым необходимо управлять централизованно, - однако реальность гораздо сложнее, контент распределяется по многочисленным ECM-системам, системам коллективного доступа к файлам, а также кадровым, финансовым и ERP-системам. В современном деловом мире на вершину поднимутся те компании, которые смогут улучшить свой подход к управлению контентом.»

Ключевым приоритетом является обмен информацией и поддержка коллективной работы; при этом 64% опрошенных признают важность корпоративной базы знаний. Но даже при наличии большой заинтересованности и устойчивого прогресса в технологиях поиска, обеспечение возможности отыскивать информацию в масштабе всей организации – это в значительной степени незавершенная, продолжающаяся работа. По мнению респондентов, более половины всего их контента располагается вне ECM-системы, что делает распространенной проблему поиска и доступа к информации, одновременно вызывая обеспокоенность по поводу «расползания» информации.

Без сомнения, одной из главных проблем является плохой доступ к информации, что усугубляется тем, что большинство стратегий управления контентом все еще остались в эпохе персональных компьютеров. Несмотря на то, что мобильные устройства получили почти всеобщее распространение, только 11% респондентов предоставляют своим пользователям оптимизированный под мобильные устройства браузерный интерфейс к своим ECM-решениям, и только 10 процентов предлагают какие-либо мобильные приложения.

Что касается облачных вычислений, то результаты проведенного AIIM опроса показывают, что компании используют поэтапный подход. Использование облака для управления корпоративным контентом часто расценивается как решение типа «всё или ничего» - и лишь немногие организации полностью переходят на использование облачных вычислений или программного обеспечения как услуги для всего своего контента - но многие готовы перенести в облако определенные ECM-приложения по отдельности. Несколько неожиданно впереди оказался перенос в облако управление документами – 14% опрошены уже это сделали, и ещё 33% рассматривают такую возможность. Конечно, сомнения относительно облаков остаются, и 46% респондентов не собираются переносить в облако какой-либо контент.

В числе прочих основных результатов подготовленного AIIM отчета следующие:

• ECM-системы в основном используются для управления контентом или в качестве замены систем коллективного доступа к файлам у 78% опрошенных; для управления документами - у 66 процентов; для поддержки коллективной работы -  у 46%;


• Хотя только 3% организаций полностью отказались от систем коллективного доступа к файлам, 12% в значительной степени заменили их на ECM-системы, и 34% собираются от этих систем отказаться;


• Для 45% опрошенных мобильный доступ к контенту очень важен или жизненно важен;


• Более чем одна из четырех организаций сталкиваются с дилеммой относительно выбора своей облачной стратегии;


• Пользователи с большей вероятностью создадут внутреннюю социальную платформу как часть корпоративной ECM-системы;


• Расходы на закупку лицензий на программное обеспечение, как ожидается,  вырастут в ближайшие 12 месяцев.

Для более детального изучения полный текст отчета  можно скачать с веб-сайта AIIM по адресу http://www.aiim.org/Research-and-Publications .

Источник: сайт ассоциации AIIM
http://www.aiim.org/About/News/ECM-at-Crossroads