Новый Южный Уэльс, Австралия: Начато публичное обсуждение руководства по оцифровке документов

Блог осуществляемого Управлением государственных документов штата Новый Южный Уэльс (NSW State Records) проекта «Выдержать проверку временем» (Future Proof NSW) 8 февраля 2012 года сообщил о начале публичного обсуждения руководства «Управление программой и проектами оцифровки» (Managing digitisation programs and projects).

Документ выложен на веб-сайте Управления по адресу http://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/government-recordkeeping-manual/guidance/guidelines/managing-digitisation-programs-and-projects/introduction

Обсуждение продлится до 27 апреля 2012 года. Замечания и предложения предлагается посылать по адресу govrec@records.nsw.gov.au .

В извещении о начале публичного обсуждения отмечается, что «При выполнении программ и проектов оцифровки ключевое значение имеет достижение желаемой отдачи, контроль над расходами, и обеспечение целостности официальных документов, с тем, чтобы они могли быть аутентичным, полным и доступным свидетельством выполненных деловых процессов.»

«Поэтому важно четко определить цели и охват проекта, и тщательно отобрать документы. Планирования, методологии управления проектами и разумные процедуры должны направлять процесс оцифровки, а персонал должен быть соответственно обучен для того, чтобы исполнять свои обязанности и воспринимать перемены. Должны быть приняты решения о том, проводить ли оцифровку своими силами или передать её на аутсорсинг, о необходимом оборудовании и о критериях для выбора технических стандартов и метаданных, обеспечивающих пригодность графических образов для решения поставленных задач, а также сохранение ими основных характеристик документов. Также должны быть определены и реализованы меры по обеспечению контроля качества оцифровки».

Руководство состоит из двух частей:

• По программам оцифровки в ходе деловых процессов, т.е. в отношении оцифровки, регулярно выполняемой в ходе повседневной деловой деятельности, и
  
  
• По проектам ретроспективной оцифровки, как регулярной, так и проводимой в виде отдельных проектов оцифровки существующих документов на бумажных носителях.

В каждой из частей раздел «Планирование оцифровки» содержит краткое описание вопросов, которые необходимо учитывать. Кроме того, руководство содержит ответы на часто задаваемые вопросы, глоссарий, библиография и примеры из практики (case studies).

В настоящий момент примеры из практики включают:

• Описание пилотной программы оцифровки кадровых документов в ходе деловых процессов,  осуществляемой Департаментом образования и по делам сообществ (Department of Education and Communities),
  
  
• Сведения об аутсорсинге ряда проектов ретроспективной оцифровки досье клиентов, организованной агентством штата по предоставлению социального жилья  (Housing NSW).

Сейчас готовятся ещё два примера из практики, которые будут добавлены в руководство в ближайшее время.

Руководство в значительной степени разработано на основе стандарта оцифровки (S-6 Archives New Zealand’s standard for digitising non-electronic records for recordkeeping purposes and retention of non-electronic records in electronic form only – «Стандарт Архивов Новой Зеландии по оцифровке неэлектронных документов и по обеспечению дальнейшей их сохранности только в электронной форме», http://archives.govt.nz/sites/default/files/S6_-_Digitisation_Standard_-_PDF_-_Final_-_23_06_08.pdf ), опубликованного Архивами Новой Зеландии (о нем также см. http://rusrim.blogspot.com/2011/11/blog-post_3287.html ), и инструментального набора, подготовленного архивной службой австралийского штата Квинсленд (Queensland State Archives) «Политика и инструментальный набор для проведения уничтожения оригиналов документов после их оцифровки» (Digitisation disposal policy and implementation toolkit, http://www.archives.qld.gov.au/government/ddp.asp ).

Источник: сайт Управления государственных документов штата Новый Южный Уэльс
http://futureproof.records.nsw.gov.au/exposure-draft-of-digitisation-guidance-now-available/
http://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/government-recordkeeping-manual/guidance/guidelines/managing-digitisation-programs-and-projects/new-draft-guidance-on-digitisation