США: Директор по управлению документами в Правительстве США установил требования к соответствующей отчетности государственных органов

Данная заметка Ариана Раванбакша (Arian Ravanbakhsh – на фото) была опубликована 28 мая 2013 года на сайте Национальных Архивов США в официальном блоге офиса директора Правительства США по управлению документами (Office of the Chief Records Officer, OCRO).

Сегодня утром мы выпустили циркуляр по вопросам управления документами (RM Communications) AC23.2013, адресованный уполномоченным по управлению документами в федеральных органах исполнительной власти (см. http://www.archives.gov/records-mgmt/memos/ac23-2013.html ). В нем федеральным органам сообщается о требованиях к представлению отчетности, которые мы вводим для поддержки целей и действий, предусмотренных Директивой по управлению государственными документами ( http://www.whitehouse.gov/sites/default/files/omb/memoranda/2012/m-12-18.pdf , см. также мой пост http://rusrim.blogspot.ru/2012/08/i_27.html ).

Представителям высшего руководства государственных органов, ответственным за налаживание в них управления документами (Senior Agency Officials, SAO) дано указание подготовить и представить ежегодный отчет Директору Правительства США по управлению документами Полу Вестеру (Paul Wester). В центре внимания отчета должен быть общий прогресс, достигнутый в деле перехода на электронное управление как электронной почтой, так и документами постоянного хранения. Государственные органы также должны сообщить обо всех случаях применения облачных вычислений.

Кроме того, в циркуляре проясняется вопрос о будущем ежегодной самооценки состояния управления документами (Records Management Self-Assessment, RMSA). Порядок проведения самооценки скорректирован с тем, чтобы она также способствовала решению поставленных в Директиве задач. Отчет о самооценке будет включать сведения о  по-прежнему хранящихся у государственного органа его документах постоянного срока хранения более чем 30-летней давности,  а также о документах, которым пока ещё не установлены сроки хранения.

Отчет SAO и отчет об итогах самооценки должны быть представлены до 31 декабря 2013 года. По мере приближения этой даты мы будем давать государственным органам дополнительные рекомендации относительно подготовки данных отчетов.

Источник: сайт Национальных Архивов США
http://blogs.archives.gov/records-express/2013/05/28/reporting-requirements-for-agencies/