суббота, 18 февраля 2012 г.

Многие деловые системы не имеют собственных функциональных возможностей для создания и сохранения документов, и это большой риск

Сегодня я хочу предложить вниманию читателей фрагмент статьи Кейт Камминг (Kate Cumming – на фото), опубликованной 13 февраля 2012 года на блоге проекта «Выдержать проверку временем – Защитить наше электронное будущее» (Future Proof - Protecting our digital future), проводимого Управлением государственных документов австралийского штата Новый Южный Уэльс. Сама статья называется «Понятие риска в делопроизводстве» (Defining risk in recordkeeping), и её целью является разъяснение ряда ключевых аспектов стандарта штата по управлению электронными документами (о нем см., например, http://rusrim.blogspot.com/2011/09/ii.html ).

Настройка деловых информационных систем таким образом, чтобы они документировали свою работу, действительно может оказаться очень сложным и проблемным делом. Такого рода подход, требующий систематически собирать «избыточные» данные, противоречит ряду принципов проектирования баз данных. Многие деловые системы разработаны по принципу «отсутствия избыточности». Чтобы обеспечить максимальную эффективность функционирования таких систем, они спроектированы таким образом, чтобы не хранить массивы устаревших, неактуальных, «избыточных» данных.

Эти принципы, наверное, были вполне уместными в ранний период проектирования баз данных, и до сих пор остаются применимыми во многих приложениях, - однако они не подходят для деловой среды, где организации обязаны по ряду причин документировать свою деятельность. Но даже в тех отраслях, для которых имеются существенные законодательно-нормативные требования, во многих областях деловой деятельности продолжают развёртываться построенные на принципе неизбыточности системы, используемые для выполнения операций, в отношении которых имеются правовые и деловые требования к сохранению «избыточных» данных (также известных как «документы»).

Такое, скорее всего, происходит потому, что в большинстве случаев, люди практически никогда не остановиться для того, чтобы сознательно создать документы. Документы, в соответствии с очень давними и традиционными определения, являются «побочными продуктами деловых операций». Они, как правило, не создаются сознательно или преднамеренно, но возникают автоматически в процессе выполнения деловых транзакций. (Здесь ярко проявляется отличие английского права и его принципа «что хорошо для бизнеса, то хорошо и для суда», от континентального европейского права, нередко требующего создавать документы именно «для суда», т.е. ненужные для самой деловой деятельности – Н.Х.). Документы, таким образом, склонны просто «случаться» и накапливаться. Людям никогда не приходилось сильно задумываться по этому поводу, документы просто создавались в ходе выполнения ими своей работы. А поскольку большинство документов традиционно были бумажными или квази-бумажными (как, например, документы, подготовленные в текстовых редакторах), у них была определенная степень «встроенной» долговечности и неизменности, означавшая, что они, как правило, естественным образом сохранялись до тех пор, пока в них была деловая потребность.

Однако с появлением электронных деловых систем всё изменилось. Неожиданно оказалось, что многие деловые документы абсолютно не похожи на традиционные бумажные документы. И, поскольку об этом никогда ранее не приходилось думать, принципы создания и управления документами не «встраиваются» в деловые приложения.

Коммерческие организации, тем не менее, по-прежнему – ввиду всё тех же причин и обязательств - должны создавать документы и управлять ими. Судебные иски никуда не исчезли, людям всегда необходимо знать свои права и возможности, деловым организациям всегда нужно отчитываться, будь то перед министром, клиентом, советом директоров или заинтересованными сторонами; а сотрудникам требуется знать, какие решения были приняты в прошлом месяце. Только вот теперь те деловые приложения, на которые опирается наша деятельность, не в состоянии это делать (или же могут, но лишь в пределах 1 - 5-летнего «окна»). И это серьёзный вопрос, встающий перед любой организацией.

«Стандарт по управлению электронными документами» (Standard on digital recordkeeping) говорит о том, что следует определить, какую информацию необходимо создавать и сохранять во всех областях Вашей деловой деятельности, связанных с повышенным риском. Вам следует взглянуть на системы, которые выполняют эти операции, и убедиться, что они действительно способны создавать документы и управлять ими.

Кейт Камминг (Kate Cumming)

Источник: Блог проекта «Выдержать проверку временем»
http://futureproof.records.nsw.gov.au/defining-risk-in-recordkeeping/

Комментариев нет:

Отправить комментарий