Новогодний подарок от Росархива: Опубликованы «Методические указания»

В канун Нового года, 29 декабря 2009 года на новом сайте Росархива были размещены «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утвержденные приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76. Тем самым Росархив продолжил новую хорошую традицию выкладывания на своём сайте нормативных и методических документов.

Кроме того, в информационном письме Росархива от 25.12.2009 № 4/2454-А «О методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти п.4 Постановления Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477» сообщается, что сейчас «осуществляются процедуры утверждения и государственной регистрации» рекомендаций.

Думаю, что у специалистов в области управления документами ещё будет время ознакомиться с этим документом и составить о нём свою точку зрения. Наверняка появятся и публикации в специализированных изданиях, содержащие подробный разбор новых положений, будут и обсуждения на форумах. Сейчас же мне хочется дать мою личную общую оценку этого документа.

Вызывает сожаление, что при подготовке данного документа была списана почти без изменений добрая, но уже устаревшая Типовая инструкция, не слишком хорошо приспособленная к потребностям времени. Грядет массовый переход на электронные документы и значительно более широкое использование ИКТ; и методические рекомендации, базирующиеся на идеях бумажного делопроизводства 1980-х годов, здесь вряд ли помогут.

Приведу мнение Ольги Усковой, президента Национальной ассоциации инноваций и развития информационных технологий, которые она изложила в своей статье, опубликованной в сентябре 2009 года. Оценивая проблемы с внедрением в стране электронного документооборота, она сетует: «И очень жаль, что "государственные мужи" предпочитают вести дело по старинке. А это все равно, что ездить на Жигулях 40-летней давности в окружении современных автомобилей» (см. «Российская Бизнес-газета» № 720 (36) 22 сентября 2009 г., http://www.rg.ru/2009/09/22/uskova.html).

С моей точки зрения, к существенным недостаткам документа следует отнести и то, что, к сожалению, очередной раз был проигнорирован единственный современный отечественный стандарт с области управления документами - ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Из него можно было взять немало полезного. Это контрастирует с ситуацией, например, в США, где с ноября 2009 года также были введены новые Правила делопроизводства в ФОИВ, которые цитируют этот стандарт в каждом пункте.

Разработчики документа проигнорировали всё, что связано с вступлением в силу Федерального закона от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления». Через некоторое время этот закон станет таким же проклятием для госорганов, каким сейчас становится для многих закон «О персональных данных». Та же Англия пять лет готовилась к введению аналогичного закона, обучала государственных служащих, и уничтожала лишнюю государственную информацию. Исполнение этого закона подразумевает использование ряд непривычных технологий, о которых в данном проекте нет ни слова.

Раздел по работе с электронными документами показывает, что разработчики плохо представляют себе всё разнообразие уже используемых технологий и приёмов работы, и всё время пытаются предложить «единственно верное решение». Это – тупиковый путь. Особенно сильно огорчает то, что нет никаких методических рекомендаций по наиболее сложным вопросам управления электронными документами (классификация, обеспечение долговременной сохранности, подготовка к передаче на архивное хранение, уничтожение). Имеющийся опыт показывает, что если эти вопросы не принять во внимание уже на стадии проектирования информационных систем, то впоследствии можно столкнуться с трудноразрешимыми проблемами.

К сожалению, в методических рекомендациях отсутствуют, с моей точки зрения, важные разделы, описывающие, как правильно работать в ФОИВ с документами на веб-сайтах, как документировать деятельность интернет-приемных и использование электронной почты, управление базами данных, как работать с едиными государственными реестрами и просто с государственными реестрами – особенно с теми, которым законодательством установлены длительные сроки хранения.

Как быть в сложившейся ситуации? Я рассматриваю «Методические рекомендации» в их нынешнем виде как временный документ, представляющий лишь первый небольшой шаг в нужном направлении. Это только начало большого пути по подготовке действительно современной законодательно-нормативной и методической базы в области управления документами и архивного дела.

Как мне кажется, в самое ближайшее время Правительство РФ все равно потребует от Росархива разработки методических рекомендаций по следующим вопросам:

• По организации межведомственного электронного документооборота
• По работе с документами на веб-сайтах государственных органов
• По работе с документами на электронных торговых площадках
• По работе с электронной почтой в государственных органах
• По документированию деятельности интернет-приемных
• По работе с документами, подписанными ЭЦП (в том числе по организации их долговременного хранения)
• По работе с документами в базах данных (в том числе по организации их долговременного хранения)
• По созданию электронных ведомственных архивов
• По организации уничтожения электронных документов

«Электронными проблемами» дело не ограничится. В ближайшее время понадобятся рекомендации по исполнению запросов в соответствии с законодательством о доступе к государственной информации, по использованию внеофисного хранения документов государственных органов.

Росархиву предстоит серьёзная перестройка стиля и методов работы, и я желаю агентству и его новому руководителю успехов на этом нелегком пути!