Отчет подготовлен руководителем отдела рыночной аналитики AIIM Дугом Майлзом (Doug Miles), имеющим более чем 25-летний опыт работы в отрасли и выпустившим ряд аналитических отчетов AIIM по различным вопросам управления контентом. В документе анализируются связанные с электронными документами риски, принятие решений о сохранении или уничтожении информации и документов, вопросы э-раскрытия (поиска, выемки и представления электронной информации в ходе судебных разбирательств и расследований) и влияние социальных сетей и облачных вычислений на политики управления документами. Во введении в отчет говорится следующее:
"Когда-то, под документами понимали информацию, зафиксированную на бумаге. Бумажные документы обитали в шкафах, за их ведение и управление отвечали секретари, библиотекари и архивисты, которые знали правила и добросовестно им следовали. Когда для шкафов места уже не оставалось, документы помещались в короба, на которых отмечалась дата истечения срока хранения, и отправлялись на склад коробов (поставщику услуг внеофисного хранения бумажных документов). По истечении срока хранения поставщик проводил уничтожение документов и документировал этот факт.По результатам опроса сделаны следующие выводы:
Теперь документы в электронной форме существуют во всех областях деловой деятельности, часто далеко за пределами досягаемости традиционных хранителей документов. Из-за этого нам, чтобы обеспечить защищённость и возможность быстрого доступа к нашей корпоративной информации (и к информации наших клиентов), теперь нужны гораздо более широкие «Политики полномасштабного управления информацией».
В частности, организации все чаще сталкиваются с возможностью громких уголовных, гражданских и патентных судебных разбирательств, исход которых зависит от доказательств, содержащихся в сообщениях электронной почты и даже в комментариях в социальных сетях. Следовательно, должна быть возможность «отыскать» эти документы и представить их контролирующим органам и адвокатам. И по мере того, как постановка вопроса смещается от темы «Как нам сохранить свою информацию?» в сторону «Как нам избавиться от информации, не нарушая законодательства?», нам следует выяснить, какие формы принимает корпоративное управление документами - и, в эпоху «больших данных, как удерживать в разумных пределах стремительно растущие расходы на хранение контента.
В ходе данного опроса мы изучали профили связанных с электронными документами рисков, сопоставляли варианты «сохранения всего» и «уничтожения всего», рассматривали международные аспекты э-раскрытия, а также воздействие социальных сетей, мобильных и облачных вычислений на политики управления документами. Обсуждается также разработка общекорпоративных политик управления информацией, и то, как они трансформируются в системные стратегии."
- Прогресс в направлении «безбумажного офиса» идёт медленно. В 42% организаций объемы бумажных документов продолжают увеличиваться.
- Плохая подготовка персонала подрывает усилия по налаживанию эффективного управления информаций. Только 16% опрошенных регулярно проводят обучение всех своих сотрудников, а 31% вообще не проводят никакого обучения
- Высшее руководство игнорирует риски. 31% респондентов сообщили о том, что плохое электронное делопроизводство приводит к проблемам с контролирующими органами и аудиторами; для 14% это приводит к штрафам и распространению в СМИ негативной информации.
- Решение проблемы с данными – передать документирование компьютеру. 14% опрошенных уже используют автоклассификацию электронных документов, а 37% собирается внедрить эту технологию.
- Несмотря на благие намерения, кнопка «стереть» так и не нажимается. Электронные записи не уничтожаются даже тогда, когда для них устанавливаются сроки хранения.
- Информационные технологии теряют способность трансформировать деловую деятельность. У трети опрошенных организации, 90% расходов на ИТ не дают отдачи.
- Пора уже что-то сделать с накоплением контента. 29% опрошенных видят ответ на «информационный потоп» в том, чтобы «купить больше жёстких дисков».
- Сообщения электронной почты признаются документами, но системы документирования и обеспечения сохранности используются хаотически. 73% опрошенных организаций включает электронную почту в свои политики отслеживания сроков хранения, но большинство полагаются на ручные методы проведения экспертизы ценности и классификации.
- Управление контентом социальных сетей даже не стоит в повестке дня. Менее 15% организаций хотя бы пытаются установить сроки хранения материалам, размещённым в социальных сетях.
- Далеко не все видят своё будущее «в облаках». 46% организаций «определённо не будут» или «скорее всего, не будут» рассматривать возможность использования облаков для управления электронными документами. 23% опрошенных собираются изучить возможность получения облачных услуг от своего нынешнего поставщика услуг внеофисного хранения бумажных документов.
- Контент может быть электронным, но механизмы э-раскрытия до сих пор остаются ручными. 53% опрошенных по-прежнему полагаются в ходе э-раскрытия на ручные процессы выполнения поиска по общим дискам, электронным почтовым системам и физическим документам.
- 45% организаций планируют увеличить свои расходы на управление документами в течение ближайших двух лет. В частности, можно ожидать быстрый рост спроса на средства автоматизированной классификации, как и на средства корпоративного поиска и модули для управления документами, э-раскрытия и управления электронной почтой.
http://www.aiim.org/Research-and-Publications/Research/Industry-Watch/InfoGov-2013
Комментариев нет:
Отправить комментарий