пятница, 24 февраля 2012 г.

Росархив: Проект новых правил работы пользователей в читальных залах государственных и муниципальных архивов

22 февраля 2012 года Росархив выложил на своем сайте разработанный ВНИИДАД проект новых Правил работы пользователей в читальных залах государственных и муниципальных архивов Российской Федерации ( http://archives.ru/press/220212-proektpravil.shtml ). Публичное обсуждение продлится до 24 марта 2012 года. Ниже изложены мои впечатления от этого документа.

Новые Правила по ряду вопросов ухудшают положение пользователя и необоснованно ужесточают контроль над ним. При этом не обошлось без правовых ляпов:

Так, в п.2.2 проекта предусмотрено предъявление пользователем паспорта. Жаль, что составители документа не знают, что не у всех лиц на территории России имеется на руках паспорт! Данное требование поэтому является незаконным.
Было: 2.5. Оформление пропусков в читальные залы осуществляется при предъявлении пользователями документов, удостоверяющих личность.

Стало: 2.2. Пользователь заполняет анкету установленного образца (приложение № 1) и предъявляет паспорт сотруднику читального зала для проверки указанных в анкете данных.
Существует целый ряд документов, признаваемых в нашей стране признаваемых наравне с паспортом, как средства удостоверяющие личность, такие как: удостоверение личности офицера, военный билет солдата, вид на жительство и т.п.

В новых Правилах теперь требуется (п.2.1) оформлять письмо организации на бланке, чего раньше не было:
Было: 2.1. Пользователи допускаются в читальные залы на основании личных заявлений. Пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющие служебные задания, могут представлять письма направивших их организаций.

Стало: 2.1. Пользователь допускается для работы в читальный зал на основании официального письма направившей его организации или личного заявления.

Письмо оформляется на бланке организации за подписью ее руководителя. Заявление должно содержать подпись пользователя и дату его составления.
Замечу также, что наше законодательство не требует обязательного наличия у всех организаций бланков, поэтому требование оформлять письмо организации только на бланке также может быть признано незаконным.

Нельзя не отметить, что формулировка данного пункта прямо противоречит политике правительства на расширение оказания электронных услуг, и лишний раз говорит об отсталости Росархива в этом отношении.

Согласно тому же п.2.1 проекта, в заявлении должны указываться не только тема и хронологические рамки, но и цель исследования. Интересно, зачем руководству архива надо это знать, и неужели оно вправду считает исследователей, интересующихся «неудобными» темами, тупыми настолько, что они не смогут придумать какую-либо прилично звучащую цель?

С моей точки зрения, все эти попытки ограничить доступ пользователей к документам и научно-справочному аппарату в зависимости от указанной ими темы и цели работы в архиве, являются незаконными, поскольку прямо противоречат положениям закона «Об архивном деле»:
Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

Статья 24. Доступ к архивным документам

1. Пользователь архивными документами имеет право свободно искать и получать для изучения архивные документы.

1.1. Доступ к архивным документам обеспечивается:
1) путем предоставления пользователю архивными документами справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, в том числе в форме электронного документа;
2) путем предоставления подлинников и (или) копий необходимых ему документов, в том числе в форме электронных документов;
3) путем использования информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет, с возможностью их копирования.
Вряд ли обрадует пользователей то, что разрешение на работу в читальном зале, согласно проекту, будет выдаваться не более чем на год. В результате руководство архивов лишится гибкости при принятии решений, а ряду исследователей будет обеспечена дополнительная бюрократическая волокита:
Было: 2.3. Разрешение на работу в читальных залах дается руководством архивов на необходимый пользователям срок, как правило, на 1 год со дня оформления. При необходимости продления срока вопрос согласовывается с руководством архивов или сотрудниками читальных залов.

Стало: 2.3. Разрешение на работу в читальном зале дается руководством архива на срок не более одного года со дня его выдачи, с оформлением пропуска в установленном порядке.

Срок работы в читальном зале может быть продлен руководством архива по заявлению пользователя. Об изменении темы и хронологических рамок исследования пользователь информирует в письменном виде сотрудника читального зала.
Теперь явным образом установлено требование к пользователю извещать в письменном виде об изменении темы и хронологических рамок. Снова отмечу, что данная формулировка позволяет архиву настаивать на подаче бумажного заявления и отклонять заявления, поданные в электронном виде.

Пункты. 1.3-1.4 проекта явным образом устанавливают право пользователя на бесплатное использование справочно-поисковых средств, но и здесь есть своя ложка дёгтя. Так, согласно п.3.2 проекта, пользоваться справочно-поисковыми средствами можно только по теме исследования! Как-то не стыкуется такой подход ни с мировыми тенденциями к большей открытости архивов, ни с законом "Об архивном деле"...

Помимо этого, в отличие от действующих правил (п.3.1), уже не предусмотрено предоставление технического оборудования для работы с микрокопиями, аудиовизуальными и машиночитаемыми документами – что, тем не менее, предусмотрено п.5.12 «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (утв. приказом Минкультуры РФ от 18.01.2007 № 19).

В пункт 3.1 проекта, ограничивающий возможность получения доступа к подлинникам документов, сформулирован менее гибко, чем раньше:
Было: 4.5. При наличии фонда пользования подлинные документы в читальные залы, как правило, не выдаются.

Подлинные документы могут выдаваться пользователям в исключительных случаях с разрешения руководства архива с учетом конкретных обстоятельств (например, необходимость изучения внешних особенностей документов, неисправность технического оборудования для работы с микрокопиями, некачественные копии, наличие у пользователей медицинских противопоказаний для работы с микрокопиями, иные обстоятельства).

Стало: [Пользователь имеет право:] 3.1. Получать для изучения дела и документы в виде подлинников и/ или копий фонда пользования, прошедшие научное описание, техническое оформление и находящиеся в удовлетворительном физическом состоянии.

Дела и документы, содержащие сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, выдаются при наличии письменного разрешения гражданина, а после его смерти – с письменного нотариально оформленного разрешения наследников данного гражданина до истечения 75 лет со дня создания документов. Дела и документы, принятые в архив от собственников или их владельцев, выдаются, если это не противоречит условиям их передачи.

Подлинники дел и документов при наличии копий фонда пользования на них выдаются только в случае проведения специальных научных работ по кодикологии, изучения палеографических особенностей, водяных знаков документов и организации их фототипического издания с письменного разрешения руководства архива.
В пункте, предусматривающем возможность использования справочно-информационных фондов, неожиданно появилось странное ограничение - «в день заказа»:
Было: 3.2. Пользователи, работающие в читальных залах архивов, имеют право: …
3.2.5. Пользоваться печатными изданиями и рукописными материалами из фондов научно - справочных библиотек, справочно - информационных фондов.

Стало: [Пользователь имеет право:] 3.6. Получать описи дел, документов, печатные издания и другие материалы научно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда архива, а также иметь доступ к автоматизированным справочно-поисковым средствам, находящимся в читальном зале, в день заказа.
Авторы проекта, таким образом, не в курсе, что научно-справочный аппарат может использоваться не только для заказа дел и документов, но и как самостоятельный инструмент исследования!

Несколько ужесточены правила выноса рукописных материалов из читальных залов архивов:
Было: 3.2. Пользователи, работающие в читальных залах архивов, имеют право: …
3.2.8. Проносить в читальный зал по согласованию с его заведующим (сотрудником) машинописный и печатный текст, гранки научной работы. Внос и вынос этих материалов оформляется специальным пропуском.

Рукописные материалы пользователей выносятся без пропуска.

Стало: [Пользователь имеет право:] 3.15. Вносить в читальный зал и выносить обратно предметы письма, личные вещи, выписки, сделанные пользователем из дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, копии архивных документов, печатных изданий на всех видах носителей, машинописный, рукописный текст, гранки научной работы. Внос и вынос копий архивных документов, печатных изданий, машинописного, рукописного текста, гранок научной работы оформляется специальным пропуском.
Появился ряд пунктов, направленных на усиление режима безопасности: пользователь, согласно проекту, обязан (п.3.23) сдавать на хранение при входе в читальный зал верхнюю одежду и вещи (кроме отдельно перечисленных); вносить в читальный зал вещи и документы в прозрачном пакете (п.3.24).

Если в действующих Правилах имеется закрытый перечень причин для отказа или задержки в выдаче документов (п.4.10), то в проекте его нет –и, скорее всего, его отсутствие будет эффективно использовано против настырных пользователей, обращающихся с жалобами в суды. Считаю этот вопрос принципиальным.

В проекте у пользователя появилась новая, на мой взгляд, не слишком приятная и трудоёмкая обязанность:
[Пользователь обязан:] 3.25. Проверять при получении заказанных описей, дел, документов, копий фонда пользования их целостность, наличие всех листов, указанных в листе-заверителе, и расписываться в заказе (требовании) за их получение.
Раз уж пользователя читального зала обременяются подобными обязанностями, то логично было бы, чтобы при сдаче этих материалов сотрудник архива в присутствии пользователя также обязан был их полистно проверить и выдать пользователю соответствующую расписку. При норме выдачи в 10 дел в день на пользователя и среднем объеме дела в 150 листов, сотрудники читального зала и исследователи больше будут заниматься пересчетом листов, чем исследованием исторических источников. (Очень рекомендую сотрудникам ВНИИДАД провести эксперимент и замерить время, за которое среднестатистический профессор истории безошибочно пересчитает 1500 листов бумаги).

В проекте ничего нет по поводу употребления продуктов питания и курения (п.4.7.1 действующих правил) – но, подозреваю, скорее для того, чтобы архиву не заниматься подготовкой мест для этих целей.

Что в проекте порадовало:

Порадовало, что п.3.4 предусматривает возможность использования современных технологий для заказа документов.

Более гуманно, на мой взгляд, сформулирован раздел об использовании собственных технических средств:
Было: 3.2.7. При наличии технических возможностей по специальному разрешению руководства архивов использовать собственные технические средства (персональный компьютер, магнитофон, диктофон) или арендовать технические средства архивов. Использование технических средств допускается, если это не мешает работе других пользователей (Не разрешается применение технических средств, имеющих сканирующее устройство (кроме случаев, предусмотренных в п. 5.8 настоящих Правил)).

5.8. В исключительных случаях при отсутствии технических возможностей у архивов допускается копирование документов техническими средствами пользователей.

Копирование техническими средствами пользователей, в том числе сканерами, фотоаппаратами, видеокамерами и др., производится только с разрешения руководства архивов в их помещениях и под контролем сотрудников читальных залов.

Ответственность за качество копирования документов, проведенное техническими средствами пользователей, архивы не несут.

Стало: 3.13. Использовать при работе с делами, документами, справочно-поисковыми средствами к ним собственные технические средства без звуковых сигналов и без подключения к локальной сети архива (персональный компьютер, магнитофон, диктофон) или арендовать технические средства архива с разрешения руководства архива. Использование собственных технических средств допускается, если это не мешает работе других пользователей.

3.14. Использовать при отсутствии у архива технических возможностей собственные технические средства для копирования дел и документов (цифровой аппарат, мобильный сканер и др.) с разрешения руководства архива и под контролем сотрудника архива.
Оценивая документ в целом, я бы сказала, что это ещё один пример того, что Росархив и ВНИИДАД всё ещё живут представлениями прошлого века и не хотят замечать того, что мир меняется. Проект не только не поддерживает общемировую тенденцию к открытости архивов и к привлечению в них широкой общественности, но и, наоборот, ужесточает условия работы исследователей и позволяет архивам отказывать пользователям в предоставлении документов практически по любым основаниям.

Документ игнорирует не только веяния времени, но и прямые требования руководства страны об оказании услуг в электронном виде. Он составлен так, что все бюрократические процедуры нужно будет по-прежнему выполнять по-старинке на бумаге.

Поэтому, несмотря на отдельные положительные моменты, я расцениваю проект как шаг назад, сделанный в тот самый момент, когда архивам стоило бы поискать возможности для движения вперед, включая ориентацию на интересы пользователей, широкое внедрение ИКТ и т.д.

Источник: сайт Росархива
http://archives.ru/press/220212-proektpravil.shtml

2 комментария:

  1. "Росархив и ВНИИДАД всё ещё живут представлениями прошлого века и не хотят замечать того, что мир меняется"

    Это верно, спасибо за пост.
    Только и пытаются непонятным образом распилить бюджет.

    С уважением,
    Прокопенко Сергей

    ОтветитьУдалить
  2. Вышли таки новые правила, http://publication.pravo.gov.ru/Document/View/0001201711020011

    ОтветитьУдалить