Архивы Новой Зеландии собираются объединить четыре существующих стандарта делопроизводства в один документ

Как сообщил в своем посте на сайте Архивов Новой Зеландии руководитель проекта по пересмотру стандартов делопроизводства Дерек Клир (Derek Clear – на фото), архивная служба проводит пересмотр четырех существующих обязательных стандартов делопроизводства, выпущенных Главным архивистом страны (Chief Archivist) в соответствии с Законом о государственных документах 2005 года (Public Records Act 2005). Это:

• Стандарт по созданию и ведению документов (Create and Maintain Standard):


• Стандарт окончательного решения судьбы документов по истечении сроков хранения - уничтожения либо передачи на архивное хранение (Disposal Standard), на основе которого сейчас разрабатывается стандарт ИСО;


• Стандарт метаданных, используемых при электронном управлении документами (Electronic Recordkeeping Metadata Standard); и


• Стандарт хранения документов (Storage Standard).

Принято решение о создании на их основе объединённого стандарта. Как пишет Дерек, «После тщательного анализа, Архивы Новой Зеландии приняли решение приступить к разработке единого обязательного стандарта по управлению документами, который объединит четыре ныне существующих отдельных стандарта. Мы считаем, что создание единого стандарта будет способствовать:

• повышению доступности информации об управлении документами


• улучшению согласованности требований к управлению документами,


• формированию более нацеленной и более всеобъемлющей системы требований,


• более оперативному реагированию на изменения, благодаря более простому и менее ресурсоемкому процессу пересмотра стандартов.»

В сообществе специалистов по управлению документами в государственном секторе идея объединения стандартов получила существенную поддержку в ходе одновременно проведенных в ноябре-декабре 2012 года формального и неформального опросов (в официальном опросе приняли участие более 100 государственных органов и 30 отдельных специалистов, а неформальный был открыт для всех желающих). За неё высказалось большинство (57%) респондентов; кроме того, примерно 30% специалистов отнеслись к ней нейтрально, а большинство из тех, кто возражал против слияния стандартов, сделали это из-за опасений, что объединенный стандарт будет слишком объёмным и сложным в использовании. Мы считаем, что сильный акцент на удобство использования поможет развеять эти опасения. Мы намерены разработать объединенный стандарт так, чтобы он был компактным, хорошо проиндексированным, и максимально простым для чтения и использования.

Для руководства процессом пересмотра Архивы Новой Зеландии сформировали Консультационную группу из представителей заинтересованных сторон. В настоящее время уже готова концепция объединенного стандарта, а его полноценный проект предполагается опубликовать для двухмесячного публичного обсуждения в мае 2013 года. Завершить разработку стандарта планируется в октябре 2013 года.

Источник: сайт Архивов Новой Зеландии
http://archives.govt.nz/advice/our-projects-and-work/review-mandatory-recordkeeping-standards