Сроки хранения документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость

Общий срок хранения документов по налоговому учету установлен в Налоговом Кодексе.

Налоговый Кодекс Российской Федерации (часть первая)

Статья 23. Обязанности налогоплательщиков (плательщиков сборов)

8) в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов;

В постановлении Правительства установлены сроки хранения документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость.

Журнал учета, составленный на бумажном носителе или в электронном виде, хранится в течение не менее 4 лет с даты последней записи. В прежних «Правилах ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость», утвержденных Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914, сроки хранения этих документов не были установлены.

Хранению в течение «в течение не менее 4 лет с даты последней записи» подлежат также следующие документы, не регистрируемые в журнале учета (п.15 Приложения №3)

а) Полученные документы:

• Заверенные в установленном порядке комиссионером (агентом): копии счетов-фактур, полученных комитентами (принципалами) на бумажном носителе, выставленных продавцом комиссионеру при приобретении для комитента товаров (работ, услуг) или имущественных прав, и переданных комиссионером комитенту. В случае выставления продавцом счетов-фактур в электронном виде, комитент должен хранить счета-фактуры, выставленные продавцом комиссионеру, им полученные и переданные комитенту;
  
  
• Таможенные декларации (их копии, заверенные руководителем и главным бухгалтером организации / индивидуальным предпринимателем), платежные и иные документы, подтверждающие уплату НДС, - в отношении товаров, ввезенных на территорию РФ;
  
  
• Заявления о ввозе товаров и об уплате косвенных налогов с отметками налоговых органов об уплате НДС или их копии, заверенные руководителем и главным бухгалтером организации, копии платежных и иных документов, подтверждающих уплату налога на добавленную стоимость, - в отношении товаров, импортируемых на территорию РФ с территории государства - члена Таможенного союза;
  
  
• Заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности (их копии) с выделенной отдельной строкой суммой НДС - при приобретении услуг по найму жилых помещений в период служебной командировки работников и услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно, включая услуги в поездах по предоставлению в пользование постельных принадлежностей;
  
  
• Документы(или их нотариально заверенные копии), которыми оформляется передача имущества, нематериальных активов, имущественных прав, и в которых указаны суммы налога, восстановленного акционером (участником, пайщиком) в порядке, установленном пунктом 3 статьи 170 Налогового кодекса РФ;
  
  
• Первичные документы на изменение в сторону уменьшения стоимости приобретенных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), полученных имущественных прав в целях восстановления суммы налога в порядке, установленном подпунктом 4 пункта 3 статьи 170 Налогового кодекса РФ.

б) Переданные нотариально заверенные копии документов, которыми оформляется передача имущества, нематериальных активов, имущественных прав, и в которых указаны суммы налога, восстановленного акционером (участником, пайщиком) в порядке, установленном пунктом 3 статьи 170 Налогового кодекса Российской Федерации;

в) Иные документы, подлежащие регистрации в книге продаж, в том числе составленные налогоплательщиком: бухгалтерская справка-расчет для восстановления суммы налога в соответствии с пунктом 6 статьи 171 Налогового кодекса РФ и платежно-расчетный документ, свидетельствующий о перечислении суммы налога в бюджет, подлежащий регистрации налоговым агентом, указанным в пункте 4.1 статьи 161 Налогового кодекса РФ, в книге продаж, дополнительном листе книги продаж и в случаях, установленных статьей 171 Налогового кодекса Российской Федерации, - в книге покупок.

Изменены сроки хранения книг покупок и продаж. Ранее эти документы требовалось хранить 5 лет с даты последней записи, теперь этот срок сокращён до 4 лет:

Было: «Правила ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (утв. Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914)

15. Книга покупок хранится у покупателя в течение полных 5 лет с даты последней записи.

27. Книга продаж хранится у поставщика в течение полных 5 лет с даты последней записи.

Стало:

«Форма книги покупок, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, и правила ее ведения» (Приложение № 4 к постановлению Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2011 г. № 1137)

п.24 … Книга покупок и дополнительные листы книги покупок, составленные на бумажном носителе или в электронном виде, хранятся в течение не менее 4 лет с даты последней записи.

«Форма книги продаж, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, и правила ее ведения» (Приложение № 5 к постановлению Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2011 г. № 1137)

п.22 … Книга продаж и дополнительные листы книги продаж, составленные на бумажном носителе или в электронном виде, хранятся не менее 4 лет с даты последней записи.

Мой комментарий: Фактически требования к работе с документами, применяемыми при расчетах по налогу на добавленную стоимость, ужесточаются. Требуется более тщательная их регистрация и организация хранения на протяжении установленных сроков.

Использование смешанного документооборота создаст дополнительные проблемы в организации документационного обеспечения этой деятельности, поэтому при принятии решения о переходе на использование электронных счетов-фактур необходимо учитывать риски, которые при этом возникают. Кроме того, организациям придется существенно переработать свою внутреннюю нормативную базу.

Источник: Консультант Плюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=124837