понедельник, 1 апреля 2013 г.

Австралия: Архивная служба отправляет государственных служащих «обратно в школу», учиться сохранять электронные документы


Данная статья Пола Хемсли (Paul Hemsley) была опубликована на австралийском сайте www.governmentnews.com.au 22 марта 2013 года.  

Национальные архивы Австралии (National Archives of Australia, NAA) объявили, что будут учить государственные органы тому, как наилучшим образом управлять и обеспечивать сохранность ценных электронных документов, - с тем, чтобы исключить риски, связанные с возможной утратой этих документов.

Для того, чтобы научить персонал государственных органов правилам управления и обеспечения сохранности важных сообщений электронной почты, текстовых сообщений, Facebook-страниц, электронных таблиц, цифровых карт и фотографий, официальный хранитель документов страны подготовил новый модуль дистанционного  обучения «Введение в электронные документы».

Этот шаг последовал вслед за предупреждением генерального директора Национальных Архивов Дэвида Фрикера (David Fricker) в сентябре 2012 года о срочной необходимости обеспечить сохранность электронных документов, созданных государственными органами, в связи с тем, что к концу 2015 года государственные органы прекратят посылать  друг другу бумажные документы.

Большое беспокойство у Фрикера вызывает то, что электронные архивные документы потенциально могут стать в будущем непригодными для использования, если используемая для их хранения технология не будет должным образом обновляться.

Вводный курс NAA по электронным документам аналогичен программе обучения «Управление электронными документами: Введение»,  разработанной Управлением государственных документов штата Новый Южный Уэльс для того, чтобы помочь государственным органам осознать минимальные требования, которые обязаны исполнять государственные учреждения. Это требования к выявлению государственными органами своих электронных документов, к функциональным возможностям документных систем и к созданию и управлению делопроизводческими метаданными электронных документов.

Ключевым элементом нового обучающего онлайн-модуля Национальных Архивов, сделанного на основе технологии Flash, будет то, что NAA называет «Сэмом» - это персонаж, который поможет сотрудникам государственного органа понять, что относится к документам, выделить наиболее важные из них, понимать различия между изначально-электронными  и оцифрованными (конвертированными) документами.

По словам г-на Фрикера, быстрый прогресс в технологиях означает, что органы федерального правительства Австралии сталкиваются с техническими проблемами при создании, использовании и хранении информации в многочисленных электронных форматах. «Тем не менее, можно получить целый ряд преимуществ благодаря переходу на электронное управление информацией и документами. Сюда входят возможность принятия более обоснованных решений, более эффективное использование рабочего времени сотрудников, более эффективный обмен информацией, снижение затрат на исполнение законодательно-нормативных требований и на хранение документов и информации. Политика правительства по переходу на электронные технологии (Digital Transition Policy) является результатом понимания возможности такой отдачи», подчеркнул Фрикер.

Пол Хемсли (Paul Hemsley)

Мой комментарий: Думаю, подготовка такого рода модулей дистанционного обучения для государственных служащих – одна из тех идей, которые вполне мог бы взять на вооружение и наш Росархив.

Источник: сайт «Government News»
http://www.governmentnews.com.au/2013/03/22/article/Archives-sends-bureaucrats-go-back-to-school-to-preserve-digital-records/DJHYDUPWGK.html

Комментариев нет:

Отправить комментарий