Вопросы управления информацией, которые следует принять во внимание при перемещении корпоративной электронной почты в облака, часть II

(Продолжение, начало см. http://rusrim.blogspot.ru/2013/06/i.html )

Электронная почта остается ключевой и критически-важной деловой системой

Проводимые Управление государственных документов штата исследования показывают, что роль и значение электронной почты для всех видов государственной деятельности не снижается.

Несмотря на то, что имеется широкий спектр деловых систем, технологий на основе социальных сетей и других приложений, системы электронной почты всё ещё остаются доминирующей платформой для ведения деловой деятельности. Электронная почта по-прежнему используется в качестве «движущей силы» при принятии подавляющего большинства высокоуровневых деловых решений, а также для выполнения большого числа внутренних и внешних деловых транзакций. Для процессов разработки политик, согласования и координации, деятельности высшего руководства и высокоуровневого управления электронная почта остается доминирующей деловой системой. Электронная почта по-прежнему остается тем местом, где аккумулируется информация.

Управление содержащимися  в системах электронной почты документами не всегда хорошо налажено

Хорошо известно, что в течение более чем 20 лет применения электронной почты для целей государственного управления и деловой деятельности, управление документами в системах электронной почты, как правило, не было полноценным. Многие сотрудники не собираются прилагать усилия для сохранения соответствующих электронных сообщений в корпоративных документных системах.

Другие, может быть, и готовы это делать, но они часто не уверены о том, какие сообщения  электронной почты следует сохранять, и где именно.

Риски

Риск при переходе в облака связан с тем, что в облачную среду (где нужно платить за хранение данных) перемещается связанный с высокими рисками, с многочисленными транзакциями и действующими лицами, плохо управляемые набор данных большого объёма.

Таким образом, облачные решения сами по себе не решают проблему электронной почты. Они лишь позволяют переместить существующие проблемы из офиса организации в иное место.

Многие облачные почтовые системы используют политику удаления сообщений по истечении определенного периода времени, - например, проводится автоматическое удаление всех сообщений электронной почты через 2 года. Риск заключается здесь в том, что стандартные правила хранения будут в равной степени применяться как к сообщениях о тортиках, так и к сообщениям о контрактах на 10 триллионов долларов. Нужно реализовать на практике стратегии, обеспечивающие сохранение тех материалов, которые пока нужны, и регулярное уничтожение более не требующейся информации

Решение

Существуют, конечно же, стратегические решения, которые можно развернуть с тем, чтобы воспользоваться облачными почтовыми услугами и одновременно наладить управление информационными рисками и обеспечить сохранность для Вашей организации всей высокоценной информации, необходимой ей для ведения деловой деятельности.

Переход в облако может быть использован как прекрасный повод для налаживания эффективного управления и контроля над корпоративной информацией.

Если одновременно с переходом в облако Вы способны внедрить хорошие и эффективные процессы управления изменениями, то Вы можете избежать рецидива прежних проблем в облачной среде.

Эффективная стратегия управления изменениями должна максимально упростить для сотрудников решение вопроса о том, какие сообщения следует захватывать и сохранять в корпоративной документной системе, а какие нет. Нужно наладить процессы, максимально облегчающие сотрудникам следование этим рекомендациям. Персонал следует обучить и затем контролировать его действия с тем, чтобы обеспечить реальное сохранение необходимой для организации информации.

Ваша стратегия должна придавать Вам уверенность в том, что вся важная деловая информация действительно будет захвачена, что она будет управляется и доступна – там и тогда, где и когда она потребуется. Вам просто нужно знать, что необходимые Вам материалы все на месте.

Ваши решения могут быть радикальными. Например, можно ввести по-настоящему хорошую программу повышения осведомленности и управления изменениями, а затем уже развернуть облачную почтовую систему, в которой сообщения удаляются через 6 месяцев. При таком подходе люди получают знания и возможности сделать то, что они должны сделать, а также стимул действительно всё это сделать (сообщения электронной почты через 6 месяцев пропадут, поэтому у сотрудников есть мотивация для того, чтобы  сохранить нужные им материалы в корпоративной документной системе). Занятый своей основной работой персонал обычно не находит времени для того, чтобы сохранять свою электронную переписку как положено – и такой подход мотивирует их это делать, применяя, в идеале, максимально простые для сотрудников инструменты.

В качестве альтернативы можно использовать решения, адаптированные под нужды организации. Можно, например, ввести шестимесячный срок хранения сообщений в системе для большинства учетных записей сотрудников, но при этом реализовать более длительный срок хранения для учетных записей руководителей, и/или автоматически захватывать почту руководителей высшего звена в корпоративную документную систему.

Нахождению решения способствует понимание того, что именно содержится в электронной почте сотрудников. Побеседуйте с различными сотрудниками организации: Какие типы информации они хранят в своих учетных записях в почтовой системе? Каковы корпоративная ценность и уровни риска, связанные с этой информацией? Собранные сведения могут послужить основой для разработки конкретных рекомендаций для отдельных сотрудников и подразделений.

Например, проанализировав содержимое ряда учетных записей в почтовой системе, Вы могли бы разработать процедуры для конкретного подразделения, в которых говорилось бы:

«Уважаемые сотрудники отдела X - Мы переносим учетные записи электронной почты в облако. Сообщения будут через 6 месяцев удаляться автоматически; это означает, что электронной почта старше полугода более не будет Вам доступны.

Для предотвращения утраты ключевой деловой информации и обеспечения сохранности информации, необходимой подразделению X для ведения деловой деятельности, поддержка клиентов и для отчетности, все сотрудники подразделения обязаны соблюдать следующие процедуры управления электронной почтой:

• Сообщения, касающиеся кредиторской задолженности, должны быть сохранены в (указать местоположение).


• Сообщения, касающиеся оценки собственности, должны быть сохранены в (указать место нахождения) ....»

Идеальной была бы ситуация, в которой:

• Проводится регулярное сохранение в корпоративную документную систему тех электронных писем, которые персонал деловых подразделений отнес к числу подлежащих сохранению высокоценных документов. После сохранения в этой системе хранящиеся в облачной системе экземпляры электронных сообщений могут быть уничтожены. Экземпляры сообщений в корпоративной документной системе должны управляться и храниться в течение сроков хранения, установленных исходя из законодательно-нормативных требований и деловых потребностей организации, что позволит снизить деловые и правовые риски.


• Проводится регулярное уничтожение электронные сообщений, являющихся дубликатами, имеющих мимолетную ценность или носящих вспомогательный характер -  не вовлеченных в процессы согласования и принятия решений и не требующиеся для подотчетности или в качестве корпоративной информации.

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.ru/2013/06/iii.html )

Кейт Камминг (Kate Cumming)

Источник: сайт архивно-документационной службы штата Новый Южный Уэльс, Австралия
http://futureproof.records.nsw.gov.au/information-management-and-governance-issues-to-consider-when-moving-your-corporate-email-to-the-cloud/